Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 06.01.2017
Naslov: Snemanje sestanka s starši in CSD
Številka: 0712-1/2017/19
Vsebina: Snemanje sej in javnih dogodkov, Šolstvo
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne 3. 1. 2017 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da starši enega otroka želijo, da se sestanki med šolo, CSD in njimi avdio posnamejo. Ker šola nima prav nobenih izkušenj s tovrstnim zapisom sestankov, prosite za mnenje oz. odgovore na naslednja vprašanja:

1.     Ali šola sploh sme snemati sestanke?

2.     Če da, pod kakšnimi pogoji se to sme početi?

3.     Ali je za to potrebna posebna vrsta naprave?

4.     Kako in kdo hrani in varuje posnetek?

5.     Ali se posnetek, tako kot zapisnik, pošlje vsem prisotnim na sestanku?

 

V nadaljevanju vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali in na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1-UPB1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem:

      

Snemanje (zvočno ali slikovno) brez podlage v zakonskih določbah ali osebni privolitvi posameznika, ni dovoljeno. Ob smiselni razlagi določila drugega odstavka 9. člena ZVOP-1, bi bilo snemanje sestankov javnega zavoda dopustno pod pogojem, da vsi navzoči v to privolijo - ob predpostavki, da snemanje in nadaljnja obdelava posnetkov sestanka ni namenjena izvajanju oblastnih nalog. V kolikor pa je snemanje sestankov javnega zavoda nujno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog in obveznosti javnega zavoda, predstavlja zakonsko podlago za snemanje četrti odstavek 9. člena ZVOP-1.

 

Namen snemanja in obdelava posnetka morata biti opredeljena v notranjem aktu javnega zavoda, tako da ni dvoma o tem, da so vsi udeleženci sestanka obveščeni, da se sestanki snemajo, za kakšen namen in koliko časa se bodo posnetki hranili. Če so določbe notranjega akta o snemanju sestankov in uporabi posnetkov dovolj natančne in brez omejitev dostopne javnosti oz. so vsi udeleženci z njimi vnaprej seznanjeni na drug primeren način, bi lahko šteli, da je privolitev v obdelavo osebnih podatkov, kot jo za določene namene ureja notranji akt javnega zavoda (praviloma za pripravo zapisnika sestanka), podana z udeležbo na sestanku.

 

Za zavarovanje in hrambo posnetkov veljajo določbe 21., 24. in 25. člena ZVOP-1.

 

Ustavno sodišče je že pred leti sprejelo stališče[1], da je del posameznikove pravice do zasebnosti tudi njegova pravica do lastnega glasu, pravica na glasu. Ta zagotavlja vsakomur, da sam odloči o podobi svoje osebnosti v komunikaciji z drugimi. V posameznikovi besedi se namreč izraža njegova osebnost. Pravica na glasu obsega tudi upravičenje vsakega posameznika, da sam sprejme odločitev o tem, ali bo njegov glas posnet in s tem preko nosilca zvoka morda posredovan tretjim osebam, s čimer se beseda in glas od njega ločita in osamosvojita. Zapis daje oblast nad tujo osebo, tujo osebno dobrino, ker omogoča ponovitev in tako posega v izključno pravico osebe, da razpolaga s tem, kar je govorila, da sama odloča, kdo naj to sliši ali kdo lahko to sliši[2].

 

Snemanje različnih sestankov, razgovorov ipd. ni posebej zakonsko urejeno. Tako tudi v teh primerih in kadar s snemanjem nastaja zbirka osebnih podatkov velja splošno pravilo, po katerem je za vsak poseg v varstvo osebnih podatkov potreben pravni temelj. Pravica do varstva osebnih podatkov temelji na možnosti posameznika, da sam odloča, komu in za katere namene bo prepustil določene svoje osebne podatke.

 

IP je pri svojem delu že obravnaval številne primere glede snemanja sestankov, sej občinskega sveta ipd. ter o tem izdal številna neobvezujoča mnenja. Predlagamo vam, da se z njimi seznanite. Priporočamo vam, da si pogledate predvsem mnenji št. 0712-1/2016/2184 in 0712-1/2015/911.[3] Iz navedenih mnenj izhaja, da se v primeru, ko snemanja sestanka ne ureja poseben zakon, snemanje lahko izvaja le na podlagi predhodne privolitve udeležencev, pri čemer pa posameznik snemanje lahko odkloni, kar pa zanj ne sme imeti negativnih posledic. V nasprotnem primeru bi bilo tovrstno početje nedopustno. V tem delu IP še dodaja, da je posameznika oz. vse udeležence sestanka predhodno treba seznaniti s samim namenom snemanja, nadaljnji obdelavi posnetka (kdo bo eventualni uporabnik teh posnetkov), kdo bo upravljavec zbirke osebnih podatkov in seveda o roku njegove hrambe.

