Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 18.01.2018
Naslov: Osebni podatki za evidenco športnikov
Številka: 0712-1/2017/2617
Vsebina: Društva, Posredovanje OP med upravljavci
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem pojasnjujete, da športna zveza na lokalni ravni ureja evidenco športnikov in na podlagi tega od vas kot predsednika odbojkaškega društva zahteva seznam igralk. Želijo pridobiti osebna imena, priimke in letnice rojstev igralk ter imena, priimke in kontaktne podatke funkcionarjev društva. Zanima vas, ali je takšna zahteva po osebnih podatkih zakonita in ali morate te podatke lokalni športni zvezi tudi posredovati?

 

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Posredovanje osebnih podatkov športni zvezi za upravljanje z evidenco, ki jo vodi, je možno le, če za to obstaja pravna podlaga skladno s 1. odstavkom 10. člena ZVOP-1. Dokončno lahko o zakonitosti konkretne obdelave IP presoja zgolj v okviru inšpekcijskega postopka. Informativno pa IP pojasnjuje, da so vsaj tri možnosti za zakonito posredovanje podatkov, odvisno od konkretnih okoliščin in namena obdelave.

 

1. Konkretna športna zveza je skladno s 40. členom ZŠpo-1 nacionalna panožna športna zveza. NPŠZ zahteva osebne podatke športnic za potrebe urejanja evidence registriranih in kategoriziranih športnikov, ki jo določa 77. člen ZŠpo-1. To velja le za podatke odbojkaric, saj ZŠpo-1 ne predstavlja podlage za obdelavo podatkov funkcionarjev društva.

 

2. Druga možnost je, da temeljni akt vašega društva, s katerim član ob včlanitvi soglaša, določa, da se društvo in z njim člani združujejo v športno zvezo. Tako je s svojim vstopom v društvo posameznik posledično podal svojo osebno privolitev za posredovanje osebnih podatkov zvezi društev, vendar v mejah svoje privolitve.

 

3. V kolikor prvi dve možnosti ne prideta v poštev, IP pojasnjuje, da se podatke posameznikov lahko posreduje le še z njihovo osebno privolitvijo. Predpogoj za to je, da so posamezniki podučeni o upravljavcu osebnih podatkov in namenih obdelave podatkov (1. odstavek 19. člena ZVOP-1).

 

 

Obrazložitev:

 

Skladno s 1. točko 6. člena ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo. Obdelava osebnih podatkov pa v skladu s 3. točko 6. člena ZVOP-1 pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago. Skladno s povedanim, imena, priimki in rojstni datumi odbojkaric oziroma članov društva ter imena, priimki in kontakti funkcionarjev predstavljajo osebne podatke, saj se nanašajo na določeno fizično osebo. Namen zbiranja oziroma obdelovanja osebnih podatkov s strani lokalne športne zveze pa je ureditev evidence športnikov, ki jo vodi, kar predstavlja zbirko osebnih podatkov.

 

Po določbi 5. člena Zakona o društvih (Uradni list RS, št. 64/11 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZDru-1) so društva pravne osebe zasebnega prava, pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov na področju zasebnega sektorja pa so podrobneje razdelane v 10. členu ZVOP-1. Kot je razvidno iz vašega zaprosila, pri zbiranju osebnih podatkov vaših članov in posredovanju le teh lokalni zvezi društev, pravne podlage iz 2. in 3. odstavka 10. člena ZVOP-1 v vašem primeru ne pridejo v poštev. Zaradi tega je potrebno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov članov vašega društva presojati z vidika določb 1. odstavka 10. člena ZVOP-1, ki določa,  da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.

 

IP ugotavlja, da nima dovolj informacij za podajo enoznačnega odgovora na vaše vprašanje. Zato vam v svojem neobveznem mnenju predstavlja tri možnosti, ki bi lahko prišle v poštev v vašem primeru, v katerih bi bilo posredovanje osebnih podatkov konkretni športni zvezi zakonito. Konkretno presojo pa morate opraviti vi, torej društvo, kot upravljavec in v primeru nejasnosti zahtevati pred posredovanjem od športne zveze dodatna pojasnila o pravni podlagi za posredovanje konkretnih podatkov.

 

1. Obdelava osebnih podatkov športnikov na podlagi ZŠpo-1

 

Področni zakon v smislu 1. odstavka 10. člena ZVOP-1 bi v konkretnem primeru lahko predstavljal Zakon o športu (Uradni list RS, št. 29/17; v nadaljevanju: ZŠpo-1), a je pravna podlaga v konkretnem primeru lahko relevantna le v obsegu, v katerem športna zveza zahteva osebne podatke odbojkaric, ki imajo status registriranih športnic ali bi se rade registrirale kot športnice. Namreč navedeni člen ne daje pravne podlage za zbiranje drugih osebnih podatkov oseb, ki nimajo statusa športnika (v vašem primeru so to lahko funkcionarji društva).

