Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 30.04.2018
Naslov: Posredovanje Odločbe in Izvida osebe s posebnimi potrebami bodočemu delodajalcu
Številka: 0712-1/2018/1053
Vsebina: Delovna razmerja, Občutljivi OP, Pridobivanje OP iz zbirk
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je 18. 4. 2018 prejel vaš dopis, v katerem ste pojasnili, da vam je podjetje Salomon, ki zaposluje invalidne osebe, posredovalo zaprosilo z namenom, da jim po pošti pošljete Odločbo ter Izvid in mnenje za bivšo učenko, ki je obiskovala vašo šolo. Gospa bi se želela zaposliti, vendar omenjenih dokumentov nima več. Sprašujete nas, ali lahko to dokumentacijo posredujete podjetju Salomon in omenjeni gospe pomagate pri zaposlitvi. Zanima vas, kakšen je zakonsko predpisan postopek v tem primeru.

 

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

 

Odločbo ter Izvid in mnenje lahko posredujete (bodočemu) delodajalcu le v primeru, če imate za takšno obdelavo osebnih podatkov osebno (praviloma pisno) privolitev posameznice, na katero se nanašajo osebni podatki, oziroma njeno pooblastilo (bodočemu) delodajalcu, da te podatke pridobi sam v njenem imenu. Gospa sama zase prav tako vedno lahko zahteva posredovanje osebnih podatkov, ki se nanašajo nanjo, ter jih potem sama posreduje delodajalcu.

 

IP še opozarja, da je pri obdelavi (pridobivanje, posredovanje,…) osebnih podatkov treba spoštovati načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.

 

 

Uvodoma poudarjamo, da IP lahko zakonitost posamezne obdelave osebnih podatkov oceni izključno v konkretnem inšpekcijskem postopku. V nadaljevanju vam zato posredujemo zgolj nekatera izhodišča, ki jih je treba upoštevati pri presoji zakonitosti obdelav osebnih podatkov.

 

Za obdelavo osebnih podatkov (torej tudi zbiranje, pridobivanje, shranjevanje, sporočanje ali drugo delovanje po 3. točki 6. člena ZVOP–1) po ZVOP–1 je treba imeti ustrezno pravno podlago. Obdelavo osebnih podatkov na splošno ureja 8. člen ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. ZVOP–1 razlikuje pravne podlage glede na to, ali gre za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju (9. člen ZVOP–1) ali zasebnem sektorju (10. člen ZVOP–1). Glede na to, da gre v opisanem primeru verjetno za obdelavo občutljivih osebnih podatkov (sem med drugim sodijo podatki o zdravstvenem stanju) mora biti v skladu s 13. členom ZVOP-1 privolitev praviloma pisna.

 

V zvezi z vašim dopisom je treba najprej odgovoriti na vprašanje, na kateri pravni podlagi lahko osebne podatke kandidatke za zaposlitev obdeluje (npr. hrani, pridobiva,…) delodajalec iz zasebnega sektorja (npr. podjetje Salomon). Odgovor na to vprašanje je odvisen od konkretnih okoliščin posameznega primera. Med te okoliščine prav gotovo sodijo vrsta delovnega mesta, dela in naloge, ki naj bi jih zaposleni opravljal in številne druge okoliščine. Natančnega odgovora v zvezi s konkretnim primerom, na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, zato ni mogoče podati, ker je odvisen od konkretnih okoliščin primera. IP je okvirne usmeritve in splošna načela, ki za takšne primere izhajajo iz zakonodaje, podal že v neobveznem mnenju št. 0712-1/2016/833 z dne 12. 4. 2016, ki ga lahko poiščete s pomočjo iskalnika na spletni strani IP (https://www.ip-rs.si/vop/). Iz navedenega mnenja izhaja, da (bodoči) delodajalec kandidatom za zaposlitev lahko da možnost, da bodisi sami predložijo podatke in dokazila, ki so potrebna za dokazovanje izpolnjevanja določenih pogojev za zasedbo delovnega mesta, bodisi da kandidat poda pooblastilo (bodočemu) delodajalcu, da te podatke pridobi sam v njihovem imenu, pri čemer mora biti pooblastilo oziroma soglasje prostovoljno dano in ne izsiljeno oziroma zahtevano. Poudariti je tudi treba, da delodajalci (tako v javnem kot tudi v zasebnem sektorju) ne smejo zbirati katerihkoli osebnih podatkov, ampak le tiste osebne podatke, ki jih potrebujejo za dosego v zakonu določenega namena (uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem). Določba vključuje načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki ga je treba upoštevati pri vsaki obdelavi osebnih podatkov, in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Delodajalec lahko obdeluje tiste delavčeve osebne podatke, ki jih potrebuje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravice in obveznosti obeh, torej delavca in delodajalca. V zvezi s konkretnim primerom se zato postavlja vprašanje, ali (bodoči) delodajalec (podjetje Salomon) potrebuje vse podatke iz Odločbe ter Izvida in mnenja, ali le nekatere in bi zato zadoščal tudi že delni dostop do teh dokumentov (tj. s prekritimi podatki). Kot že rečeno, IP ne more narediti konkretne presoje posredovanja osebnih podatkov izven inšpekcijskega postopka, saj je ta odvisna od konkretnih okoliščin posameznega primera, zato v obravnavanem primeru ne more in ne sme z vidika načela sorazmernosti konkretneje presojati, katere osebne podatke osebe, na katero se nanaša Odločbe oziroma Izvid in mnenje, potrebuje (bodoči) delodajalec v konkretnem primeru.

