Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 08.03.2018
Naslov: Posredovanje zapisnika seje društva njegovim članom
Številka: 0712-1/2018/548
Vsebina: Društva
Pravni akt: Mnenje

dne 20. 2. 2018 ste se obrnili na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje glede posredovanja zapisnika seje društva članom društva, v katerem so omenjena imena in priimki članov tega društva.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

IP pojasnjuje, da bi lahko pravno podlago za seznanitev članov društva z zapisnikom predstavljal bodisi drugi (obdelava osebnih podatkov v zvezi s pogodbo oziroma pogodbenim razmerjem, kar je po mnenju IP verjetneje) bodisi tretji odstavek 10. člena ZVOP-1 (kadar obstaja zakoniti interes, ki prevlada nad interesom posameznika).

 

Presoja je odvisna zlasti od pravil delovanja društva – aktov društva, ki lahko predvidijo posredovanje zapisnika članom.

 

IP dodaja, da člani, ki se seznanijo z zapisnikom ne smejo posredovati zapisnika naprej tretjim osebam, če za takšno ravnanje ni ustrezne pravne podlage.

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

Za obdelavo osebnih podatkov iz zapisnika seje (npr. posredovanje zapisnika članom) mora obstajati ustrezna pravna podlaga. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju predvideva 10. člen ZVOP-1, kjer praviloma velja, da se osebni podatki lahko obdelujejo na podlagi zakona ali na podlagi osebne privolitve. 10. člen ZVOP-1 namreč določa:

»(1) Osebni podatki v zasebnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.

(2) Ne glede na prejšnji odstavek se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.

(3) Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.«.

 

V zvezi s tem so pomembne tudi določbe Zakona o društvih, ki v 12. členu opredeljuje upravljanje društva ter med drugim določa, da s temeljnim aktom društvo določi način sodelovanja članov društva pri upravljanju društva ter njihove posebne pravice in dolžnosti.

 

Glede na navedeno in upoštevajoč sam namen privolitve je IP sprejel stališče, da je lahko osebna privolitev ustrezna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov članov, kadar je bila dejansko pridobljena, ni pa mogoče posredno sklepati, da je posameznik zgolj z včlanitvijo hkrati podal privolitev za vse bodoče obdelave osebnih podatkov v povezavi z izvajanjem vseh in lahko zelo različnih dejavnosti društva, ki so opredeljene z akti društva (ne nazadnje se ti s časom lahko tudi bistveno spreminjajo).

 

Posredovanje zapisnika članom društva je po mnenju IP treba presojati predvsem v okviru drugega odstavka 10. člena ZVOP-1, ki določa, da se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. IP dodaja, da se bo dne 25. 5. 2018 pričela uporabljati Splošna Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov), ki bo »nasledila« ZVOP-1. Smiselno podobno kot iz drugega odstavka 10. člena ZVOP-1, izhaja tudi iz člena 6 (1b) Splošne uredbe, ki določa, da je obdelava zakonita tudi, kadar je obdelava potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe. Glede na to, da Zakon o društvih posebej obdelave osebnih podatkov članov ne ureja, včlanitev v društvo pa bi  lahko šteli v tem kontekstu za neke vrste dogovor člana o včlanitvi pod pogoji in v skladu s pravili, po katerih deluje društvo, bi lahko obdelavo osebnih podatkov v zvezi s temeljnim delovanjem društva, ki je urejeno z internimi akti, šteli kot obdelavo na podlagi drugega odstavka 10. člena ZVOP-1.

 

Glede na navedeno lahko izpeljemo, da bi bilo z vidika varstva osebnih podatkov, posredovanje zapisnika članom društva dopustno, če gre za obdelavo, ki je potrebna v zvezi s pravicami in obveznostmi članov društva, kot so te urejene z internimi akti društva (ti pa morajo biti seveda zakoniti, o čemer pa IP ni pristojen presojati). Odgovor je zato zlasti odvisen od pravil delovanja društva (aktov), kjer je lahko opredeljeno, da se zapisniki posredujejo vsem članom oziroma so navedeni nameni za tovrstno obveščanje članov. Z akti društva so sodelujoči člani na seji tudi informirani o možnosti posredovanja zapisnikov članom (in lahko temu ustrezno prilagodijo svoje izjave na seji). Nadalje bi v zvezi z aktivnostmi društva vsekakor veljalo upoštevati tudi naravo podatkov, ki so zapisani v zapisnikih, vsebine obravnave na seji, ipd. in zapisnike sestavljati na način, ki ne pomeni nepotrebnega poseganja v zasebnost članov (vendar pa je to stvar internega dogovora in pravil delovanja društva ter presega pristojnosti IP).

 

Če pa bi iz zapisnikov na primer izhajali t. i. občutljivi osebni podatki[1] ali po Splošni uredbi »posebne vrste osebni podatki«[2], potem obstajajo posebne omejitve[3], pri čemer v zvezi s tem točka d drugega odstavka člena 9 omenjene nove uredbe predvideva dopustnost obdelave posebnih vrst (občutljivih) osebnih podatkov s strani ustanov, združenj ali katerih koli drugih neprofitnih teles s političnim, filozofskim, verskim ali sindikalnim ciljem v okviru zakonitih dejavnosti in z ustreznimi zaščitnimi ukrepi ter pod pogojem, da se obdelava nanaša samo na člane ali nekdanje člane telesa ali na osebe, ki so v rednem stiku z njim v zvezi z njegovimi nameni, ter da se osebni podatki ne posredujejo zunaj tega telesa brez privolitve posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

 

IP ob tem še opozarja, da verjetno načeloma ne bi bilo brez soglasja dopustno zapisnikov objavljati na spletu (ali na drugem javnem mestu), saj bi tovrstno obveščanje članov težko utemeljili kot nujno za delovanje društva in bi lahko šlo za pretirano (nesorazmerno) poseganje v zasebnost posameznikov zgolj za namen obveščanja članov o delovanju društva.

 

Ali bi bilo v konkretnem primeru dopustno posredovati zapisnike članom se IP lahko opredeli le v inšpekcijskem postopku po proučitvi vseh okoliščin primera.

 

IP še dodaja, da ko člani prejmejo zapisnike, teh ne smejo brez ustrezne pravne podlage posredovati tretjim osebam (nečlanom društva). Če člani posredujejo podatke naprej je predpisana prekrškovna odgovornost, če za nadaljnje posredovanje ne obstaja ustrezna pravna podlaga.

 

Lep pozdrav,

 

 

 

Pripravil:

 

 

Anže Novak, univ. dipl. prav.

 

Mojca Prelesnik

Asistent svetovalca IP

 

informacijska pooblaščenka

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


[1] so podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške (v nadaljnjem besedilu: prekrškovne evidence); občutljivi osebni podatki so tudi biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin (19. tč. 6. čl. ZVOP-1).

[2] so podatki, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politično mnenje, versko ali filozofsko prepričanje ali članstvo v sindikatu, in obdelava genetskih podatkov, biometričnih podatkov za namene edinstvene identifikacije posameznika, podatkov v zvezi z zdravjem ali podatkov v zvezi s posameznikovim spolnim življenjem ali spolno usmerjenostjo (člen 9 (1) Splošne uredbe).

[3] 13. člen ZVOP-1 oziroma člen 9 Splošne uredbe.