 

Določba 77. člena ZŠpo-1 daje pravno podlago Olimpijskemu komiteju Slovenije – Združenju športnih zvez (v nadaljevanju OKS-ZŠZ) za vodenje evidence registriranih in kategoriziranih športnikov. OKS-ZŠZ je dolžan skladno s 77. členom ZŠpo-1 na podlagi javnega pooblastila vzpostaviti evidenco registriranih in kategoriziranih športnikov, ki vsebuje sledeče podatke športnikov:

  • ime in priimek,
  • spol,
  • rojstne podatke,
  • stalno in začasno prebivališče,
  • tekmovalno licenco (naziv društva, obdobje),
  • športno panogo in športne rezultate (nastop oziroma uvrstitev, disciplina, starostna kategorija, kraj in datum tekmovanja), dosežene na uradnih mednarodnih in domačih tekmovanjih,
  • razred kategorizacije (mladinski, državni, perspektivni, mednarodni, svetovni, olimpijski) in podatek, ali gre za vrhunskega športnika.

 

Skladno s 4. odstavkom 77. člena ZŠpo-1 obliko evidence ter natančnejši postopek vpisa in izbrisa podrobneje določi OKS-ZŠZ v splošnem aktu, h kateremu da soglasje ministrstvo in se nato objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. IP ni znano, da bi OKS-ZŠZ sprejel takšen splošni akt kot ga določa navedeni člen, vendar je pa sprejel akt z naslovom Pogoji, pravila in kriteriji za registriranje in kategoriziranje športnikov v Republiki Sloveniji Strokovnega sveta Republike Slovenije za šport s št. 013-21/2017/5 z dne 19. 4. 2018 (v nadaljevanju Pogoji, pravila in kriteriji), ki določa podrobnejša pravila glede evidence registriranih in kategoriziranih športnikov.

 

ZŠpo-1 v 32. členu določa, da se posameznik lahko registrira kot športnik, če je star najmanj 12 let, je član športnega društva, ki je včlanjeno v nacionalno panožno športno zvezo (v nadaljevanju NPŠZ) ali v Zvezo za šport invalidov Slovenije – Paraolimpijski komite, in ima s strani OKS-ZŠZ potrjen nastop na tekmovanju uradnega tekmovalnega sistema ter je vpisan v evidenco registriranih in kategoriziranih športnikov. Športnik je lahko tudi posameznik, ki je mlajši od 12 let, vendar ni mlajši od 10 let, ki je registriran v olimpijskih športnih disciplinah individualnih športnih panog, pri katerih lahko na svetovnih prvenstvih v članski kategoriji nastopajo športniki mlajši od 18 let. Vključitev v evidenco registriranih in kvalificiranih športnikov, ki jo določa 77. člena ZŠpo-1, je predpogoj za registracijo posameznika kot športnika. Torej določbe ZŠpo-1 dajejo pravno podlago za obdelavo navedenih osebnih podatkov v obliki evidence posameznikov, ki se registrirajo kot športniki, vendar v mejah, ki jih določa 77. člen ZŠpo-1.

Pogoji, pravila in kriteriji v točkah 1.3.1.3., 1.3.2.5., 1.3.3.9 in 1.3.3.11 določajo, da so NPŠZ tiste, katerih naloga je, da pridobivajo in obnavljajo podatke športnikov v evidenci registiranih in kategoriziranih športnikov. NPŠZ so skladno s 40. členom ZŠpo-1 zveze društev, registrirane v skladu z ZDru-1, ki so včlanjene v OKS-ZŠZ ali mednarodno panožno športno zvezo, ki je del mednarodnega olimpijskega gibanja. NPŠZ so nosilci uradnih tekmovalnih sistemov v Republiki Sloveniji in skrbijo za strokovna usposabljanja v svojih športnih panogah.

 

Skladno z informacijami, ki ste jih podali v elektronski pošti, IP pojasnjuje, da bi lahko zahteva za pridobitev osebnih podatkov odbojkaric s strani športne zveze temeljila na določbah ZŠpo-1. Pogoj za zakonitost takega ravnanja je, da je konkretna športna zveza skladno s 40. členom ZŠpo-1 nacionalna panožna športna zveza - NPŠZ. Nadaljnji pogoj je, da NPŠZ zbira in obdeluje podatke skladno s svojo pristojnostjo pridobivanja in obnavljanja podatkov registriranih športnikov v evidenci registriranih in kategoriziranih športnikov. Skladno s 77. členom ZŠpo-1 so imena, priimki in letnice rojstev športnikov podatki, ki predstavljajo sestavni del evidence in jih NPŠZ v ta namen lahko zakonito zbirajo.

 

V primeru, da pogoja nista izpolnjena (npr. v kolikor konkretna športna zveza ni NPŠZ), pa IP ni znana druga zakonska podlaga za vzpostavitev in vodenje evidence športnikov, kot jo navajate. V tem primeru je obdelava osebnih podatkov lahko možna zgolj na podlagi osebne privolitve posameznikov.

 

2. ZDru-1  in obdelava osebnih podatkov na podlagi privolitve

 

ZDru-1 ne določa obdelave osebnih podatkov članov društva, zato je obdelava njihovih osebnih podatkov, kamor spada tudi posredovanje njihovih osebnih podatkov športni zvezi društev, z vidika določbe 1. odstavka 10. člena ZVOP-1 dopustna na podlagi osebne privolitve posameznika. Osebna privolitev posameznika je v 14. točki 6. člena ZVOP-1 definirana kot prostovoljna izjava volje posameznika, da se lahko njegovi osebni podatki obdelujejo za določen namen, in je dana na podlagi informacij, ki mu jih mora zagotoviti upravljavec po tem zakonu. Osebna privolitev je lahko pisna, ustna ali druga ustrezna privolitev posameznika. Oblika pisne privolitve je lahko podana tudi s pristopno izjavo k članstvu v društvu.

 

Združevanje v društva je kakor to določata 1. in 2. odstavek 2. člena ZDru-1 prostovoljno ter vsakdo lahko postane član društva in v društvu deluje pod pogoji, ki jih slednje določi v svojem temeljnem aktu. Izhajajoč iz navedenega, so pravice posameznika v okviru njegovega delovanja znotraj določene organizacije omejene s pravili delovanja organizacije, saj posameznik s svojo včlanitvijo v društvo poda osebno privolitev in se s tem strinja s pravili, po katerih deluje posamezno društvo.

 

IP opozarja tudi na določbe 12. člena ZDru-1, ki urejajo upravljanje društva, in sicer določajo:

“(1) Člani društva ter pooblaščene osebe pravnih oseb, članic društva, sodelujejo pri upravljanju društva neposredno ali posredno po predstavnikih, izvoljenih organih oziroma zastopniku društva na način, določen s temeljnim aktom.

(2) S temeljnim aktom društvo določi način sodelovanja članov društva iz drugega odstavka prejšnjega člena pri upravljanju društva ter njihove posebne pravice in dolžnosti.”.

 

Po ZDru-1 si torej društvo samo določi namen in cilje, dejavnost oziroma naloge ter način delovanja. Vse to mora urejati temeljni akt društva. Nadalje, pa posameznik lahko postane član društva pod pogoji, ki jih društvo določi v temeljnem aktu. Prav tako je tudi obdelava osebnih podatkov članov dopustna pod pogoji, kot jih določa temeljni akt, pri čemer pa mora biti posameznik ob vstopu v društvo s tem aktom seznanjen in se tako šteje, da je bil s takšno seznanitvijo seznanjen tudi z nameni obdelave svojih osebnih podatkov. Enako mora biti član društva tekoče seznanjen tudi z vsemi spremembami temeljnega akta.

 

Če iz temeljnega akta društva izhaja, da se društvo in njegovi člani zaradi zasledovanja svojih interesov združujejo v športno zvezo, ki jo omenjate v elektronskem sporočilu, in da vaše društvo avtomatično postane tudi član te zveze, potem lahko navedeni zvezi posredujete osebne podatke članov. V takšnem primeru se namreč šteje, da je bil posameznik ob posredovanju svojih osebnih podatkov vašemu društvu seznanjen s tem, da bodo njegovi osebni podatki posredovani tudi navedeni športni zvezi in je s svojim vstopom v društvo ter s tem s sprejetjem temeljnega akta društva posledično podal svojo osebno privolitev za takšno posredovanje osebnih podatkov.

 

V primeru, da v vašem temeljnem aktu nimate določeno, da se društvo in s tem vaši člani zaradi zasledovanja svojih interesov združujejo v navedeno športno zvezo in da z včlanitvijo v vaše društvo avtomatično postanejo tudi člani te zveze, oziroma da člani s tem niso bili seznanjeni, potem lahko osebne podatke vaših članov posredujete omenjeni zvezi le na podlagi osebne privolitve posameznika. To pomeni, da mora biti vsak član društva, katerega osebni podatki naj bi se posredovali, med drugim seznanjen skladno s 1. odstavkom 19. člena ZVOP-1 z informacijami o upravljavcu osebnih podatkov in o namenu oziroma namenih, za katere naj bi se ti osebni podatki obdelovali. Če posameznik ne poda privolitve k obdelavi osebnih podatkov, ni dovoljeno posredovati podatkov drugim subjektom izven društva.

 

 

Upamo, da smo vam z našimi pojasnili uspeli pomagati.

 

S spoštovanjem,

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

 Informacijska pooblaščenka