 

Nadalje je treba pojasniti, da mora osnovna šola, ki je organizirana kot javni zavod in je torej del javnega sektorja po ZVOP–1 (22. točka 6. člena ZVOP–1), praviloma imeti za obdelavo (tudi za posredovanje) katerihkoli osebnih podatkov izrecno podlago v zakonu, z zakonom pa se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika (prvi odstavek 9. člena ZVOP–1). Ne glede na to se lahko skladno s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1 v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Kot pravno podlago lahko štejemo torej področne predpise ali sam ZVOP-1 oz. osebno privolitev.

 

IP po pregledu relevantne zakonodaje (Zakon o usmerjanju otrok s posebnimi potrebami (Uradni list RS, št. 58/11, s spremembami in dopolnitvami) in Zakon o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo, 102/07 s spremembami in dopolnitvami)) in informacij, ki ste nam jih posredovali, ugotavlja, da ni mogoče sklepati, da bi posredovanje Odločbe ter Izvida in mnenja, ki ju od vas zahteva podjetje Salomon, za namen zaposlitve vaše bivše učenke, predstavljalo izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti osnovne šole, prav tako osnovna šola za takšno ravnanje nima izrecne podlage v zakonu, zato je takšna obdelava osebnih podatkov dopustna samo z osebno (praviloma pisno, če gre za občutljive osebne podatke) privolitvijo posameznice. V primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov, saj ZVOP-1 načeloma prepoveduje naknadno spremembo namena obdelave.

 

Iz vsega navedenega izhaja, da vsebino Odločbe ter Izvida in mnenja lahko posredujete (bodočemu) delodajalcu le v primeru, če imate za takšno obdelavo osebnih podatkov osebno privolitev posameznice, na katero se nanašajo osebni podatki, oziroma njeno pooblastilo (bodočemu) delodajalcu, da te podatke pridobi sam v njenem imenu.

 

Osebna privolitev posameznika je po določbi 14. točke 6. člena ZVOP-1 prostovoljna izjava volje posameznika, da se lahko njegovi osebni podatki obdelujejo za določen namen, in je dana na podlagi informacij, ki mu jih mora zagotoviti upravljavec po tem zakonu; osebna privolitev posameznika je lahko pisna, ustna ali druga ustrezna privolitev posameznika. Glede na to, da gre v opisanem primeru zelo verjetno za občutljive osebne podatke mora biti privolitev praviloma podana v pisni obliki. Skladno z veljavno zakonodajo tako osebno privolitev predstavljajo tudi konkludentna dejanja posameznikov. Opozoriti pa je treba, da se bodo določbe glede privolitve delno spremenile od dne 25. 5. 2018 naprej, ko se bo začela uporabljati Splošna Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov). Splošna uredba o varstvu podatkov vsebuje določbe o privolitvi kot pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov v členu 6(1)(a) oziroma za posebne vrste osebnih podatkov (kamor sodijo podatki v zvezi z zdravjem) člen 9 (2)(a), pri čemer podrobnejša določila glede pogojev, po katerih se šteje, da je privolitev veljavna, Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov določa v členu 7, informacije, ki morajo biti posamezniku posredovane pred zbiranjem njegovih osebnih podatkov pa so določene v členu 13. Več o vsebini zahtev glede privolitve, ki so glede na ZVOP-1 strožje, si lahko preberete v smernicah delovne skupine nadzornih organov za varstvo osebnih podatkov na to temo, ki so dostopne na spletu: www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/mnenja/Mednarodna_mnenja/mnenja_na_eu_ravni/20180416_WP259rev01_Article29WPGuidelinesonConsent.pdf (žal še niso dostopne v slovenskem jeziku). Privolitev - soglasje bo v skladu z novo uredbo morala biti konkretna in razumljiva izjava ali drugo nedvoumno pritrdilno dejanje (opt-in) in dokazljiva. Posameznik mora torej izrecno podati privolitev v zbiranje in obdelavo svojih osebnih podatkov. Ko stopi v uporabo Splošna uredba o varstvu podatkov, bo treba podrobno preveriti veljavnost obstoječih privolitev, zato svetujemo, da se zahteve nove uredbe že upoštevajo.

 

V upanju, da smo vam z našim pojasnilom pomagali, vas lepo pozdravljamo.

 

 

 

Pripravila:                                                                                             Informacijski pooblaščenec:          

Jasna Duralija, univ. dipl. prav.,                                                       Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP                                                                                        informacijska pooblaščenka