Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 27.10.2016
Naslov: Zvočno snemanje sej
Številka: 0712-1/2016/2184
Vsebina: Snemanje sej in javnih dogodkov
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je 24. 10. 2016 prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem navajate, da Svet za elektronske komunikacije Republike Slovenije (v nadaljevanju: Svet) namerava v prihodnje svoje seje zvočno snemati. Namen snemanja sej je zgolj priprava zapisnika. Po potrditvi zapisnika bo magnetogram seje uničen. Zaradi pravilnosti izvedbe prosite za pojasnila v zvezi z naslednjimi vprašanji:

1.     ali je pogoj za zvočno snemanje, da se vsi navzoči strinjajo s snemanjem seje,

2.     ali mora Svet pridobiti (pisno) soglasje od vseh svojih članov za vsako sejo posebej,

3.     ali mora Svet pridobiti (pisno) soglasje od drugih navzočih (npr. razni gosti), ki sodelujejo na seji,

4.     ali je način hrambe do uničenja in uničenje posnetka predpisan,

5.     ali obstajajo še kakšni drugi specifični pogoji, ki jih mora Svet zagotavljati za zakonito zvočno snemanje sej,

6.     za administrativno tehnično podporo skrbi AKOS oziroma sekretarka SEK, ki je zaposlena na AKOS. Ali mora AKOS v katerem od svojih dokumentov posebej navesti, da ustvarja zvočne zapise sej in z njim razpolaga do uničenja?

 

 V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

Ob smiselni razlagi določila drugega odstavka 9. člena ZVOP-1, bi bilo snemanje sej Sveta dopustno pod pogojem, da vsi navzoči v to privolijo - ob predpostavki, da snemanje in nadaljnja obdelava posnetkov sej Sveta ni namenjena izvajanju oblastnih nalog. V kolikor pa je snemanje sej Sveta nujno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog in obveznosti Sveta, predstavlja zakonsko podlago za snemanje četrti odstavek 9. člena ZVOP-1.

 

Namen snemanja in obdelava posnetka morata biti opredeljena v poslovniku (ali drugemu aktu, ki ureja poslovanje Sveta), tako da ni dvoma o tem, da so člani Sveta in drugi morebitni udeleženci sej obveščeni, da se seje snemajo, za kakšen namen in koliko časa se bodo posnetki hranili. Če so določbe poslovnika o snemanju sej in uporabi posnetkov dovolj natančne in brez omejitev dostopne javnosti oz. so vsi udeleženci z njimi vnaprej seznanjeni na drug primeren način, bi lahko šteli, da je privolitev v obdelavo osebnih podatkov, kot jo za določene namene ureja poslovnik (praviloma najpogosteje za pripravo zapisnika seje), podana z udeležbo na seji.

 

Za zavarovanje in hrambo posnetkov veljajo določbe 24. in 25. člena ZVOP-1. IP pa ni prisotjen za tolmačenje statusa tako nastalih posnetkov po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (za tovrstna pojasnila je pristojen Arhiv RS).

 

V vsakem primeru pa mora Svet (in AKOS kot administrativno podporna služba) ne glede namen snemanja tudi pri tem upoštevati in spoštovati določbe glede varovanja zaupnosti podatkov, ki so obravnavani na posamezni seji in torej zajeti na posnetkih, upoštevajoč 231. člen ZEKom-1, ZVOP-1 in drugih predpisov.

 

Upravljavec zbirk podatkov, ki bodo na ta način nastale pa je Svet.

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

IP poudarja, da je na temo snemanj in objave posnetkov sej občinskega sveta, kjer gre za primerljivo podlago kot za snemanje in hrambo sej Sveta za elektronske komunikacije (v nadaljnjem besedilu Svet), izdal že številna mnenja, ki so javno objavljena na naši spletni strani. Namreč stališče IP glede dopustnosti snemanja sej občinskih svetov, sej svetov javnih zavodov, ipd. ter nadaljnje obdelave posnetkov je znano že več let in se v tem času ni spreminjalo. IP poudarja, da posameznikov glas in podoba (v primeru video snemanja) vselej povesta več kot le zapis njegovih besed, četudi bi ta bil v obliki magnetograma. Ni dvoma, da snemanje pomeni poseg v zasebnost in varstvo osebnih podatkov ter takšen poseg ni dopusten brez pravnega temelja.

