Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 27.02.2018
Naslov: Zavarovanje in hramba posnetkov videonadzora
Številka: 0712-1/2018/418
Vsebina: Video in avdio nadzor, Rok hrambe OP
Pravni akt: Mnenje

Na Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju IP) ste poslali zgoraj navedeni dopis, v katerem prosite za  mnenje o tem, ali v primeru, ko se v poslovalnici zgodi škodni dogodek (npr. padec stranke), lahko zavarujete posnetke in jih hranite za morebitni postopek pred sodiščem, maksimalno do izpolnitve objektivnega zastaralnega roka? Razlog za to je predvsem v avtomatskem presnemavanju videonadzornih posnetkov po 30 dneh. Ker stranka svoj odškodninski zahtevek lahko uveljavlja v subjektivnem roku treh let, bi v primeru, da je potrebno posnetke brisati v treh mesecih, kot predvideva ZVOP-2,  ostali brez dokaznega materiala.

 

***

 

V zvezi z vašim vprašanjem vam uvodoma pojasnjujemo, da IP ne more podajati mnenj glede določb ZVOP-2, saj le ta še ni sprejet, Splošna Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) pa se prične uporabljati 25. 5. 2018.

 

V nadaljevanju vam zato na podlagi predstavljenega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; ZInfP) posredujemo neobvezno mnenje, ki je podano z vidika določb ZVOP-1.  

 

Iz vašega predstavljenega stanja sklepamo, da vas zanima dopustnost izločitve in zavarovanja posnetkov videonadzora, ki ga izvajate v trgovini, torej znotraj delovnih prostorov. Videonadzor znotraj delovnih prostorov ureja 77. člen ZVOP-1, kjer je v prvem odstavku določeno, da je izvajanje videonadzora znotraj delovnih prostorov dopustno le v izjemnih primerih, kadar je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja ali za varovanje tajnih podatkov ter poslovnih skrivnosti, tega namena pa ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi. Ob upoštevanju navedenih strogih pogojev za izvajanje videonadzora znotraj delovnih prostorov je videonadzor praviloma dopustno izvajati npr. v trgovinah, v skladiščih, na mestih v proizvodnji, kjer obstaja velika verjetnost odtujitve predmetov ali povzročitve večje škode, na bančnih okencih, nad blagajnami v gostinskih obratih, na  delovnih mestih, kjer se posluje z gotovino, na mestih, kjer se hranijo  tajni, občutljivi ali drugi zaupni osebni podatki, pri čemer morajo biti kamere usmerjene na nosilce takšnih podatkov in ne na zaposlene, ipd.

 

Dopusten namen pregledovanja posnetkov videonadzora znotraj delovnih prostorov je razviden iz določbe prvega odstavka 77. člena ZVOP-1, in sicer se posnetki lahko pregledujejo v primerih, ko je prišlo do incidenta oziroma škodnega dogodka, kot je npr. poškodovanje ljudi ter poškodovanje oz. odtujitev premoženja ali dokumentacije s tajnimi podatki ali poslovno skrivnostjo. Posnetke videonadzora je v teh primerih skladno z določbo 16. člena ZVOP-1 dopustno uporabljati le za določene in zakonite namene, med katere sodijo zlasti uveljavljanje, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. IP ob tem opozarja, da mora upravljavec osebnih podatkov v skladu s 5. točko prvega odstavka 24. člena ZVOP-1 zagotavljati tudi sledljivost pregledovanja in uporabe in posredovanja videoposnetkov (kateri posnetki so bili pregledovani oz. kopirani, kdo, kdaj in za kakšen namen oziroma iz kakšnih razlogov jih je pregledoval oz. kopiral, ..,).

 

Glede na to, da ZVOP-1 roka hrambe posnetkov videonadzora delovnih prostorov posebej ne določa, je pri določitvi roka hrambe treba upoštevati splošna določila ZVOP-1, predvsem 21. člen, po katerem se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Navedeno je treba razlagati skupaj s 3. členom ZVOP-1 (načelo sorazmernosti), ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.

 

Ob upoštevanju zakonitih namenov, zaradi katerih se izvaja videonadzor, načela sorazmernosti ter zakonitih namenov, zaradi katerih se lahko naredijo kopije določeni posnetkov, je treba glede roka hrambe ločiti med časom shranjevanja posnetkov, ki se zbirajo in hranijo v sami zbirki osebnih podatkov, t.j. v videonadzornem sistemu ter med časom hrambe kopij tistega dela posnetkov, ki se izdela in uporablja za namene uveljavljanja, izvajanja ali obrambe pravnih zahtevkov.

 

V praksi na splošno načeloma ni razloga, da bi se vsi posnetki v videonadzornem sistemu hranili dlje kot tri mesece (ali celo krajši čas, npr. 30 dni, kot sami navajate), saj v primeru, da upravljavec v tem roku ni zaznal incidenta ali suma, zaradi katerega bi bilo potrebno vpogledati v posnetke videonadzornega sistema,  obstaja zelo majhna verjetnost, da bo takšen incident ali sum zaznal po preteku tega roka.

 

Za razliko od časa hrambe vseh posnetkov v videonadzornem sistemu, kjer je trimesečni rok hrambe glede na zakonite namene, zaradi katerega se ti posnetki hranijo, po mnenju IP povsem dovolj, pa to ne velja za hranjenje kopij delov posnetkov, ki se izdelajo in uporabljajo za namene uveljavljanja, izvajanja ali obrambe pravnih zahtevkov. Kot že omenjeno, je kopije določenih posnetkov dopustno izdelati v primeru, če je to potrebno zaradi uveljavljanja, izvajanja ali obrambe pravnih zahtevkov, iz česar ob upoštevanju določb 21. člena ZVOP-1 ter zakonitih namenov uporabe posnetkov izhaja, da je kopije takšnih posnetkov dopustno hraniti toliko časa, dokler ti nameni niso izpolnjeni. V praksi to pomeni, da se lahko takšne kopije posnetkov praviloma hranijo toliko časa, dokler postopki, v okviru katerih se uveljavljajo, izvajajo ali branijo pravni zahtevki, niso zaključeni, v primeru, ko do takšnih postopkov ne pride, pa največ do roka, ko takšni zahtevki zastarajo, pri čemer se lahko upošteva splošni zastarali rok petih let iz 346. člena Obligacijskega zakonika.

 

IP meni, da zgoraj opisani roki hrambe in dopustni nameni uporabe posnetkov niso v nasprotju s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov (v nadaljevanju Splošna uredba), ki se bo začela uporabljati 25. 5. 2018. Tudi po določbi (c) točke prvega odstavka člena 5 Splošne uredbe morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (najmanjši obseg podatkov), (e) točka istega odstavka pa dovoljuje hranjenje osebnih podatkov v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo (omejitev shranjevanja). Glede na to, da je uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov mogoče šteti kot obdelavo, ki je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec, bi se po določbi (f) točke prvega odstavka člena 6 Splošne uredbe hranjenje in uporaba določenih posnetkov za te namene po mnenju IP lahko štela za zakonito, in sicer za toliko časa, kolikor je potrebno za dosego teh namenov.

 

 

Lep pozdrav,

                                                                                              Jože Bogataj,

                                                                            namestnik informacijske pooblaščenke