Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 30.01.2018
Naslov: Obdelava podatkov o kaznovanosti iz interne evidence podjetja
Številka: 0712-1/2018/165
Vsebina: Delovna razmerja, Občutljivi OP, Upravljanje gospodarskih družb
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vase vprašanje: ali bo v skladu z GDPR po 25. maju 2018 še dopustno za izbrane kandidate za zaposlitev (periodično pa tudi za že zaposlene) preverjati vpis v 'mednarodno kazensko evidenco'. Kot ste dodatno pojasnili po telefonu, gre v opisanem primeru za neke vrste interno evidenco mednarodnega podjetja, v kateri naj bi zakonito hranili osebne podatke v povezavi z 'nekaznovanostjo' zaposlenih, v zvezi z izvajanjem t. i. »Sanction Screening«. Tako zaposlene kot izbrane kandidate za novo delovno mesto o tem obvestite: kandidat mora prav tako pred sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi predložiti potrdilo o nekaznovanosti ter potrdilo, da ni v kazenskem postopku. Zanima vas ali kot delodajalec lahko ta postopek še vedno izvajate, ne da bi pri tem kršili GDPR? Je potrebno razen obvestila delavcu storiti še kaj – npr. pridobiti pisno soglasje vsakega posebej?

 

V zvezi z vašimi vprašanji vam na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) najprej pojasnjujemo, da Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) dokončne odločitve o določeni obdelavi osebnih podatkov izven inšpekcijskega postopka ne more podati.

 

Iz vašega dopisa in pojasnil niti ne izhaja, kako naj bi pridobili osebne podatke za vnos v opisano evidenco podjetja, zato v tem delu IP ne more podati niti nezavezujočega mnenja o dopustnosti tovrstnega zbiranja osebnih podatkov. Lahko pa informativno pojasnimo, da štejejo podatki, ki izhajajo iz kazenske evidence, ki jo vodi Ministrstvo za pravosodje na podlagi Zakona o izvrševanju kazenskih sankcij (v nadaljevanju ZIKS-1) med občutljive osebne podatke, katerih pridobivanje je dopustno pod zakonsko določenimi pogoji (predvsem 250.a člen ZIKS-1). Lahko pa te podatke pridobi posameznik zase in jih, če je to za namen zaposlitve potrebno in primerno, na zahtevo predloži delodajalcu. Več o dopustnosti zbiranja potrdil o nekaznovanosti in s tem povezani obdelavi osebnih podatkov zaposlenih si lahko preberete na strani 9 v smernicah IP na temo varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf .

 

V zvezi z opisanimi postopki je torej najprej ključno vprašanje, ali osebne podatke zbirate na zakonit način? Ob tem izpostavljamo, da načeloma osebna privolitev ne more predstavljati veljavne in zakonite (že po veljavni zakonodaji) podlage za zbiranje osebnih podatkov, če je zaposleni ali kandidat za zaposlitev ne more odkloniti brez posledic za delovno razmerje, če je torej predložitev opisanih potrdil o nekaznovanosti, ki jih navajate obvezna. Več o pravnih podlagah za zbiranje osebnih podatkov zaposlenih si lahko preberete v zgoraj omenjenih smernicah IP.

 

V zvezi z novo evropsko Splošno Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES, ki se bo začela uporabljati 25. 5. 2018 in takrat nadomestila ZVOP-1 (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), pa pojasnjujemo, da ta vprašanja pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov ureja v 6. členu, pravnih podlag za obdelavo posebnih vrst (doslej imenovanih občutljivih) osebnih podatkov pa v 9. členu, pri čemer v skladu z 88. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov področje urejanja zagotovitve varstva pravic in svoboščin v zvezi z obdelavo osebnih podatkov zaposlenih v okviru zaposlitve, zlasti za namene zaposlovanja, izvajanja pogodbe o zaposlitvi, vključno z izpolnjevanjem obveznosti, določenih z zakonom ali kolektivnimi pogodbami, upravljanja, načrtovanja in organizacije dela, enakosti in raznolikosti na delovnem mestu, zdravja in varnosti pri delu, varstva lastnine zaposlenih ali potrošnikov in za namene individualnega ali kolektivnega izvajanja in uživanja pravic in ugodnosti, povezanih z zaposlitvijo, ter za namene prekinitve delovnega razmerja prepušča v možnost ureditve v področni nacionalni ureditvi, konkretno torej Zakon o delovnih razmerjih in druga delovnopravna zakonodaja. Zato v kratkem bistvenih sprememb na tem področju ni pričakovati.

 

V upanju, da ste dobili odgovore na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

Informacijski pooblaščenec:

Alenka Jerše, univ.dipl.prav.,

namestnica informacijske pooblaščenke