 

Nekatera mnenja o dopustnosti snemanja sej občinskih svetov, sej svetov javnih zavodov, ipd. so objavljena na spletni strani IP https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/, v zavihku »Iskalnik po mnenjih«. Tako priporočamo seznanitev z objavljenimi mnenji:

-          št. 0712–2/2010/1121, z dne 23. 6. 2010,

-          št. 0712-1/2013/4243 z dne 21. 11. 2013,

-          št. 0712-1/2014/3587 z dne 17. 11. 2014 ali

-          št. 0712-1/2015/2904 z dne 17.11.2015.

 

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodi Svet, je določena v 9. členu ZVOP-1. Določba prvega odstavka 9. člena ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Po drugem odstavku pa lahko nosilci javnih pooblastil obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Po četrtem odstavku 9. člena ZVOP-1 se lahko, ne glede na prvi odstavek tega člena, v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.


Ker je podlaga za snemanje sej Sveta, kadar to ni namenjeno izvajanju oblastnih nalog Sveta in pri katerem prihaja do obdelave osebnih podatkov vseh navzočih na seji, lahko izključno osebna privolitev za snemanje (tako zvočno kot tudi slikovno) vseh udeleženih na seji, bo moral Svet ugovor zoper snemanje katerega od udeležencev seje upoštevati.


Če pa gre za snemanje sej Sveta, ki ga je mogoče uvrstiti pod četrti odstavek 9. člena ZVOP-1 (nujno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog in obveznosti Sveta), bi lahko ob predhodnem publiciranju dejstva, da bodo seje Sveta zvočno oziroma slikovno snemane, ne glede na privolitev kateregakoli udeleženca (torej tudi ob nasprotovanju udeležencev), Svet seje snemal  na podlagi četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1.

 

Svet ima vselej možnost, da sam opredeli način organizacije svojega dela in to uredi s Poslovnikom (ali drugim aktom, ki ureja njegovo poslovanje), pri čemer mora upoštevati določbe glede zaupnosti podatkov, ki jih posamezni dokumenti vsebujejo, upoštevajoč 231. člen ZEKom-1, ZVOP-1 in drugih predpisov. Če so določbe poslovnika o snemanju sej in uporabi posnetkov dovolj natančne in brez omejitev dostopne javnosti, bi lahko šteli, da je privolitev v obdelavo osebnih podatkov, kot jo za določene namene ureja Poslovnik (kot navajate za namen izdelave zapisnika), podana z udeležbo na seji.

 

Glede roka hrambe IP pojasnjuje, da je le-ta v ZVOP-1 določen generalno in enotno za vse vrste osebnih podatkov, in sicer v 21. členu, ki določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Na podlagi 21. člena je torej treba določiti namen obdelave, iz katerega lahko posledično izhaja tudi rok hrambe. Namen hrambe mora biti opredeljen tudi v poslovniku.

 

Posebej opozarjamo, da IP ni pristojen za podajo pojasnil glede statusa tako nastalih posnetkov po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14; v nadaljnjem besedilu ZVDAGA), za to je namreč pristojen Arhiv RS. Predlagamo, da se zato v tem delu glede razjasnitve vaših obveznosti po ZVDAGA obrnete nanje.


Glede na navedeno mora Svet za zakonito snemanje sej Sveta v poslovniku določiti:

-          da se seje snemajo (slikovno/zvočno);

-          kdo je upravljavec teh zbirk osebnih podatkov;

-          za kateri namen se seje Sveta snemajo (npr. za sestavo zapisnika seje);

-          kje in koliko časa so posnetki objavljeni;

-          način zagotavljanja zaupnosti podatkov obravnavanih na posamezni seji (odvisno od namena snemanja);

-          koliko časa se posnetki hranijo (se uničijo po dosegu namena – npr. po sestavi zapisnika seje) upoštevajoč ZVOP-1 in ZVDAGA.

 

 

IP opozarja, da mora biti poslovnik prosto dostopen vsem udeležencem sej ter da morajo biti ti nanj opozorjeni tako, da se lahko šteje, da so seznanjeni z njegovo vsebino in da z njim soglašajo.

 

Lepo vas pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka

Pripravila:
Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,
asistentka svetovalca pri IP