Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 22.11.2017
Naslov: Pravna podlaga študentskih servisov za obdelavo OP
Številka: 0712-1/2017/2279
Vsebina: EMŠO in davčna, Posredovanje OP med upravljavci, Delovna razmerja
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem vas zanima, ali imajo študentski servisi pravno podlago za hrambo davčnih številk, številk osebnih dokumentov in EMŠO številk.

 

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Študentski servisi lahko hranijo številke osebnih dokumentov ter davčne številke študentov in dijakov, saj te osebne podatke potrebujejo za opravljanje svojih nalog – izdajanje napotnic. IP pa ni zasledil nobenih zakonskih določb, ki bi predstavljale pravno podlago za hrambo in obdelavo EMŠO številk študentov in dijakov. Nadalje, obdelava EMŠO številk v konkretnem primeru ni v skladu z načelom sorazmernosti, saj študentski servisi razpolagajo že z davčnimi številkami svojih članov, na podlagi katerih so posamezniki že enoznačno identificirani.

 

 

Obrazložitev:

 

Skladno s 1. točko 6. člena ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. IP pojasnjuje, da gre pri obdelavi osebnih podatkov kot jo navajate, torej zbiranje davčnih številk, številk osebnih dokumentov in EMŠO številk posameznikov, za obdelavo osebnih podatkov v smislu ZVOP-1.

 

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov s strani organizacij ali delodajalcev, ki posredujejo začasna in občasna dela dijakom in študentom (kamor spadajo študentski servisi) so določene v 1. odstavku 8. člena ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.

 

1. Zakonska podlaga za obdelavo osebnih podatkov:

Kar zadeva zakonsko podlago za hrambo oziroma obdelavo osebnih podatkov članov študentskih servisov, IP ugotavlja, da dano dejavnost ureja Zakon o zaposlovanju in zavarovanju za primer brezposelnosti (Uradni list RS, št. 107/06 – uradno prečiščeno besedilo, 114/06 – ZUTPG, 59/07 – ZŠtip, 51/10 – odl. US, 80/10 – ZUTD in 95/14 – ZUJF-C; v nadaljevanju ZZZPB). Navedeni zakon je bil sicer že leta 2010 razveljavljen in zamenjan z novejšim Zakonom o urejanju trga dela (Uradni list RS, št. 80/1040/12 – ZUJF, 21/1363/13100/1332/14 – ZPDZC-1, 47/15 – ZZSDT in 55/17; v nadaljevanju ZUTD), vendar se bodo zadevne določbe, skladno s 192. členom ZUTD, od 6. do 6.f člena ZZZPB uporabljale vse do uveljavitve novega zakona, ki bo urejal posredovanje začasnih in občasnih del dijakom in študentom. Posledično je kot zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov s strani študentskih servisov treba vzeti navedene določbe ZZZPB, ter še pripadajoče določbe Pravilnika o pogojih za opravljanje dejavnosti agencij za zaposlovanje (Uradni list RS, št. 139/06 in 80/10 – ZUTD; v nadaljevanju Pravilnik).

 

ZZZPB v 6. členu določa, da je naloga študentskih servisov izdaja napotnic za občasno in začasno delo dijakov in študentov ter posredovanje teh napotnic Inšpektoratu Republike Slovenije za delo, kar naj minister, pristojen za delo, podrobneje uredi s podzakonskim aktom in v koncesijski pogodbi, ki jo sklene s študentskim servisom. Skladno z navedenim členom Pravilnik v 19. členu določa osebne podatke in druge podatke o dijakih in študentih, ki jih mora napotnica vsebovati. V 4. alineji 1. odstavka 19. člena Pravilnika je določeno, da sta obvezna podatka napotnice med drugim tudi davčna številka in številka osebnega dokumenta študenta ali dijaka. Naloga študentskega servisa je izdaja navedenih napotnic, kar pomeni, da potrebuje davčne številke in številke osebnih dokumentov članov za namene svojega delovanja. Pravilnik ne določa, da bi študentski servisi potrebovali tudi EMŠO številke svojih članov. IP ne pozna nobene druge podlage, ki bi določala, da študentski servisi lahko zbirajo tudi EMŠO številke.

 

Nadalje, skladno s 123.a členom ZUTD Študentska organizacija Slovenije (v nadaljevanju ŠOS) vodi evidenco študentskega dela. Evidenca vsebuje osebne podatke kot so: ime, priimek, davčno številko, EMŠO številko in druge osebne podatke dijakov in študentov, ki opravljajo občasno in začasno delo. ZUTD v 123.a členu ne določa, da bi ŠOS zbirala tudi številke osebnih dokumentov. Skladno s 1. odstavkom 124.a člena ŠOS pridobiva osebne podatke, ki jih potrebuje za namene vzpostavitve evidence študentskega dela, od koncesionarjev za posredovanje občasnega in začasnega dela, torej tudi od študentskih servisov, in ministrstva, pristojnega za notranje zadeve kot upravljavca Centralnega registra prebivalstva. Navedene določba pa nikakor ni moč razumeti, da bi dajala pravno podlago študentskim servisom za obdelavo vseh osebnih podatkov, ki jih ŠOS hrani v svoji evidenci študentskega dela, za enolično identifikacijo dijaka oz. študenta pa zadošča zgolj davčna številka.

 

2. Obdelava osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve:

Druga podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki jo določa 8. člen ZVOP-1, je osebna privolitev posameznika. To pomeni, da bi študentski servisi lahko zbirali EMŠO številke dijakov in študentov na podlagi osebne privolitve slednjih. Navkljub temu, IP pojasnjuje, da obdelovalce osebnih podatkov zavezuje načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1. Načelo sorazmernosti zahteva, da so osebni podatki, ki se obdelujejo ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Načelo velja za vsakršno obdelavo osebnih podatkov, tudi za obdelavo na podlagi osebne privolitve posameznika. V zvezi s tem je namreč v prvi vrsti potrebno opozoriti, da tako EMŠO kot tudi davčna številka vsaka zase omogočata popolno identifikacijo posameznika. Za enoznačno identifikacijo posameznika je tako dovolj le ena od številk. Namreč, treba je vzeti v zakup, da EMŠO pomeni osnovno in najtočnejšo identifikacijo posameznika ter se iz te številke lahko razberejo tudi drugi podatki o posamezniku, kot sta njegova starost in spol. IP zato priporoča, da se EMŠO številka obdeluje le v izjemnih primerih, ko razkritje EMŠO res terja potreba po višji stopnji pravne varnosti. V konkretnem primeru takšna potreba ni izkazana. 

 

Poleg tega se v primeru zbiranja več identifikatorjev (v konkretnem primeru davčne številke, številke osebnega dokumenta in EMŠO številke) na podlagi osebne privolitve, ki bi bila 'izsiljena' s pogojevanjem storitve, torej včlanitve v študentski servis ter opravljanja začasnih in občasnih del, zastavlja vprašanje, ali sploh lahko govorimo o osebni privolitvi, če posameznik določene storitve pri študentskem servisu ne bi mogel dobiti brez posredovanja vseh navedenih identifikatorjev hkrati.

 

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Pripravila:

Neja Domnik, univ. dipl. prav.

raziskovalka IP

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka