Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 19.04.2018
Naslov: Objava internega telefonskega imenika zaposlenih
Številka: 0712-1/2018/961
Vsebina: Delovna razmerja
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede objave osebnih podatkov v internem telefonskem imeniku podjetja. Imenik bo vseboval naslednje podatke zaposlenih: ime in priimek, delovno mesto, mobilni in stacionarni telefon, elektronsko pošto in fotografijo. Zanima vas, kakšno mora biti osebno soglasje za objavo teh podatkov.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

Osebni podatek je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen; posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek (1. in 2. točka 6. člena ZVOP-1). Ime in priimek, delovno mesto, mobilni in stacionarni telefon, elektronska pošta in fotografija zaposlenega nedvomno sodijo med varovane osebne podatke, obdelava katerih je dopustna samo na ustrezni pravni podlagi. To za zasebni sektor določa 10. člen ZVOP-1, ki v prvem odstavku predpisuje, da se osebni podatki lahko v zasebnem sektorju obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.

 

Področni zakon v smislu 10. člena ZVOP-1 v konkretnem primeru predstavlja Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 s spremembami in dopolnitvami). Ta v prvem odstavku 48. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

 

Ime in priimek, delovno mesto in službena telefonska številka, prav tako službeni elektronski naslov in službeni mobilni telefon sodijo med ključne podatke, potrebne zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, saj so potrebni za učinkovito komunikacijo med zaposlenimi. Zato je njihova objava v internem imeniku podjetja, kjer so vidni zgolj zaposlenim, legitimna in zanjo ni potrebna privolitev delavca.

 

V kolikor pa gre za zasebne elektronske naslove oziroma zasebne mobilne telefone ali za fotografije delavcev, pa navedeno ne velja, saj našteti podatki načeloma niso ni nujno potrebni za izvajanje pogodbe o zaposlitvi. Zato je z vidika varstva osebnih podatkov objava teh podatkov v internem telefonskem imeniku dopustna le na podlagi osebne privolitve posameznega delavca. Posameznik mora torej imeti v tem primeru možnost, da brez posledic odkloni takšno obdelavo.

 

Po 14. točki 6. člena ZVOP-1 je osebna privolitev posameznika prostovoljna izjava volje posameznika, da se lahko njegovi osebni podatki obdelujejo za določen namen, in je dana na podlagi informacij, ki mu jih mora zagotoviti upravljavec po tem zakonu; osebna privolitev posameznika je lahko pisna, ustna ali druga ustrezna privolitev posameznika.

 

Svoje mnenje o veljavnosti privolitve je podala že Delovna skupina po 29. členu Direktive 95/46/ES, ki je poudarila, da mora biti privolitev posameznika nedvoumna. Pomembno je, da je podana aktivno (z izjavo ali dejanjem). Zato »tihe« privolitve (molk ali neodzivnost posameznika) niso veljavne. Privolitev mora biti podana pred obdelavo osebnih podatkov ali pred obdelavo osebnih podatkov za druge namene. Pomemben element privolitve je tudi predhodna informiranost, saj se lahko posameznik le na podlagi ustreznih informacij o tem, komu zaupa katere podatke in za kakšen namen, svobodno odloči, ali bo svoje podatke posredoval ali ne. Obvestilo mora zato jasno navajati vse sestavine, kot jih predvideva 19. člen ZVOP-1, pri čemer morajo biti jasno opredeljeni nameni obdelave osebnih podatkov in morebitno posredovanje osebnih podatkov tretjim. Posamezniku je treba zagotoviti tudi pravico do umika privolitve.

 

Splošna Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Uredba), ki bo 25. 5. 2018 »nasledila« ZVOP-1, opredeljuje privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki kot vsako prostovoljno, specifično, informirano in nedvoumno izjavo volje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, s katero z izjavo ali jasnim pritrdilnim dejanjem izrazi soglasje z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj (11. točka 4. člena Uredbe). Določbe o privolitvi so vsebovane še v členih 7 in 8 ter recitalih 32 in 171 Uredbe, v skladu s katerimi so za veljavnost privolitev predvideni strožji pogoji, člena 13 in 14 pa predpisujeta pogoje za informiranje posameznikov.

 

Navedeno v vašem primeru pomeni predvsem, da morajo imeti delavci glede objave njihovih zasebnih telefonskih številk, zasebnih elektronskih naslovov ter fotografij resnično izbiro ter da lahko obdelavo teh podatkov prepovejo oz. odklonijo brez kakršnihkoli negativnih posledic. Privolitev mora biti prav tako informirana ter dana za vsak namen obdelave, pri čemer mora biti delodajalec zmožen dokazati, da je delavec, na katerega se nanašajo osebni podatki, v obdelavo teh podatkov privolil.

 

Posebnih vzorcev soglasij IP že zaradi raznolikosti obdelav osebnih podatkov in spremljajočih relevantnih okoliščin v posameznih primerih ne more oblikovati. Primarna odgovornost za zakonito obdelavo osebnih podatkov je namreč na delodajalcu samem. IP konkretnih obdelav osebnih podatkov izven postopka inšpekcijskega nadzora tudi ne more dokončno presojati.

 

V pomoč pri sprejemanju odločitev v zvezi s privolitvijo v obdelavo osebnih podatkov vam v branje priporočamo nove Smernice o privolitvi po Uredbi (trenutno dostopne zgolj v angleškem jeziku):

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/mnenja/Mednarodna_mnenja/wp259_enpdf.pdf

 

Glede varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih pa v branje priporočamo tudi smernice IP:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf

 

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                                    Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                                

                                                                                                             informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov