Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 19.12.2016
Naslov: Vpogled v matični register
Številka: 0712-1/2016/2589
Vsebina: Upravne enote
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je 7. 12. 2016 prejel vaše elektronsko sporočilo, s katerim se na IP obračate z vprašanjem v zvezi z odobritvijo dostopa do osebnih podatkov iz matičnih knjig. Na vašo upravno enoto se je obrnila gospa, ki je etnologinja, pisateljica, antropologinja in pesnica in želi napisati etnološko monografijo o nekem podeželskem naselju, in sicer  o prebivalcih tega naselja od prvih znanih virov do danes. Od občine, kjer je to naselje, je prejela v lanskem letu denarno nagrado v zahvalo za njena etnološka prizadevanja na območju občine. Že ob podelitvi nagrade je občini obljubila, da bo sredstva porabila za raziskovanje tega naselja. Prosilka je sicer napisala že več podobnih zgodovinskih knjig za različna ruralna naselja v Sloveniji. V svoji vlogi je navedla, da je doslej poleg drugega zgodovinskega gradiva že izpisala ustrezne matične podatke o poročenih, rojenih in umrlih v tem naselju za določena časovna obdobja. Podatke je dobila v nadškofijskem arhivu in v lokalnem župnijskem arhivu. Sedaj pa želi matične podatke o družinah v tem naselju dopolniti nekako od zadnje četrtine 19. stoletja dalje (do zakonsko dovoljene izrabe podatkov iz matičnih knjig), kot navaja v svoji prošnji. Prosilka želi  sama pregledovati matične knjige in iz njih izpisovati matične podatke o družinah v tem naselju. Prosite za mnenje.

 

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

 ZMatR je glede materije, ki jo ureja, specialen predpis. ZVOP-1 se torej uporabi le za vprašanja, ki jih specialni predpis ne ureja.

 

Tretji odstavek 29. člen ZMatR določa, da v primeru, da je od smrti vpisanega poteklo najmanj 20 let in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, imajo ne glede na določbe zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov, pravico do vpogleda v njegove osebne podatke tudi druge osebe, ki izkažejo, da bodo te podatke uporabljale v znanstveno-raziskovalne, kulturne ali publicistične namene, ožji družinski člani pa vpogledu ne nasprotujejo.

 

Po določbi 8. člena ZVOP-1, ki je splošne narave glede določanja dopustne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ker je določba splošne narave, so pravne podlage za dopustno obdelavo osebnih podatkov posebej določene še v 9. členu ZVOP-1 za javni sektor in v 10. členu ZVOP-1 za zasebni sektor.

 

Po določbi prvega odstavka 9. člena ZVOP-1 se osebni podatki v javnem sektorju, kamor sodijo tudi upravne enote, lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom pa se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.

 

Področni zakon, ki ureja posredovanje podatkov posameznikov iz matičnega registra, izdajo izpiskov oziroma potrdil ter vpogled v matični register je Zakon o matičnem registru (Uradni list RS, št. 11/11; v nadaljnjem besedilu ZMatR). Ta v 28. členu natančno določa, katere osebe so upravičene do izdaje izpiskov in potrdil, in sicer je določeno, da se izpiski in potrdila iz matičnega registra izdajajo na zahtevo posameznika, na katerega se vpis nanaša, na zahtevo drugih oseb pa le, če imajo njegovo pisno privolitev ali zakonsko pooblastilo. V primeru, da vpisani ni več živ in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, se izpiski in potrdila iz matičnega registra lahko izdajo osebam, ki izkažejo zakoniti interes za uporabo osebnih podatkov in če temu ožji družinski člani ne nasprotujejo. Ožji družinski člani po tem zakonu so zakonec, otroci in starši umrlega. Pod enakimi pogoji ZMatR v drugem odstavku 29. člena dopušča tudi vpogled v osebne podatke umrle osebe v matičnem registru. Z vidika ZVOP-1 torej ni pomembno, ali se zahteva vpogled ali pridobitev potrdila oziroma izpiska iz matičnega registra.

 

Tretji odstavek 29. člen ZMatR določa, da v primeru, da je od smrti vpisanega poteklo najmanj 20 let in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, imajo ne glede na določbe zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov, pravico do vpogleda v njegove osebne podatke tudi druge osebe, ki izkažejo, da bodo te podatke uporabljale v znanstveno-raziskovalne, kulturne ali publicistične namene, ožji družinski člani pa vpogledu ne nasprotujejo.

 

Na kakšen način in pod kakšnimi pogoji bo upravljavec osebnih podatkov dopustil vpogled v matični register, je v njegovi pristojnosti. Ob tem mora biti pozoren le na 3. poglavje ZVOP-1, ki ureja zavarovanje osebnih podatkov, in upravljavcu osebnih podatkov nalaga sprejetje organizacijskih, tehničnih in logično-tehničnih postopkov in ukrepov, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov (24. in 25. člen).

 

Glede na to, da gre v konkretnem primeru lahko tudi za osebne podatke iz arhivskega gradiva, vam IP dodatno svetuje, da prosilko napotite tudi na Arhiv Republike Slovenije, saj 63. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14) določa, da je javno arhivsko gradivo v arhivih na podlagi pisne zahteve za uporabo ali preko objave na svetovnem spletu dostopno vsakomur.

 

V upanju, da smo vam z našimi pojasnili pomagali, vas lepo pozdravljamo.

 

Pripravila:                                     
Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,               
asistentka svetovalca pri IP                   


Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka