Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 19.06.2017
Naslov: Posredovanje osebnih podatkov občini
Številka: 0712-1/2017/1262
Vsebina: Upravne enote, Občine, Posredovanje OP med upravljavci
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani!

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je 14. 6. 2017 prejel vaše elektronsko sporočilo s priloženo prošnjo za mnenje št. 021-1279/2017-2 z dne 13. 6. 2017. IP prosite za mnenje, ali je občina glede na določila Zakona o lokalni samoupravi upravičena do podatkov o materah novorojenih otrok. Župan je namreč izrazil željo, da bi materam novorojenčkov poslal ob rojstvu osebno čestitko, v ta namen pa bi občina potrebovala osebno ime matere in njen naslov.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter  2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

 

Po mnenju IP iz vaših navedb ni razbrati, da bi posredovanje čestitk materam novorojenčkov s strani župana predstavljalo izvrševanje nalog iz pristojnosti občine, zato je obdelava osebnih podatkov dopustna samo z osebno privolitvijo posameznice.

 

Osebni podatki se lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače (16. člen ZVOP-1).

 

Konkretne presoje primera IP tudi z vidika varstva osebnih podatkov izven inšpekcijskega postopka v nobenem primeru ne more narediti.

 

 

1. Splošno o podlagah za obdelavo osebnih podatkov

 

Krovni zakon, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov, je ZVOP-1.

 

Na podlagi ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.

 

ZVOP-1 nadalje v prvem odstavku 8. člena določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti na podlagi drugega odstavka 8. člena ZVOP-1 določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.

 

Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor uvrščamo upravne enote in občine, ureja ZVOP-1 v določbah člena 9, ki določa:

 »(1) Osebni podatki v javnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.

(2) Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil.

(3) Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.

(4) Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.«.

 

Ob tem IP opozarja na načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki pomeni, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti.

 

2. Podlaga za obdelavo osebnih podatkov v obravnavanem primeru

 

Posredovanje imena, priimka in naslova fizične osebe občini nedvomno predstavlja obdelavo osebnih podatkov.

 

Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO in 76/16 – Odl. US; v nadaljevanju: ZLS) v določbah 1. in 2. člena določa, da so občine temeljne lokalne samoupravne skupnosti, ki v okviru ustave in zakonov samostojno urejajo in opravljajo svoje zadeve in izvršujejo naloge, ki so nanje prenesene z zakoni. Predmetni zakon nadalje določa v 21. členu, da občina samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena “(izvirne naloge)“, ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom, ter te naloge tudi primeroma navaja.

-       omogoča pogoje za gospodarski razvoj občine in v skladu z zakonom opravlja naloge s področja gostinstva, turizma in kmetijstva;

-       načrtuje prostorski razvoj, v skladu z zakonom opravlja naloge na področju posegov v prostor in graditve objektov ter zagotavlja javno službo gospodarjenja s stavbnimi zemljišči;

-       ustvarja pogoje za gradnjo stanovanj in skrbi za povečanje najemnega socialnega sklada –

-       v okviru svojih pristojnosti ureja, upravlja in skrbi, za lokalne javne službe;

-       pospešuje službe socialnega skrbstva, za predšolsko varstvo, osnovno varstvo otroka in družine, za socialno ogrožene, invalide in ostarele,…

 

ZLS ureja obdelavo osebnih podatkov nadalje v določbah 21.a člena. Občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe (prvi odstavek 21.a člen ZLS). Občina tako pridobiva in obdeluje o posameznikih določene osebne podatke, ki jih pridobiva (drugi odstavek in prvi stavek tretjega odstavka 21.a člen ZLS). Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon, upravljavec zbirke podatkov pa mora občini omogočiti dostop tudi do drugih podatkov iz zbirke, če je to določeno z zakonom in če te podatke občina potrebuje za izvajanje svojih z zakonom določenih pristojnosti (tetji odstavek 21.a člen ZLS).

Podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki jo občini daje ZLS, je torej zakonska podlaga za zbiranje in nadaljnjo obdelavo v zvezi z izvajanjem nalog, za katere je občina pristojna (v okviru izvirne ali prenesene pristojnosti) in se nanašajo na lokalne zadeve javnega pomena. Po mnenju IP na podlagi navedenega ni mogoče sklepati, da bi posredovanje čestitk materam novorojenčkov s strani župana predstavljalo izvrševanje nalog iz pristojnosti občine, zato je obdelava osebnih podatkov dopustna samo z osebno privolitvijo posameznice. V primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov, saj ZVOP-1 načeloma prepoveduje naknadno spremembo namena obdelave.

 

IP je pri svojem delu že obravnaval primere glede posredovanja osebnih podatkov občinam. Predlagamo vam, da se z njimi seznanite. Priporočamo vam, da si v zvezi s tem preberete npr. mnenja št. 0712-382/2006/2, 0712-370/2007/2, 0712-1/2012/681in 0712-1/2016/2469.[1]  

 

S spoštovanjem!

Pripravila:

Nataša Siter, univ. dipl. prav.

svetovalka IP


Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka


[1] Dostopna preko našega spletnega iskalnika na povezavi: http://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/