Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 22.05.2018
Naslov: Obdelava OP v planinskem društvu
Številka: 0712-3/2018/485
Vsebina: Društva
Pravni akt: Mnenje

dne 19. 4. 2018 ste se obrnili na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje glede obdelave osebnih podatkov v planinskem društvu. Zanima vas, kako naj planinska društva uredijo varovanje osebnih podatkov svojih članov, da bo to skladno z novo Splošno uredbo (Uredba (EU) 2016/679). Zanima vas, ali morate znova zbrati privolitve članov za uporabo njihovih telefonskih številk in e-naslovov za sklicevanje in obveščanje o izletih.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

IP pojasnjuje, da bodo podlage za obdelavo osebnih podatkov v društvih presojale zlasti v okviru členov 6 (1b) in 6 (1f) Splošne uredbe. Navedene podlage je treba upoštevati pri obdelavi osebnih podatkov društva za namen delovanja društva, kamor sodijo vse aktivnosti, ki so potrebne za delovanje društva.

 

Glede na naravo planinskih društev IP sklepa, da je obveščanje o izletih kot neločljiv del temeljnih dejavnosti društva, opredeljeno tudi v pravilih delovanja društva (aktih društva), za takšno obdelavo pa pridejo v poštev podlagi po 6 (1) (b) oziroma (f). Ker torej ne gre za obdelavo osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve, temveč po drugih pravnih podlagah, ni treba zbirati privolitev članov za uporabo njihovih kontaktnih podatkov za obveščanje o izletih.

 

Treba pa je zagotoviti, da so posamezniki primerno obveščeni zlasti o tem za katere namene in na kateri pravni podlagi njihove osebne podatke društvo obdeluje. 

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

Dne 25. 5. 2018 se bo pričela uporabljati Splošna Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov), ki bo »nasledila« ZVOP-1. Splošna uredba prinaša strožje pogoje za osebno privolitev (ki mora biti ustrezno »informirana« in »neprisiljena«), ta novost, pa vpliva tudi na obdelavo osebnih podatkov v društvih. IP je zato sprejel načelno mnenje glede ustreznih pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov v društvih (mnenje IP št. 0712-1/2018/622, z dne 15. 3. 2018). Do mnenja lahko dostopate na naslednji povezavi:

https://www.ip-rs.si/vop/splosno-glede-obdelave-osebnih-podatkov-v-drustvih-3088/

 

Iz mnenja zlasti izhaja, da je skladno s Splošno uredbo tolmačiti, da ko društva obdelujejo osebne podatke svojih članov za namen delovanja društva (kot to določajo akti društva), jih obdelujejo na podlagi člena 6 (1b) Splošne uredbe, ki pravi, da je obdelava zakonita, kadar je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe. IP torej meni, da se v smislu Splošne uredbe, članstvo v društvu lahko razume kot pogodbeno razmerje, kjer član z včlanitvijo prevzame določene obveznosti in hkrati pridobi določene pravice glede sodelovanja v društvu (razmerje med članom in društvom ali zvezo društev je opredeljeno v aktih društva in zveze).

 

Dalje iz omenjenega  mnenja izhaja, da kadar je ustrezno, je obdelava osebnih podatkov članov društva lahko dopustna tudi na podlagi člena 6 (1f) Splošne uredbe, ki pravi, da je obdelava zakonita, če je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

Osebna privolitev kot podlaga za obdelavo osebnih podatkov članov društva bo treba pridobivati zlasti v primerih, ko gre za obdelavo zunaj tistih namenov, ki so v neposredni zvezi z delovanjem društva. Tak primer je lahko tudi objava kontaktih podatkov članov na spletni strani, saj objava osebnih podatkov na spletu običajno ni potrebna za samo članstvo in delovanje društva.

 

V konkretnem primeru, ki ga opisujete, gre za obdelavo kontaktnih podatkov vaših članov za namen obveščanja o izletih. IP glede na naravo planinskih društev sklepa, da je obveščanje članov o izletih del temeljne dejavnosti planinskega društva in predvideva, da je obveščanje članov o izletih opredeljeno tudi v temeljnem aktu (ali drugih aktih) društva. V tem primeru se torej lahko šteje, da je obdelava osebnih podatkov članov neposredno povezana z izvajanjem dejavnosti društva, zato je podlaga za takšno delovanje člen 6 (1b) – izvajanje pogodbe oziroma, kjer je ustrezno lahko tudi člen 6 (1f) – izvajanje zakonitih interesov zasebnega sektorja, ki prevladajo nad pravicami posameznika. V navedenem primeru osebna privolitev ni podlaga za obdelavo osebnih podatkov, zato vam ni treba pridobivati novih osebnih privolitev.

 

Treba pa je zagotoviti, da so člani na jasen, razumljiv in preprost način obveščeni zlasti za katere namene se bodo obdelovali njihovi osebni podatki in na kateri pravni podlagi. Obvestilo je treba dati v že v času zbiranja osebnih podatkov, skladno z načelom odgovornosti pa je treba tudi izkazati, da je obvestilo posameznik prejel. Za skladnost z Uredbo na tem področju IP predlaga, da se seznanite z relevantnimi členi Splošne uredbe (zlasti členi 12, 13 in 14) in z mnenjem Delovne skupine po členu 29 o transparentnosti, ki je dostopno na spodnji povezavi:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/mnenja/Mednarodna_mnenja/Guidelines_on_Transparency_under_Regulation_2016679__wp260.pdf.

 

Do besedila splošne uredbe lahko dostopate na naslednji povezavi:

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.119.01.0001.01.SLV&toc=OJ:L:2016:119:FULL.

 

 

Lep pozdrav,

 

Pripravil:

 

 

Anže Novak, univ. dipl. prav.

 

Mojca Prelesnik

Asistent svetovalca IP

 

informacijska pooblaščenka