Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 24.09.2017
Naslov: Kopije potnih listin tujcev
Številka: 0712-1/2017/1821
Vsebina: Upravne enote, Upravni postopki, Razno
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da se vam v postopkih izdaje dovoljenj po Zakonu o tujcih zastavlja vprašanje, ali je upravna enota v skladu s 5. odstavkom 33. člena Zakona o tujcih in v skladu z 4a. členom Zakona o potnih listinah upravičena zahtevati od stranke, da v spis predloži kopijo potne listine. Na to kopijo uradnik v skladu z 29. členom Pravilnika o izvrševanju zakona o potnih listinah odtisne žig: »Ta kopija je bila izdelana za namen... . Prepovedano je nadaljnje kopiranje.« in pridobi podpis tujca, da soglaša s kopijo potne listine. Vaše osebno mnenje je, da tudi, če tujec soglaša s kopiranjem potne listine ali kopijo potne listine celo sam dostavi, upravna enota nima zakonske podlage, da to kopijo vzame in jo hrani v spisu (v skladu s 4a. členom Zakona o potnih listinah, imajo namreč pravico kopirati potno listino le notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve in seveda imetnik sam). Menite, da mora tujec v postopkih po Zakonu o tujcih potno listino oziroma njeno overjeno kopijo upravni enoti predložiti le na vpogled, tako da uradna oseba lahko izpiše potrebne podatke oziroma jih vnese v ustrezne registre, zatem pa potno listino oziroma njeno overjeno kopijo vrniti tujcu.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter  2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

 

9. člen ZVOP-1 določa, da se lahko osebni podatki v javnem sektorju (kamor spadajo tudi upravne enote) obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil. Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Ne glede na prvi odstavek obravnavanega člena se lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tudi tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

 

V Zakonu o potnih listinah (Uradni list RS, št. 29/11 – UPB; v nadaljevanju ZPLD-1) je v 4.a členu določeno, da smejo potne listine kopirati upravljavci zbirk osebnih podatkov samo v primerih, ki jih določa zakon. Potno listino v skladu z drugim odstavkom navedenega člena lahko poleg njenega imetnika kopirajo notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana v konkretnem postopku (pojma finančna družba in finančne storitve sta opredeljena v zakonu, ki ureja bančništvo). V skladu s tretjim odstavkom pa je potno listino za vnaprej določene namene dovoljeno kopirati tudi na podlagi pisne privolitve imetnika potne listine. V primerih, ki niso opisani v drugem in tretjem odstavku 4.a člena, je za ugotavljanje istovetnosti, državljanstva oziroma kontrolo točnosti podatkov, dopusten vpogled v potno listino imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje. Ob kopiranju potne listine je treba z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija potne listine ne bo uporabljala za druge namene in da se ne bo nadalje kopirala, tako, da se v skladu z 29. členom Pravilnika o izvrševanju zakona o potnih listinah (Uradni list RS, št. 48/09, 55/13 in 79/16) na kopijo navede namen, za katerega je bila kopija izdelana in izpolni oznaka »Ta kopija je bila izdelana za namen …« ter zapiše datum izdelave kopije z besedilom »Prepovedano je nadaljnje kopiranje.«. Na vlogo imetnika potne listine je upravljavec zbirk osebnih podatkov dolžan izdati potrdilo o kopiji potne listine, na katerem je naveden namen rabe kopije in rok, za katerega upravljavec kopijo potrebuje. Imetnik potne listine lahko kopijo potrdi s svojim podpisom. Kopijo potne listine je prepovedano hraniti v elektronski obliki.

 

Peti odstavek 33. člena Zakona o tujcih (Uradni list RS, št. 16/17 – UPB; v nadaljevanju ZTuj-2), na katerega se poleg 4.a člena ZPLD-1 sklicujete v svojem vprašanju določa, da mora vlagatelj prošnji za izdajo dovoljenja za prebivanje priložiti veljavno potno listino iz tretjega odstavka tega člena oziroma overjeno kopijo takšne listine ter druga dokazila in listine o izpolnjevanju pogojev iz tretjega in četrtega odstavka tega člena. Če je po tem zakonu pogoj za izdajo dovoljenja za prebivanje veljavno delovno dovoljenje, se lahko prošnja za izdajo dovoljenja za prebivanje vloži sočasno s prošnjo za izdajo delovnega dovoljenja.

 

Iz zgoraj navedenih zakonskih določb še ne izhaja, da je upravna enota v postopkih po Zakonu o tujcih upravičena zahtevati kopijo potne listine od vsakega tujca oziroma vlagatelja prošnje za dovoljenje za prebivanje, saj bi to bilo v nasprotju s pojmom pisne privolitve imetnika potne listine, od katerega upravna enota zahteva podpis na kopiji potne listine, četudi bi bili vnaprej določeni nameni hrambe v spisu oziroma nadaljnje obdelave vsebovanih osebnih podatkov. IP zato meni, da je vaše razmišljanje s tega vidika pravilno in da je upravna enota na podlagi zgoraj navedenih zakonskih določb upravičena od vlagatelja zahtevati zgolj predložitev potne listine oziroma njene overjene kopije na vpogled, da lahko izpiše potrebne podatke in jih vnese v ustrezne zbirke oziroma registre.  

 

Vendar pa IP tudi meni, da upravni enoti pri vodenju upravnih postopkov, povezanih z izdajo dovoljenj za bivanje osebam, ki niso državljani Republike Slovenije, k pridobitvi kopije potne listine izjemoma in v posamičnih konkretnih primerih daje zakonsko pravno podlago Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju ZUP), ki uradnim osebam (uslužbencem upravnih enot) nalaga izvajanje dokazov o vseh dejstvih, pomembnih za izdajo odločbe.

 

ZUP v 10. členu določa, da o tem, katera dejstva je šteti za dokazana, presodi uradna oseba, pooblaščena za vodenje postopka oziroma odločanje v upravni zadevi po svojem prepričanju, na podlagi vestne in skrbne presoje vsakega dokaza posebej in vseh dokazov skupaj ter na podlagi uspeha celotnega postopka.

 

139. člen ZUP določa, da lahko uradna oseba, ki vodi postopek, med postopkom ves čas ugotavlja dejansko stanje in izvaja dokaze o vseh dejstvih, pomembnih za izdajo odločbe, tudi o tistih, ki v postopku še niso bila navedena. Uradna oseba, ki vodi postopek, odredi po uradni dolžnosti izvedbo vsakega dokaza, če spozna, da je to potrebno za razjasnitev zadeve. Uradna oseba, ki vodi postopek, si preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje. Enako ravna uradna oseba glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila. Če uradne evidence ne vodi organ, ki je pristojen za odločanje, je dolžan od pristojnega organa podatke zahtevati takoj oziroma najkasneje v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge. Zaprošeni organ je dolžan te podatke brezplačno posredovati takoj oziroma najkasneje v roku 15 dni, če ni v predpisu, ki ureja uradno evidenco, drugače določeno. Uradna oseba lahko pridobiva za potrebe ugotavljanja dejanskega stanja osebne podatke iz uradnih evidenc o stranki, ki je vložila zahtevo za uvedbo postopka, razen, če je stranka pridobitev teh podatkov izrecno prepovedala. Podatke, ki štejejo za davčno tajnost, ali se nanašajo na rasno in drugo poreklo, politična, verska in druga prepričanja, pripadnost sindikatu, spolno vedenje, kazenske obsodbe ter zdravstvene podatke, si lahko uradna oseba v skladu s prejšnjima odstavkoma priskrbi le, če tako določa zakon, ali na podlagi izrecne pisne privolitve stranke oziroma druge osebe, na katero se ti podatki nanašajo. Določbe prejšnjega odstavka se uporabljajo tudi v postopku, uvedenem po uradni dolžnosti, v katerem se odloča o pravici stranke. Določbe petega in šestega odstavka 139. člena se štejejo za zadostno zakonsko podlago za pridobivanje osebnih podatkov v smislu zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov, ne glede na to, ali posebni (materialni) zakoni za posamezne vrste upravnih postopkov vsebujejo takšno podlago. Način pridobivanja podatkov o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje, kakšen drug državni organ, organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila, podrobneje določi Vlada Republike Slovenije z uredbo.

 

140. člen ZUP pa nadalje določa, da mora stranka dejansko stanje, na katero opira svoj zahtevek, navesti natančno, po resnici in določno. Če ne gre za splošno znana dejstva, mora stranka za svoje navedbe predlagati dokaze in jih, če je mogoče, predložiti. Če stranka sama tega ne stori, zahteva to od nje uradna oseba, ki vodi postopek. Od stranke se ne zahteva, naj preskrbi in predloži dokaze, ki jih lahko hitreje in lažje preskrbi organ, ki vodi postopek, in tudi ne, naj predloži taka potrdila, ki jih organi po 180. členu tega zakona niso dolžni izdajati. Če stranka v določenem roku ne predloži dokazov, organ samo zaradi tega ne sme zavreči zahteve po drugem odstavku 67. člena tega zakona, temveč mora postopek nadaljevati.

 

Ker v primeru izdaje (podaljšanja) dovoljenja za bivanje uradna oseba, ki vodi upravni postopek, ne more priskrbeti dokazov iz uradnih evidenc, jih lahko pridobi le od stranke (vlagatelja prošnje za dovoljenje za prebivanje). Fotokopiranje potnega lista (vendar pod zgoraj navedenimi pogoji in ob zahtevi, da so fotokopije ustrezno označene) je v takšnem postopku torej upravičeno, v kolikor želi s tem uradna oseba zagotoviti dokaz, na podlagi katerega je vodila upravni postopek in sprejela svojo odločitev. Le na takšen način je namreč mogoče pri morebitni reviziji postopka naknadno preveriti pravilnost izvedenega postopka in ustreznost odločitve organa.

 

Lep pozdrav,

 

Pripravila:

mag. Petra Ratajec,

državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka