Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 26.04.2018
Naslov: Posredovanje osebnih podatkov zaposlenih nadzornemu odboru občine
Številka: 0712-1/2018/1036
Vsebina: Občine
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja osebnih podatkov zaposlenih na občini nadzornemu odboru občine zaradi nadzora nad izplačilom plač. Zanima vas, ali je zahteva nadzornega odbora za posredovanje celotnih personalnih map zaposlenih skladna z Zakonom o varstvu osebnih podatkov glede na to, da vsebuje personalna mapa posameznega zaposlenega celotno dokumentacijo od začetka zaposlitve.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

Občina spada med upravljavce javnega sektorja iz 22. točke 6. člena ZVOP-1. V primeru zahteve nadzornega odbora občine gre tako za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca in ne za posredovanje osebnih podatkov tretjim. Zato je bistveno, da zagotovite primarno zakonitost obdelave osebnih podatkov zaposlenih s strani občine in njenih organov. V okviru ukrepov zavarovanja osebnih podatkov mora vsak upravljavec v skladu s 24. členom ZVOP-1 med drugim zagotoviti, da do podatkov ne dostopajo nepooblaščene osebe.

 

Skladno s prvim odstavkom 8. člena ZVOP–1 se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Na podlagi 9. člena ZVOP-1, ki ureja pravne podlage v javnem sektorju, je obdelava osebnih podatkov dopustna v primeru izrecne podlage v zakonu, osebne privolitve, potrebnosti zaradi izpolnjevanja pogodb ali nujnosti pri izvrševanju zakonitih pristojnosti javnega sektorja. V opisanem primeru glede na to, da je nadzorni odbor organ občine, niti ne gre za posredovanje osebnih podatkov izven upravljavca.

 

Prvi odstavek 38. člena Zakona o sistemu plač v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 108/09 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZSPJS) določa, da so plače v javnem sektorju javne, pri čemer so javnosti dostopni podatki o delovnem mestu, nazivu ali funkciji, o osnovnih plačah, o dodatkih ter delu plače za delovno uspešnost, razen dodatka za delovno dobo. Po tretjem odstavku 38. člena ZSPJZ pa so uporabniki proračuna lokalne skupnosti celo dolžni podatke o plačah posredovati pristojnemu organu lokalne skupnosti.

 

Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZLS) v prvem odstavku 21.a člena določa, da občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. Določba prvega odstavka 32. člena ZLS pa predpisuje, da je nadzorni odbor najvišji organ nadzora javne porabe v občini. V okviru svoje pristojnosti nadzorni odbor:

-       opravlja nadzor nad razpolaganjem s premoženjem občine,

-       nadzoruje namenskost in smotrnost porabe proračunskih sredstev,

-       nadzoruje finančno poslovanje uporabnikov proračunskih sredstev.

V drugem odstavku 32. člena ZLS je določeno, da nadzor vsebuje ugotavljanje zakonitosti in pravilnosti poslovanja pristojnih organov, organov in organizacij porabnikov občinskega proračuna in pooblaščenih oseb z občinskimi javnimi sredstvi in občinskim javnim premoženjem in ocenjevanje učinkovitosti in gospodarnosti porabe občinskih proračunskih sredstev. Četrti odstavek 32. člena ZLS daje vsakemu članu nadzornega odbora pravico zahtevati in dobiti podatke od občine, ki so mu potrebni pri opravljanju njegovih nalog, če teh podatkov na njegov predlog ne zahteva nadzorni odbor. Peti odstavek navedenega člena nadalje določa, da je delo nadzornega odbora javno. Nadzorni odbor je pri svojem delu dolžan varovati osebne podatke ter državne, uradne in poslovne skrivnosti, ki so tako opredeljene z zakonom, drugim predpisom ali z akti občinskega sveta in organizacij uporabnikov proračunskih sredstev in spoštovati dostojanstvo, dobro ime in integriteto posameznikov.

 

Glede na navedeno bi torej nadzorni odbor občine zaradi opravljanja nadzora nad izplačilom plač v okviru svojih zakonitih pristojnosti lahko zahteval vse tiste osebne podatke zaposlenih, ki bi jih potreboval za opravljanje nadzora nad porabo proračunskih sredstev. Kateri so te podatki, zakonsko izrecno ni predpisano. Podatki o plačah javnih uslužbencev so javni v obsegu, kot ga določa ZSPJS, zahteva nadzornega odbora pa lahko ta obseg presega. Zato je dolžan obseg podatkov, do katerih je upravičen nadzorni odbor v konkretnem primeru, oceniti upravljavec sam. Ob tem IP poudarja, da se je treba pri presoji obsega podatkov, ki omogočajo učinkovit nadzor nad porabo javnih sredstev, omejiti le na tiste osebne podatke, ki so ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, zaradi katerih se obdelujejo (3. člen ZVOP-1).

 

Dokončnega odgovora na vaše vprašanje, ali je posredovanje celotnih personalnih map zaposlenih nadzornemu odboru občine skladno z ZVOP-1, tako IP v okviru tega mnenja ne more podati, saj niti nima informacij o tem, katere osebne podatke posamezna personalna mapa zaposlenega sploh vsebuje. Bistveno pri tem je, da je nadzorni svet (oziroma njegovi člani) upravičen zgolj do tistih osebnih podatkov zaposlenih, ki jih potrebuje za namen izvrševanja svojih nalog in pristojnosti. IP pa lahko o tem dokončno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega postopka.

 

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                                    Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                                

                                                                                                             informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov