Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 09.10.2017
Naslov: Podatki o plači s katerimi se lahko seznani vodja enote
Številka: 0712-1/2017/1934
Vsebina: Delovna razmerja, Zavarovanje osebnih podatkov, Upravljanje gospodarskih družb
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne 20. 9. 2017 prejel vaš dopis, v katerem ste pojasnili, da ste ugotovili, da je IP že v prejšnjih mnenjih navedel, da je podatek o variabilnem delu plače v zasebnem sektorju takrat, kadar se nanaša na točno določenega oz. določljivega posameznika, varovan osebni podatek. Zanima vas, katere podatke o plačah se lahko posreduje poslovodnim osebam za potrebe izvajanja delovnega procesa, in sicer ali tudi na primer obračunana višina dodatkov za nagrajevanje delovne uspešnosti zaposlenih sodi v to kategorijo, glede na to, da je skladno z internimi pravili družbe neposredno nadrejeni tista oseba, ki odloča o višini nagrajevanja, ki se nanaša na t.i. kratkoročno delovno uspešnost pri delu. Prosite nas za mnenje, v kakšnem obsegu lahko delodajalec (za potrebe poslovodenja) vodjem poslovnih enot in strokovnih služb posreduje podatke o plačah za delavce, zaposlene v njegovi enoti (npr. podatke vezane na osnovno bruto plačo, višino dodatkov za delovno uspešnost in pogoje dela), ki so določeni v ZDR-1, Kolektivni pogodbi in pogodbi o zaposlitvi.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

 

Glede na to, da noben zakon izrecno ne določa, katere podatke o plačah delavcev lahko delodajalec posreduje vodjem poslovnih enot in strokovnih služb za namene poslovodenja, je obseg teh podatkov treba določiti v vsakem primeru posebej in upoštevaje načelo sorazmernosti glede na to, kateri podatki so potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja v konkretnem primeru. Gre namreč, kot je razbrati, za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca in posledično interno določitev upravljavca, o tem, katere osebe v okviru delodajalca so v zvezi z izvajanjem svojih nalog oz. funkcij do določenih podatkov upravičene in za katere namene.

 

 

Obrazložitev:

 

Iz vašega dopisa izhaja, da sprašujete glede podatkov o plači, ki so opredeljeni kot osebni podatki, saj se nanašajo na točno določene oz. določljive posameznike in ne gre za anonimizirane podatke (npr. po posameznih enotah). Ker IP konkretne presoje primera z vidika varstva osebnih podatkov izven inšpekcijskega postopka ne more narediti, se ne more opredeliti, katere osebne podatke o plačah delavcev lahko delodajalec za potrebe poslovodenja posreduje vodjem poslovnih enot in strokovnih služb. IP sme, v skladu s svojimi pristojnostmi, o tem vprašanju podati le splošno mnenje. Ob tem poudarjamo, da iz vašega opisa primera IP domneva, da gre za obdelavo osebnih podatkov znotraj delodajalca oz. podjetja (to je upravljavec osebnih podatkov) in ne posredovanje osebnih podatkov tretjim. Bistveno je torej, da zagotovite primarno zakonitost obdelave osebnih podatkov o zaposlenih s strani podjetja. V okviru ukrepov zavarovanja osebnih podatkov, pa mora vsak upravljavec v skladu s 24. členom ZVOP-1 med drugim zagotoviti, da do podatkov ne dostopajo nepooblaščene osebe. V zvezi s tem IP vsem upravljavcem zato priporoča, da bodisi v svojih aktih (če je to zanje obvezno) bodisi na drug ustrezen način predpišejo oz. določijo postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter v zvezi s tem tudi določijo osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke. Vsak funkcionar, zaposleni in drug posameznik, ki opravlja dela ali naloge pri osebah, ki obdelujejo osebne podatke, pa je dolžen varovati tajnost osebnih podatkov, s katerimi se seznani pri opravljanju njegovih funkcij, del in nalog. Dolžnost varovanja tajnosti osebnih podatkov ga obvezuje tudi po prenehanju funkcije, zaposlitve, opravljanja del ali nalog ali opravljanja storitev pogodbene obdelave.

 

Iz vašega dopisa je razvidno, da, v skladu s 23. točko 6. člena ZVOP-1, sodite v zasebni sektor. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju je podrobno urejena v 10. členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ne glede na navedeno, se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Ne glede na prvi odstavek 10. člena ZVOP-1 pa se lahko v skladu s tretjim odstavkom 10. člena ZVOP-1 v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

 

ZVOP-1 je splošen predpis, ki na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, za posamezna pravna področja pa se varstvo osebnih podatkov ureja tudi s področnimi zakoni. Področni zakon v smislu navedene določbe je Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16 in 15/17 – odl. US, nadaljevanju: ZDR-1). Na podlagi prvega odstavka 48. člena ZDR-1 se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Navedena določba naj bi omejevala delodajalca pri zbiranju, omejitvi namenov in nadaljnji obdelavi delavčevih osebnih podatkov, ki niso potrebni za izvajanje pogodbe o zaposlitvi.

 

Na podlagi podatkov, ki ste te nam jih posredovali, IP lahko pojasni le, da delodajalcu v konkretnem primeru zakon eksplicitno ne predpisuje, katere podatke o plačah delavcev lahko posreduje vodjem poslovnih enot in strokovnih služb znotraj delodajalca, zato mora obseg teh podatkov določiti glede na to, kateri podatki so potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja v konkretnem primeru. V kolikor pa bi šlo za posredovanje osebnih podatkov izven delodajalca oz. upravljavca mora za to posebej obstajati ustrezna pravna podlaga (kot navajamo zgoraj). Pri teh presojah mora vedno izhajati tudi iz načela sorazmernosti (3. člen ZVOP-1), na podlagi katerega morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.

 

Pripravila:

Jasna Duralija, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka