Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 14.03.2018
Naslov: Objava in hramba posnetkov sej krajevne skupnosti
Številka: 0712-1/2018/610
Vsebina: Občine, Snemanje sej in javnih dogodkov, Zavarovanje osebnih podatkov, Rok hrambe OP, Pridobivanje OP iz zbirk
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne 13. 3. 2018 prejel vaš dopis, v katerem ste pojasnili, da je skupina krajanov dala pobudo, da bi seje sveta krajevne skupnosti snemali in oddajali v živo. Ker v statutu sveta in poslovniku Krajevne skupnosti Škofije (v nadaljevanju poslovnik), pa tudi v statutu in poslovniku Mestne občine Koper ni nobenega specifičnega določila o tem, ste s pomočjo zunanje pravne pomoči pripravili besedilo dopolnitve poslovnika krajevne skupnosti, ki naj bi zadostilo določbam o varovanju osebnih podatkov in ostalim kriterijem, ki jih tudi IP navaja v odgovorih na pogosta vprašanja. V priponki ste nam poslali besedilo pripravljene dopolnitve. Prosite za presojo, ali besedilo zadovoljuje vsem kriterijem in morebitne usmeritve, če so potrebne dopolnitve. Pojasnili ste še, da je bilo ob razpravi o snemanju in oddajanju v živo večinsko mnenje sveta pozitivno, le eden od svetnikov je zavzel stališče, da ne bo pristal na snemanje. Zanima vas, kako ravnati v tem primeru.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

 

Izven inšpekcijskega postopka IP ne more narediti konkretne presoje, ali so v predlaganih spremembah poslovnika z vidika varstva osebnih podatkov ustrezno določeni nameni in roki hrambe oz. objave posnetkov sej sveta krajevne skupnosti. Prav tako IP ni pristojen za podajo kakršnihkoli soglasij ali potrditev internih aktov zavezancev. Zato v tem mnenju lahko poda le splošna navodila, kaj je treba upoštevati pri tej presoji, pri čemer izpostavljamo, da se 25. 5. 2018 začne uporabljati nova evropska Splošna uredba o varstvu podatkov, ki pogoje za veljavnosti privolitev za obdelavo osebnih podatkov ureja nekoliko strožje.

 

IP načeloma na splošno ocenjuje, da roki hrambe oz. objave posnetkov javnih sej sveta krajevne skupnosti pod pogojem, da je posnetek za konkreten namen nastal zakonito, ne bi smeli presegati nekaj mesecev, kar pa je treba presojati v vsakem konkretnem primeru posebej glede na namen obdelave osebnih podatkov in upoštevaje načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1 (pri čemer je v tem mnenju govora o sistematičnem snemanju in javni objavi posnetkov sej s strani krajevne skupnosti in ne o medijskem poročanju). IP pripominja, da je možno rok hrambe oz. objave opredeliti tudi različno glede na pomen in vsebino na seji obravnavane vsebine. V vsakem primeru pa morajo biti kriteriji za določitev roka predpisani v poslovniku na način, da se bodo sodelujoči na seji že pred udeležbo zavedali, kako dolgo bo posnetek seje shranjen oz. objavljen.

 

 

Obrazložitev:

 

IP najprej izpostavlja, da mora krajevna skupnost glede na namen snemanja primarno poskrbeti, da obstaja ustrezna zakonska podlaga za snemanje. Ob tem izpostavljamo, da pomeni snemanje za namen sestave zapisnika bistveno drugačen poseg v zasebnost od snemanja za namen objave, saj v tem primeru ni govora o medijskem poročanju, ki je predmet urejanja področja svobode govora in izražanja. V tem smislu IP informativno lahko pojasni, da je IP v svoji praksi odločanja o pritožbah na področju dostopa do informacij javnega značaja v več primerih odločil, da vsak zvočni posnetek seje npr. občinskega sveta (primerljivo lahko velja za svet krajevne skupnosti) ni avtomatično prosto dostopna informacija javnega značaja, saj iz zvočnega posnetka izhaja poleg vsebine povedanega tudi podoba glasu govorca (glej npr. odločbe št. 090-198/2016 z dne 10. 10. 2016, št. 090-74/2014 z dne 11. 9. 2014, št. 090-25/2016/11 z dne 18. 4. 2016 ali št. 090-1/2012/5 z dne 16. 2. 2012, objavljene na spletni strani www.ip-rs.si/ijz/). Podoba glasu je že sama po sebi varovan osebni podatek, saj izkazuje mnoštvo značilnosti posameznika (barva glasu, čustveno razpoloženje, itd.), ki niso v zvezi z delovnim razmerjem javnih uslužbencem oziroma delom javnih funkcionarjev. Zvočni posnetek seje je IP v svoji praksi dostopa do informacij javnega značaja dopustil razkriti le izjemoma, kadar je šlo za dokument, ki ga je bilo dopustno razkriti zaradi prevladujočega interesa javnosti (drugi odstavek 6. člena ZDIJZ). IP ob tem opozarja, da je skladno s 1. alinejo prvega odstavka 2. člena ZInfP v zadevah s področja dostopa do informacij javnega značaja pristojen le za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zahtevo prosilca zavrgel ali zavrnil ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja in v tem delu ne sme prejudicirati odločitve. V zvezi s konkretnimi vprašanji izven pritožbenih postopkov lahko torej le neformalno svetuje na podlagi svoje dosedanje prakse

 

Objava posnetkov javnih sej sveta krajevne skupnosti na spletu oz. njihova hramba (v nadaljevanju se hramba nanaša tako na hrambo na javno dostopni točki na spletu kakor tudi v smislu dokumentarnega gradiva krajevne skupnosti) lahko pomenita hud poseg v zasebnost posameznika, zato je še toliko bolj pomembno, da se primarno zagotovi zakonitost snemanja ter v poslovniku natančno opredelijo pogoji in namen objave oz. hrambe. Pravni temelj za snemanje je lahko bodisi privolitev snemanih, pri čemer je treba v tem primeru upoštevati ugovor snemanju; bodisi 4. odstavek 9. člena ZVOP-1 – pogoja sta nujnost snemanja za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja in neposeganje v upravičene interese posameznikov, pri čemer je treba o izpolnjevanju teh pogojev glede na konkreten namen presojati v vsakem primeru posebej.

 

Uvodoma še opozarjamo, da je treba pri obdelavi osebnih podatkov na podlagi ZVOP-1 vedno upoštevati tudi načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki med drugim zahteva, da so osebni podatki, ki se obdelujejo, po obsegu primerni glede na namene obdelave, kar pomeni, da je treba dobro utemeljiti namen in trajanje proaktivne objave oz. hrambe posnetkov, ki opravičuje poseg v zasebnost posameznika.

 

Glede roka hrambe IP pojasnjuje, da je le-ta v ZVOP-1 določen generalno in enotno za vse vrste osebnih podatkov, in sicer v 21. členu, ki določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Na podlagi 21. člena je torej treba določiti namen obdelave, iz katerega posledično izhaja tudi rok hrambe oz. objave. Ta namen mora biti opredeljen tudi v poslovniku. V konkretnem primeru IP meni, da bi legitimen namen hrambe vsaj v delu (ne pa nujno za celotne posnetke) lahko predstavljala potreba po obveščenosti javnosti glede vsebine predstavljenih stališč na sejah sveta krajevne skupnosti zaradi odprtosti delovanja javne oblasti. Nadalje bi legitimen namen hrambe na javno dostopni točki na spletu lahko predstavljalo tudi zagotavljanje nadzora javnosti nad delovanjem oblasti. Na podlagi tako opredeljenih namenov je treba določiti najustreznejši rok, ki zagotavlja na eni strani seznanitev javnosti in na drugi strani učinkovit nadzor nad delom sveta krajevne skupnosti. Ob tem opozarjamo, da je treba pri določanju dolžine roka upoštevati tudi načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1. S sklepanjem po nasprotnem (a contrario) to pomeni, da se osebni podatki ne smejo obdelovati, ko namen obdelave preneha.

 

Iz vsega navedenega izhaja, da je možno rok hrambe oz. objave opredeliti tudi različno glede na pomen in vsebino na javni seji obravnavane vsebine. Če gre na primer za vsebino, ki zadeva vse prebivalce krajevne skupnosti in pomeni zanje pomembno spremembo (in ni drugih zadržkov za javnost posnetka npr. odvisno od pravnega temelja ni bil podan veljaven ugovor s strani koga od snemanih, seja ni bila zaprta za javnost oz. niso bili obravnavani podatki, ki bi zahtevali drugo raven varstva), potem je lahko zaradi zagotavljanja namena seznanitve ta rok opredeljen drugače, kot pa v primeru, ko je vsebina takšne narave, ki ne zadeva velikega števila naslovljencev (vse pod pogojem, da je objava in snemanje zakonito). Rok je na primer lahko daljši tudi, ko gre za pomembno vprašanje, ker se na primer odloča o veliki porabi javnega denarja in je iz tega razloga interes javnosti za nadzor nad gospodarno porabo javnih sredstev večji. V vsakem primeru pa morajo biti kriteriji za določitev roka predpisani v poslovniku na način, da so udeleženci sej vnaprej nedvoumno seznanjeni s trajanjem objave oz. hrambe posnetka seje glede na posamezen namen obdelave osebnih podatkov.

 

V pomoč pri opredelitvi namenov obdelave osebnih podatkov, ki jih želite zasledovati s snemanjem, objavo oz. hrambo posnetkov sej sveta krajevne skupnosti, in posledično rokov objave in hrambe teh posnetkov, so vam lahko tudi naslednja neobvezna mnenja IP, ki se nanašajo posnetke sej mestnih oz. občinskih svetov:[1]

- neobvezno mnenje št. 0712-1/2015/671, z dne 9. 3. 2015;

- neobvezno mnenje št. 0712-1/2015/1006, z dne 8. 4. 2015;

- neobvezno mnenje št. 0712-1/2016/716, z dne 29. 3. 2016;

- neobvezno mnenje št. 0712-1/2015/2645, z dne 20. 10. 2015;

- neobvezno mnenje št. 0712–2/2010/1121, z dne 23. 6. 2010.

 

Na koncu pojasnjujemo še, da v primeru snemanja sej sveta krajevne skupnosti pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov odvisno od namena lahko, kot že omenjeno, med drugim predstavljajo določbe poslovnika (v povezavi s 4. odstavkom 9. člena ZVOP-1), ki to področje urejajo, pri čemer pa IP izpostavlja, da bi namen snemanja za sestavo zapisnika zelo verjetno bilo mogoče šteti kot skladnega s 4. odst. 9. člena ZVOP-1,  glede dopustnosti objave takšnih posnetkov na podlagi 4. odst. 9. člena pa je treba vsekakor odločati za vsak posnetek posebej. V primeru, ko pravna podlaga za snemanje ni privolitev posameznega svetnika ampak zakon morebitno nasprotovanje konkretnega svetnika praviloma ne vpliva na dopustnost obdelave osebnih podatkov, do katere pride zaradi snemanja sej sveta krajevne skupnosti.

 

Ob tem izpostavljamo tudi, da začne s 25. 5. 2018 veljati nova evropska Splošna uredba o varstvu podatkov, ki pogoje za veljavnost privolitev določa širše, zato morate odvisno od pravne podlage za snemanje to upoštevati tudi pri odločitvi, v katerih primerih, za katere namene in na katerih pravnih podlagah bo snemanje izvedeno.

 

Lep pozdrav,

 

 

 

Pripravila:                                                                                            Informacijski pooblaščenec:          

Jasna Duralija, univ. dipl. prav.,                                                      Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP                                                                                       informacijska pooblaščenka

 

 

 

 

 


[1] Navedena mnenja lahko poiščete s pomočjo iskalnika na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/vop/.