 

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodi javni zavod (šola), je določena z 9. členom ZVOP-1. Določba prvega odstavka 9. člena ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Po drugem odstavku pa lahko nosilci javnih pooblastil obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Po četrtem odstavku 9. člena ZVOP-1 se lahko, ne glede na prvi odstavek tega člena, v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

 

Ker je podlaga za snemanje sestankov javnega zavoda, kadar to ni namenjeno izvajanju oblastnih nalog javnega zavoda in pri katerem prihaja do obdelave osebnih podatkov vseh navzočih na sestanku, lahko izključno osebna privolitev za snemanje (tako zvočno kot tudi slikovno) vseh udeleženih, mora javni zavod ugovor zoper snemanje katerega od udeležencev sestanka upoštevati.

 

Če pa gre za snemanje sestanka javnega zavoda, ki ga je mogoče uvrstiti pod četrti odstavek 9. člena ZVOP-1 (nujno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog in obveznosti javnega zavoda), bi lahko ob predhodnem publiciranju dejstva, da bodo (tovrstni) sestanki javnega zavoda zvočno oziroma slikovno snemani, ne glede na privolitev kateregakoli udeleženca (torej tudi ob nasprotovanju udeležencev), javni zavod sestanke lahko snemal na podlagi četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1.

 

Glede na vaše navedbe IP ugotavlja, da bi s snemanjem sestankov nastala zbirka osebnih podatkov, katere upravljavec[4] bi bil javni zavod, ki je dolžan upoštevati določila ZVOP-1, predvsem glede zavarovanja osebnih podatkov in hrambe podatkov.

 

Ker je za vsakršno zakonito obdelavo osebnih podatkov bistven namen njihove obdelave, IP zato poudarja določbo 16. člena ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače. Hkrati pa je treba upoštevati načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, po katerem morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Namena snemanja sestankov sicer niste navedli, vendar IP predvideva, da starši želijo snemanje sestankov za namene dokazovanja vsebine dogovorjenega. IP se postavlja vprašanje, ali je takšen namen snemanja sestankov resnično sorazmeren ukrep. Po mnenju IP bi bilo namreč bolj sorazmerno, če bi sestanke sicer snemali, vendar zgolj za namene sestave prepisa oz. zapisnika vsebine sestanka. Po tem, ko bi na podlagi zvočnega posnetka sestanka pripravili zapisnik njegove vsebine, bi se tako zvočni posnetek sestanka zbrisal ali drugače uničil. Kot namreč izhaja iz določbe 21. člena ZVOP-1, se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. IP meni, da je namen zvočnega snemanja sestanka izpolnjen, ko je zapisnik ali magnetogram sestanka potrjen, takrat pa tudi preneha razlog hrambe zvočnega posnetka in ste dolžni ravnati po 21. členu ZVOP-1.

 

Glede vprašanja primerne snemalne naprave IP pojasnjuje, da naprave oz. opreme za snemanje niso predpisane, zato je to stvar vaše odločitve in (že) razpoložljivih naprav.

 

Vprašanje, ali morate posnetek, tako kot zapisnik, poslati vsem prisotnim na sestanku, ni v pristojnosti IP. V kolikor tovrstni sestanki predstavljajo kakršnokoli dejanje po Zakonu o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju ZUP) (npr. ustna obravnava, zaslišanje prič, izjave strank, ipd.), ste dolžni postopati po določbah ZUP. Ker IP meni, da bi, glede na predstavljeno dejansko stanje, zakonito snemanje sestankov pomenilo snemanje za namen sestave zapisnika, posredovanje posnetka sestanka vsem prisotnim na sestanku ni potrebno. IP predlaga, da se prisotnim na sestanku posreduje le zapisnik. V kolikor bi kdo od prisotnih oporekal primernosti oz. pravilnosti vsebine zapisnika, pa se mu omogoči tudi poslušanje. Kot že navedeno, se nato posnetek, po potrditvi zapisnika, uniči.

 

 

Lep pozdrav,

 

 

Pripravila:
Monika Voga, univ.dipl.prav.,
svetovalka pri IP                                                                          


Informacijski pooblaščenec
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka


[1] Odločba USRS št. 472/02 z dne 7. 10. 2004.

[2] Izsek iz odločbe USRS; točka 10.

[3] Oboje dostopno preko našega spletnega iskalnika na povezavi: http://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/

[4] Upravljavec osebnih podatkov – je fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave (6. točka 6. člena ZVOP-1).