Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 08.11.2017
Naslov: Hramba OP pri nagradnih igrah
Številka: 0712-1/2017/2161
Vsebina: Rok hrambe OP, Neposredno trženje, nagradne igre
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem vas zanima, koliko časa je potrebno hraniti zapisnik o nagradni igri in osebne podatke o prejemnikih nagrad.

 

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Pravna podlaga za hrambo osebnih podatkov po ZVOP-1 odpade z izpolnitvijo namena, za katerega so bili osebni podatki zbrani in nadalje obdelovani, če poseben zakon ne zahteva nadaljnje hrambe (npr. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih). Po izpolnitvi namena obdelave osebnih podatkov se ti zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo. Če pravila nagradne igre na določajo drugače, se namen izpolni z izvedbo nagradne igre in obvestitvijo prejemnikov nagrad ter njihovo podelitvijo. V kolikor vrednost nagrad presega 42 EUR vas IP glede časa hrambe zapisnika in drugih podatkov glede nagradne igre napotuje na zakonodajo o davkih in davčnem postopku.

 

Obrazložitev:

 

Skladno s 1. točko 6. člena ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. ZVOP-1 v 1. odstavku 10. člena določa, da se lahko osebni podatki v zasebnem sektorju obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.

 

Rok hrambe osebnih podatkov je v ZVOP-1 predpisan v 21. členu, ki v 1. odstavku določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. V 2. odstavku istega člena pa je določeno, da se osebni podatki po izpolnitvi namena obdelave zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.

 

Iz navedenega sledi, da pravna podlaga za hrambo osebnih podatkov prejemnikov nagrad po ZVOP-1 načeloma odpade z izpolnitvijo namena, za katerega so bili osebni podatki zbrani in nadalje obdelovani. To potrjuje tudi določba 16. člena ZVOP-1, kjer je določeno, da se osebni podatki lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače. Iz določb 21. člena ZVOP-1 sicer izrecno ne izhaja, da bi moral upravljavec obdelavo osebnih podatkov omejiti s časom hranjenja oziroma da bi moral posameznik pred podajo privolitve k obdelavi njegovih osebnih podatkov, biti predhodno pisno seznanjen s časom shranjevanja, kar pomeni, da je odločanje o času hrambe osebnih podatkov prepuščeno obdelovalcu osebnih podatkov.

 

To pomeni, da v kolikor nimate skladno z namenom zbiranja osebnih podatkov v pravilih nagradne igre, v katere je posameznik na začetku privolil, določenega sorazmernega roka hrambe osebnih podatkov, je potrebno osebne podatke prejemnikov nagrad izbrisati takrat, ko se je namen, zaradi katerega so se zbirali, izpolnil. To bo v konkretnem primeru najverjetneje takrat, ko se nagradna igra konča oziroma, ko boste določili prejemnike nagrad in jih o tem obvestili ter podelili nagrade. Enaka ureditev velja tudi za zapisnik o nagradni igri v delu, ki določa prejemnike nagrad, saj gre prav tako za obdelavo osebnih podatkov prejemnikov nagrad, razne če bi drug predpis izjemoma zahteval nadaljnjo hrambo.

 

IP vas še opozarja, da v kolikor gre za nagrado, katere vrednost presega znesek 42 EUR, morate upoštevati zakonodajo, ki ureja dohodninski davek in davčni postopek.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

Pripravila:

Neja Domnik, univ. dipl. prav.

raziskovalka IP

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka