Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 12.02.2018
Naslov: Predložitev vozniškega dovoljenja in reg. številke na zahtevo delodajalca
Številka: 0712-1/2018/260
Vsebina: Delovna razmerja, Mediji, fotografije kot OP
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem sprašujete, ali lahko delodajalec od zaposlenih zahteva, da predložijo svoja vozniška dovoljenja in registrske številke osebnih avtomobilov. Vozniška dovoljenja želi poskenirati, navaja pa, da navedene podatke potrebuje za pripravo potnih nalogov.   

 

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

IP uvodoma podaja nekaj splošnih pojmov ZVOP–1 kot temeljnega zakona, ki ureja pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika oziroma posameznice pri obdelavi osebnih podatkov.

 

Osebni podatek je po 1. točki 6. člena ZVOP–1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, pri čemer je po 2. točki tega člena posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Po 3. točki 6. člena ZVOP–1 pomeni obdelava osebnih podatkov kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani, ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov, ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave).

 

Načelo sorazmernosti v 3. členu ZVOP–1 določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni, glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.  

 

Na podlagi prvega odstavka 8. člena ZVOP–1 se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. V drugem odstavku tega člena je predpisano, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.

 

V 10. členu ZVOP–1 je predpisano, da se v zasebnem sektorju, kamor spada tudi vaš delodajalec, osebni podatki lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika (prvi odstavek); ne glede na prejšnji odstavek se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo, ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe (drugi odstavek); ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (tretji odstavek).

 

Kljub temu, da ZVOP–1 dopušča več svobode pri obdelavi osebnih podatkov v zasebnem sektorju, saj lahko zasebni sektor obdeluje osebne podatke tudi na podlagi posameznikove osebne privolitve, pa na določenih področjih zakonodaja predpisuje nekatera obvezna pravila tudi pri obdelavi osebnih podatkov na področju zasebnega sektorja, npr. kadar je posameznik v odnosu do upravljavca osebnih podatkov (izrazito) šibkejša stranka, kot je to pri delovnih razmerjih, za kar gre tudi v vašem primeru. Delovnopravna zakonodaja je namreč namenjena prav zaščiti delavcev kot šibkejše stranke v tem razmerju, ki je torej v podrejenem oziroma slabšem položaju kot delodajalec. Zato je treba tudi v primeru osebne privolitve posameznika še posebej paziti, da ne pride do prekomernih posegov v zasebnost delavca oziroma do prisile v pristanek glede takšnega zbiranja delavčevih osebnih podatkov oziroma dokumentov.

 

V primeru obdelave osebnih podatkov delavcev je tako treba izhajati zlasti iz 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16 in 15/17 – odl. US, v nadaljevanju ZDR–1), po katerem se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom, ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (prvi odstavek). Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti (drugi odstavek). Osebne podatke delavcev, za zbiranje katerih ne obstaja več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati (tretji odstavek).

 

Obdelavo osebnih podatkov ter vrsto in vsebino evidenc na področju delovnih razmerij, podrobno ureja Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljevanju ZEPDSV), kjer so evidence, ki jih vodijo delodajalci, podrobneje določene v III. delu, in sicer so po 12. členu to: evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa in evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporih pri delodajalcu. V nadaljnjih členih tega poglavja je natančneje (taksativno) določena tudi vsebina teh evidenc oziroma kateri (osebni) podatki se v njih vpisujejo, med katerimi pa ni registrske številke osebnega avtomobila in vozniškega dovoljenja oziroma sploh fotografije delavca (ki jo vozniško dovoljenje mora vsebovati), kar pomeni, da delodajalec nima zakonske podlage, da bi od delavcev zahteval fotokopijo vozniškega dovoljenja (ali osebne izkaznice, potnega lista ipd.), saj vsebuje tudi osebni podatek (fotografijo), do katerega delodajalec načeloma ni upravičen; seveda pa lahko obdeluje vse predpisane podatke, ki sicer izhajajo iz navedenih dokumentov (npr. številka, datum izdaje ipd.).

 

Vendar pa je treba upoštevati tudi določbo omenjenega 48. člena ZDR–1, ki dopušča obdelavo osebnih podatkov tudi brez izrecne podlage v zakonu, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Delodajalec lahko tako glede na to določbo podatke o veljavnosti vozniškega dovoljenja pridobiva od tistih delavcev, ki so zaposleni na delovnih mestih, za katera se kot pogoj zahteva opravljen vozniški izpit določene kategorije. Kopirane vozniškega dovoljenja v predpisih izrecno ni urejeno, zato je treba upoštevati namen pridobitve kopije. Če je vozniški izpit pogoj za opravljanje zasedbo določenega dela, potem v skladu z načelom sorazmernosti pridobitev kopije vozniškega dovoljenja ni potrebna, saj delodajalcu za dosego namena (preverjanje izpolnjevanja pogojev) zadošča že vpogled v dokument in uradni zaznamek o vpogledu. V primeru kopiranja vozniškega dovoljenja pa lahko prekrijete podatke, ki jih delodajalec v zvezi z obveznostmi iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnih razmerjem ne potrebuje. Upoštevati je namreč treba, da vozniško dovoljenje, kot tudi osebna izkaznica ali potna listina (oziroma njihova fotokopija), vsebuje posnetek obraza posameznika (fotografijo, ki sicer lahko kaže tudi npr. na raso, zdravstveno stanje oziroma invalidnost), ki ima že biometrične značilnosti. Zaradi nevarnosti zlorab in kraj identitete pa je treba pri vsaki odločitvi o morebitnem zbiranju biometričnih podatkov ravnati izjemno previdno, kar je tudi eden od razlogov, da je zakonodajalec v omenjenih specialnih zakonih že sam predpisal stroge ukrepe v zvezi z zbiranjem oziroma fotokopiranjem osebnih dokumentov in omejil njihovo obdelavo na najmanjšo, torej nujno potrebno mero.

 

Če zaposleni pri opravljanju dela uporabljajo svoja vozila, delodajalec z namenom priprave potnih nalogov potrebuje podatke o osebnem vozilu (registrsko številko), ki ga zaposleni uporablja za konkretno službeno pot. Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja, ki določa višine povračil stroškov v zvezi z delom, povračil stroškov v zvezi s službenim potovanjem in drugih dohodkov, namreč v četrtem odstavku 5. člena določa, da se povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi. Iz potnega naloga mora biti razvidna odobritev delodajalca za posamezno vrsto prevoza.

 

Glede na navedeno torej lahko delodajalec od tistih delavcev, ki zasedajo delovna mesta, za opravljanje katerih je pogoj vozniško dovoljenje, pridobiva podatke o veljavnosti vozniškega dovoljenja (kar pa ne pomeni fotokopiranja vozniških dovoljenj), če delavci službene poti opravljajo s svojim vozilom, pa lahko zbira tudi registrske številke njihovih osebnih vozil.

 

IP ponovno poudarja, da je navedeno mnenje neobvezno, oblikovano glede na razpoložljive informacije, o ustreznosti in zakonitosti posredovanja osebnih podatkov v konkretnem primeru pa lahko presoja le v okviru inšpekcijskega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera.

 

Na koncu IP le še izpostavlja, da Splošna Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov), ki bo »nasledila« ZVOP-1, vsebuje določbe o dopustnih pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov v členu 6, ki v točki (1)(c) določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita, če je (med drugim) potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca, pri čemer pa Splošna uredba o varstvu podatkov v odstavku 2 istega člena določa, da države članice lahko ohranijo ali uvedejo podrobnejše določbe, da bi prilagodile uporabo pravil te uredbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zagotovitev skladnosti s točkama (c) in (e) odstavka 1, tako da podrobneje opredelijo posebne zahteve v zvezi z obdelavo ter druge ukrepe za zagotovitev zakonite in poštene obdelave, tudi za druge posebne primere obdelave iz poglavja IX.

 

Lepo vas pozdravljamo,

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

 informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:

Sonja Božič Testen,

državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov