Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 10.01.2018
Naslov: Osebni podatki umrlih
Številka: 0712-1/2017/2609
Vsebina: Vpogled v OP umrlih, Statistika in raziskovanje
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja osebnih podatkov umrlih oseb. V dopisu ste navedli, da ste od Upravne enote Ribnica dobili zavrnitev vloge za vpogled v podatek o poroki izpred 105 let na podlagi mnenja IP, št. 0712-1/2017/2505. Menite, da je ta odločitev nezakonita. Zakon namreč ščiti matične podatke, ki so mlajši od 100 let, vsi drugi pa so prosto dostopni. Vsi državni arhivi v naši državi imajo tovrstne podatke javno dostopne, saj gre za zgodovinsko nacionalno dediščino. V primeru, da so v isti matični knjigi tudi mlajši podatki, se stranki da na vpogled knjigo tako, da se mlajše podatke zakrije. V primeru, da stranka prosi samo za vpogled v en vpis, vsi arhivi brez težav posredujejo fotografijo želene strani v matični knjigi. Zanima vas, ali je glede na mnenje IP potemtakem delo vseh državnih arhivov nezakonito. IP očitate, da je njegovo mnenje v nasprotju z duhom zakona. Zakon namreč ne omejuje vpogleda v določene knjige, ampak v podatke. V konkretnem primeru je šlo namreč za to, da je podatek želel potomec poročencev iz leta 1912, upravna enota pa je na podlagi mnenja IP posamezniku prepovedala vpogled v podatek o tem, kdaj in kje se je poročil njegov praded. Zanima vas, ali se nam zdi običajno, da mora človek za podatek o poroki svojega pradeda izkazati pravni interes. V dopisu ste še omenili, da zaplet ovira vaše delo, od katerega živite. Zaradi napačne in neživljenjske razlage zakona vaša raziskava čaka že tri mesece, kar vam povzroča poslovno škodo. Slovenska ustava zagotavlja svobodno tržno gospodarstvo, ki ga državni organi ne smejo ovirati.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

V zvezi z mnenjem IP, št. 0712-1/2017/2505 pojasnjujemo, da:

  • iz mnenja IP ne izhaja, da pridobivanje podatkov o umrlih v konkretnem primeru ni dopustno, saj IP ni niti ne bi smel izven inšpekcijskega postopka presojati konkretnega primera in zakonitosti obdelav osebnih podatkov,
  • iz mnenja IP izhaja, da mora o zahtevi za posredovanje podatkov presojati upravljavec,
  • so v mnenju IP zgolj navedene pravne podlage za pridobivanje teh podatkov glede na določbe Zakona o matičnem registru (ZMatR),
  • je v mnenju IP med drugim navedeno, da imajo na podlagi tretjega odstavka 29. člena ZMatR v primeru, da je od smrti vpisanega poteklo najmanj 20 let in ta v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, ne glede na določbe zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov, pravico do vpogleda v osebne podatke umrlega tudi druge osebe, ki izkažejo, da bodo te podatke uporabljale v znanstveno-raziskovalne, kulturne ali publicistične namene, ožji družinski člani pa vpogledu ne nasprotujejo,
  • iz mnenja IP izhaja, da pa morajo o dostopnosti gradiva po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih presojati za to pristojni arhivi.

 

 

8. člen ZVOP-1, na splošno določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ki določa tudi namen obdelave osebnih podatkov ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, ki pa mora biti predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.

 

Po določbi prvega odstavka 9. člena ZVOP-1 se osebni podatki v javnem sektorju, kamor sodijo upravne enote, lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom pa se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.

 

Področni zakon, ki ureja posredovanje podatkov posameznikov iz matičnega registra, izdajo izpiskov oziroma potrdil ter vpogled v matični register, je Zakon o matičnem registru (Uradni list RS, št. 11/11; v nadaljnjem besedilu ZMatR). ZMatR je glede materije, ki jo ureja, specialen predpis. ZVOP-1 se torej uporabi le za vprašanja, ki jih specialni predpis ne ureja.

 

ZMatR v 28. členu natančno določa, katere osebe so upravičene do izdaje izpiskov in potrdil, in sicer je določeno, da se izpiski in potrdila iz matičnega registra izdajajo na zahtevo posameznika, na katerega se vpis nanaša, na zahtevo drugih oseb pa le, če imajo njegovo pisno privolitev ali zakonsko pooblastilo.

 

V primeru, da vpisani ni več živ in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, se izpiski in potrdila iz matičnega registra lahko izdajo osebam, ki izkažejo zakoniti interes za uporabo osebnih podatkov in če temu ožji družinski člani ne nasprotujejo. Ožji družinski člani po tem zakonu so zakonec, otroci in starši umrlega. Pod enakimi pogoji ZMatR v drugem odstavku 29. člena dopušča tudi vpogled v osebne podatke umrle osebe v matičnem registru. Z vidika ZVOP-1 torej ni pomembno, ali se zahteva vpogled ali pridobitev potrdila oziroma izpiska iz matičnega registra.

 

Tretji odstavek 29. člen ZMatR določa, da v primeru, da je od smrti vpisanega poteklo najmanj 20 let in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, imajo ne glede na določbe zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov, pravico do vpogleda v njegove osebne podatke tudi druge osebe, ki izkažejo, da bodo te podatke uporabljale v znanstveno-raziskovalne, kulturne ali publicistične namene, ožji družinski člani pa vpogledu ne nasprotujejo.

 

Ob tem dodajamo, da je pritožbeni organ za pritožbo zoper odločbo, ki ste nam jo posredovali Ministrstvo za notranje zadeve RS. IP pa v okviru podaje splošnih neobvezujočih mnenj zgolj pojasnjuje, katere pravne podlage so relevantne v opisanem primeru, nikakor pa ne daje navodil upravljavcem, kako ravnati v konkretnih primerih.

 

Kar se tiče določb Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (ZVDAGA), IP pojasnjuje, da se te uporabljajo za arhivsko gradivo, ki ga odbere in hrani pristojni arhiv. Določbe ZVDAGA se ne uporabljajo za gradivo, ki ga hranijo posamezni upravljavci pri sebi, četudi ga sami označijo kot arhivsko gradivo.

 

Glede na vaše navedbe, da gre v konkretnem primeru lahko tudi za osebne podatke iz arhivskega gradiva, vam IP svetuje, da se za mnenje v zvezi z izročitvijo arhivskega gradiva arhivu obrnete na pristojni arhiv Arhiv Republike Slovenije, Zvezdarska 1, 1002 Ljubljana. Po 40. členu Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14) morajo javnopravne osebe izročiti javno arhivsko gradivo arhivu najkasneje 30 let po nastanku gradiva in sicer tudi gradivo, ki vsebuje osebne podatke v skladu s predpisi, ki urejajo področje osebnih podatkov. Če je navedeno gradivo pri ustvarjalcu še vedno v uporabi in je neobhodno potrebno za njegovo poslovanje, se tridesetletni rok izročitve javnega arhivskega gradiva za posamezno gradivo iz prvega in drugega odstavka tega člena izjemoma lahko podaljša za največ deset let na podlagi odločbe arhiva. Vlogi za izdajo navedene odločbe mora javnopravna oseba obvezno priložiti popis arhivskega gradiva, v zvezi s katerim prosi za izjemno podaljšanje roka.

 

V upanju, da ste dobili pojasnilo na svoja vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

 

 

 

Pripravila:                                                                                Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,                                            Informacijska pooblaščenka

svetovalka pri IP