Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 21.06.2018
Naslov: Vodenje zobozdravstvenih kartotek
Številka: 0712-3/2018/774
Vsebina: Zdravstveni osebni podatki
Pravni akt: Mnenje

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 7. 6. 2018 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali  je možno zobozdravstveni karton (arhiv) voditi le v elektronski obliki in koliko časa.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

 

1. Zobozdravstvena dokumentacija se – vsaj z vidika varstva osebnih podatkov – lahko vodi le v informatizirani (elektronski) obliki, če tak način vodenja, ob predpostavki zakonitosti, zaupnosti in spoštovanju drugih splošnih načel, zagotavlja:

- tehnično varnost podatkov (člen 32 Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov),

- točnost in posodobljenost podatkov (točka d člena 5 Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov)

- celovitost (integriteto) gradiva (točka f prvega odstavka člena 4 Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov), kar je sicer tudi del zahteve po varnosti,

- uporabnost gradiva,

- dostopnost in razpoložljivost gradiva ter

- avtentičnost gradiva. 

 

2. Za digitalizacijo obstoječega papirnega dokumentarnega gradiva je treba izpolnjevati posebne pogoje po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), kar pa ne spada v pristojnost IP.

 

3. Zobozdravstveni karton se hrani trajno. Podrobnosti glede rokov hrambe posamičnih dokumentov določa »Enotni klasifikacijski načrt za evidentiranje poslovne in zdravstvene dokumentacije«.

 

 

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

Z vidika predpisov o varstvu osebnih podatkov ni posebnih ovir, da se zdravstvena dokumentacija pri izvajalcu zdravstvene dejavnosti vodi le v informatizirani oziroma elektronski obliki. Zakon o zbirkah podatkov s področja zdravstvenega varstva (ZZPPZ) v prilogi pod NIJZ1 med načine vodenja (dobesedno »dajanja«) podatkov, določa »obrazec ali računalniški medij«. V isti določbi je tudi določen rok hrambe zobozdravstvenega kartona.

 

Če želite preiti na izključno elektronsko vodenje dokumentacije, bo treba sedanji papirni arhiv oziroma vsaj tisti del, za katerega roki hrambe še niso potekli in vsekakor tisti, ki se hrani trajno, digitalizirati v skladu z zahtevami ZVDAGA.

 

Prijazen pozdrav,

 

Pripravil:
mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.       informacijska pooblaščenka