Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 16.10.2017
Naslov: Kopiranje dokumentov
Številka: 0712-1/2017/2015
Vsebina: Delovna razmerja, Razno
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne 8. 10. 2017 prejel vaše e-sporočilo, kateremu ste priložili vabilo na razgovor s Pošto Slovenije d.o.o. za delovno mesto pismonoše, ki vam ga je poslal Zavod RS za zaposlovanje in v katerem je med drugim navedel, da poleg življenjepisa in spričevala prinesete še kopijo osebnega dokumenta in vozniškega dovoljenja. Sprašujete nas, ali to sploh smejo zahtevati glede na to, da gre za seminar in prvi razgovor.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točki prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

Osebni podatek je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek (1. in 2. točka 6. člena ZVOP-1). Obdelava osebnih podatkov pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje (3. točka 6. člena ZVOP-1).

 

Glede na zgoraj navedeno pomeni zbiranje kopije osebnega dokumenta obdelavo osebnih podatkov, za katero mora imeti upravljavec ustrezno pravno podlago.

 

Pri presoji dopustnosti obdelave osebnih podatkov je treba upoštevati 8. člen ZVOP-1, ki določa splošne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, ter glede na upravljavca osebnih podatkov še 9. člen ZVOP-1, ki določa pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, ali 10. člen ZVOP-1, ki določa pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju. Prvi odstavek 8. člena ZVOP-1 določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Drugi odstavek istega člena pa določa, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Pri vsaki obdelavi osebnih podatkov je treba upoštevati tudi načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.

 

Glede na to, da ste bili vabljeni na predstavitev delovnega mesta in razgovor z delodajalcem, IP sklepa, da je namen zbiranja kopije osebnega dokumenta ugotavljanje vaše istovetnosti in zagotavljanje točnosti podatkov, namen zbiranja kopije vozniškega dovoljenja pa preverjanje izpolnjevanja pogojev za zasedbo delovnega mesta (v vabilu namreč nameni niso navedeni).

 

IP pojasnjuje, da pogoje za kopiranje osebnih dokumentov določata 4. člen Zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/2011) in 4.a člen Zakona potnih listinah (Uradni list RS, št. 29/2011-UPB4), iz katerih izhaja, da je za ugotavljanje istovetnosti, državljanstva oziroma kontrolo točnosti podatkov dopusten vpogled v osebno izkaznico ali potni list, kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z njiju. To pomeni, da upravljavec osebnih podatkov za dosego navedenih namenov ne sme zahtevati kopije osebnega dokumenta, prav tako osebnega dokumenta brez pisne privolitve imetnika, ki mora biti vnaprej seznanjen z namenom kopiranja, ne sme kopirati. Izjeme predstavljajo le notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, ki lahko v skladu z navedenima členoma kopirajo osebno izkaznico ali potni list, če kopijo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana v konkretnem postopku.   

 

Kopiranja vozniškega dovoljenja posebej ne ureja noben zakon, zato je treba upoštevati namen pridobitve kopije. Če je vozniški izpit pogoj za zasedbo določenega delovnega mesta, potem v skladu z načelom sorazmernosti pridobitev kopije vozniškega dovoljenja ni potrebna, saj delodajalcu za dosego namena (preverjanje izpolnjevanja pogojev) zadošča že vpogled v dokument in uradni zaznamek o vpogledu.

 

 

Lepo vas pozdravljamo,

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka