Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 15.03.2018
Naslov: Objava liste kandidatov na oglasni deski društva
Številka: 0712-1/2018/633
Vsebina: Društva, Razno
Pravni akt: Mnenje

dne 30. 1. 2018 ste se obrnili na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje glede objave liste kandidatov za funkcije PGD Jelendol-Dolina. Navajate, da objavo liste kandidatov predpisuje 13. člen Pravilnika o kandidacijskem postopku društva. Lista vsebuje priimek in ime, letnico rojstva (ne datuma), stopnjo splošne izobrazbe in gasilski čin kandidatov. Lista bo objavljena na oglasnih deskah društva.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

 

IP pojasnjuje, da je objava kandidatov na oglasni deski lahko dopustna, pri čemer pa bi bilo z vidika načela sorazmernosti po mnenju IP primerneje, če do oglasne deske dostopajo le člani društva.

 

Podlaga za objavo bi lahko bil bodisi drugi (obdelava osebnih podatkov v zvezi s pogodbo oziroma pogodbenim razmerjem, kar je po mnenju IP verjetneje) bodisi tretji odstavek 10. člena ZVOP-1 (kadar obstaja zakoniti interes, ki prevlada nad interesom posameznika).

 

Dokončno sicer IP v obliki mnenja o tem težko presoja, a zelo verjetno bi bila objava na javnem mestu (oglasni deski, ki je na javnem kraju oziroma objava na spletu), dopustna le, če kandidati v to privolijo, če ni drugih posebnih razlogov (npr. zakonska zahteva) za javno objavo.   

 

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

IP ugotavlja, da so podatki o kandidatih za funkcionarje v prostovoljnem gasilskem društvu, ki jih nameravate objaviti skladno s 13. členom vašega pravilnika osebni podatki teh kandidatov. Objava liste kandidatov na oglasno desko pa je določena vrsta obdelave osebnih podatkov. Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora obstajati ustrezna pravna podlaga.

 

Možne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju (kamor spada tudi gasilsko društvo) predpisuje 10. člen ZVOP-1, po katerem je obdelava osebnih podatkov v zasebnem sektorju praviloma dopustna na podlagi osebne privolitve ali na podlagi zakona (prvi odstavek 10. člena ZVOP-1). Ne glede na prejšnji odstavek se lahko po drugem odstavku 10. člena ZVOP-1 v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Po tretjem odstavku 10. člena ZVOP-1 se lahko ne glede na prvi odstavek tega člena, v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

 

V dosedanjih mnenjih, ki so objavljena na naši spletni strani v zvezi z obdelavo osebnih podatkov članov društev je IP tolmačil, »da so pravice posameznika v okviru njegovega delovanja znotraj določene organizacije omejene s pravili delovanja organizacije, saj posameznik s svojo včlanitvijo v organizacijo poda osebno privolitev in strinjanje s pravili, na katerih deluje organizacija, vendar pa navedeno ne pomeni, da se lahko omenjeni podatki javno objavijo, temveč so, v kolikor je takšna odločitev sprejeta, na zahtevo dostopni članom kolektivne organizacije, javno pa so ti osebni podatki lahko dostopni le ob predhodni privolitvi posameznika, na katerega se nanašajo« (mnenje IP 0712-1/2016/1422, z dne 6. 7. 2016 in mnenje št. 0712-2/2010/1145, z dne 24. 6. 2010).

 

IP ob tem pojasnjuje, da bo skladno s tolmačenjem privolitve po novi evropski zakonodaji s področja varstva osebnih podatkov,[1] privolitev morala biti konkretna, informirana in razumljiva izjava, dana z nedvoumnim pritrdilnim dejanjem in dokazljiva. Zato je ne bo več mogoče podati na tako splošen način, kot je splošno strinjanje s pravili, kot jih določajo pravila organizacije (akti društva). Glede na navedeno torej osebna privolitev najpogosteje zaradi narave delovanja društev ne bo ustrezna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov članov društev za namen delovanja društva, kot to izhaja iz temeljnega ali drugih aktov društva.

 

IP zato meni, da je treba iskati podlago za obdelavo osebnih podatkov članov društev s strani društva v drugih pravnih podlagah. Včlanitev v društvo se lahko obravnava kot »sklenitev pogodbe« (drugi odstavek 10. člena ZVOP-1 oziroma 6 (1b) člen Splošne uredbe o varstvu podatkov). Po določbi 6 (1b) Splošne uredbe o varstvu podatkov je obdelava osebnih podatkov zakonita, če je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe. »Pogodben odnos« v konkretnem primeru je članstvo v gasilskem društvu.

 

»Potrebne za izvajanje pogodbe« so po mnenju IP tiste vrste obdelav, ki so vezane na članstvo, kamor spada na primer tudi vodenje seznama članov društva, vabljenje članov društva na zbor članov in podobno. Za obdelave osebnih podatkov, ki so neločljivo povezane s samim članstvom v društvu in delovanjem društva v skladu z nameni, ki so opredeljeni v aktih društva, je torej podlaga za obdelavo osebnih podatkov 6 (1b) člen Splošne uredbe ali drugi odstavek 10. člena ZVOP-1.

 

Za ostale vrste obdelav, ki niso nujno povezane s temi nameni, pa bi lahko prišle v poštev tudi druge zgoraj omenjene pravne podlage. V primeru, ki ga navajate - objava osebnih podatkov kandidatov za funkcionarje gasilskega društva, ki je najverjetneje bistven del organiziranja društva v skladu z njegovimi temeljnimi akti (način obveščanja je, kot ste navedli, predpisan s pravilnikom delovanja društva), bi po mnenju IP, zato lahko iskali podlago v teh določbah.

 

Na podlagi 6 (1f) Splošne uredbe pa je obdelava zakonita tudi, kadar je obdelava potrebna zaradi zakonitih interesov (ang. »legitimate interests«), za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.  Smiselno podobno določa tudi veljaven tretji odstavek 10. člena ZVOP-1 po katerem se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.  Obstoj podlage za obdelavo osebnih podatkov po členu 6 (1f) Splošne uredbe in tretjega odstavka 10. člena ZVOP-1 je povezan s tehtanjem posega v interese posameznika oziroma temeljne pravice in svoboščine posameznika.

 

Za posamezni namen mora biti pred začetkom obdelave znano, na kateri pravni podlagi obdelava poteka in, če gre v določenem primeru in namenu za obdelavo na podlagi zakona, člena 6 (1b) Splošne uredbe, člena 6 (1f) Splošne uredbe ali člena 9 (2 d) Splošne uredbe potem posebno pridobivanje privolitev ni potrebno, mora pa biti posameznik ob zbiranju osebnih podatkov seznanjen z nameni, za katere se bodo osebni podatki obdelovali (v Splošni uredbi to določa 13. in 14. člen, doslej pa je to urejal 19. člen ZVOP-1).

 

IP dalje ugotavlja, da je objava liste kandidatov na oglasni deski najverjetneje namenjena obveščanju članov o kandidatih, o katerih bodo člani glasovali. Glede na navedeno je primerno in sorazmerno, da se imajo možnost z objavljenimi kandidati seznaniti LE člani društva. Objava na oglasni deski je lahko torej primeren ukrep, če je objava izvedena v prostorih, kamor dostopajo le člani. Če je seznam kandidatov izobešen na javnem mestu, potem obstaja velika verjetnost, da se s tem seznamom  seznanijo tudi nečlani, kar pa ni skladno z načelom sorazmernosti obdelave glede na namen  – da se s seznamom seznanijo člani zaradi izvolitve funkcionarjev.

 

Za javno objavo osebnih podatkov (na oglasni deski na javnem kraju ali pa na spletu) pa kandidati lahko podajo osebno privolitev, vendar pa je treba paziti, da podaja privolitve ne sme biti pogoj za kandidaturo. Kandidati torej ne smejo biti prikrajšani, če privolitve ne podajo – kandidati ki niso podali privolitve lahko še vedno kandidirajo, ne smejo pa biti javno objavljeni (razen, če bi za javno objavo obstaja izrecna zakonska zahteva).

 

IP informativno še dodaja, da je treba kot pravno podlago za obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov [2] (kadar gre za tovrstne podatke o članih) upoštevati 4. točko 13. člena ZVOP-1 oziroma člen 9 (2 d) Splošne uredbe, ki predstavlja neposredno zakonsko podlago za obdelavo takšnih podatkov. Obdelava posebnih vrst osebnih podatkov (ali občutljivih osebnih podatkov po ZVOP-1) se nanaša na obdelavo podatkov, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politično mnenje, versko ali filozofsko prepričanje ali članstvo v sindikatu, obdelava genskih podatkov, biometričnih podatkov za namene edinstvene identifikacije posameznika, podatkov v zvezi z zdravjem ali podatkov v zvezi s posameznikovim spolnim življenjem ali spolno usmerjenostjo. Obdelava bi se štela za zakonito, če se osebni podatki obdelujejo za namene zakonitih dejavnosti društva (seveda ob spoštovanju načela sorazmernosti), kot so le-te opredeljene v zakonu ali v splošnem aktu društva. Pisno privolitev pa bi društvo za obdelavo teh podatkov potrebovalo le v primeru, ko bi se osebni podatki članov obdelovali za druge namene ali posredovali tretjim osebam.

 

 

Lep pozdrav,

 

Pripravil:

 

 

Anže Novak, univ. dipl. prav.

 

Mojca Prelesnik

Asistent svetovalca IP

 

informacijska pooblaščenka

 

 

 

 


[1] Dne 25. 5. 2018 se bo pričela uporabljati Splošna Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov), ki bo »nasledila« ZVOP-1. Pri tolmačenju določb Splošne uredbe je treba upoštevati tudi Smernice delovne skupine po členu 29 (WP 29), ki podajajo enotno stališče glede uporabe posamezne določbe uredbe.

 

[2] obdelava posebne vrste osebnih podatkov (ali občutljivih osebnih podatkov po ZVOP-1), je obdelava podatkov, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politično mnenje, versko ali filozofsko prepričanje ali članstvo v sindikatu, obdelava genetskih podatkov, biometričnih podatkov za namene edinstvene identifikacije posameznika, podatkov v zvezi z zdravjem ali podatkov v zvezi s posameznikovim spolnim življenjem ali spolno usmerjenostjo.