Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 24.10.2016
Naslov: OP udeležencev sofinanciranih programov
Številka: 0712-1/2016/2163
Vsebina: Občine
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je 12. 10. 2016 preko elektronske pošte prejel zaprosilo za mnenje, v katerem navajate, da ste se kot Območna obrtno-podjetniška zbornica Hrastnik prijavili na Javni razpis Občine Hrastnik, za izvajanje podjetniškega krožka za osnovnošolce. Krožek je končan, sedaj pa pripravljate zahtevek za izplačilo sredstev z ustrezno in zahtevano dokumentacijo. Med zahtevano dokumentacijo je naveden tudi poimenski seznam učencev, ki so krožek obiskovali. Sprašujete nas, ali je to iz vidika varovanja osebnih podatkov in mladoletnih oseb, sploh dovoljeno, ter ali bi namesto seznama učencev lahko zadostovalo tudi potrdilo strokovne službe šole o številu učencev, ki so krožek obiskovali.

 

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Občina lahko obdeluje tiste osebne podatke, ki jih potrebuje za izvedbo svojih zakonsko določenih nalog – tudi za izvedbo postopka nadzora nad podeljenimi sredstvi. Pri tem je bistvenega pomena, da mora občina že v razpisu določiti zahteve, merila in pogoje, ki jih mora prejemnik sredstev izpolnjevati.

 

Iz vašega dopisa IP ne vidi, za kakšen namen občina potrebuje podatke o imenih in priimkih udeležencev podjetniškega krožka (kaj bo občina s tem seznamom preverjala – izpolnjevanje katerih kriterijev oz. zahtev iz konkretnega razpisa), zato ne more podati mnenja o tem, ali ima občina za obdelavo teh podatkov pravno podlago.

 

Odgovor na vprašanje, katere in koliko osebnih podatkov lahko občina zahteva kot dokazilo za izpolnjevanje pogojev in namensko porabo sredstev, je odvisen od pogojev, ki jih je občina postavila za dodelitev sredstev. Vsekakor pa se zdi potrdilo šole o številu učencev z vidika načela sorazmernosti primerneje (v kolikor seveda iz razpisne dokumentacije ne izhaja zahteva za posredovanje poimenskega seznama sodelujočih učencev).

 

Obrazložitev:

 

Osebne podatke v javnem sektorju (kamor sodijo občine), se skladno z 9. členom ZVOP-1 lahko obdeluje samo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. V javnem sektorju se lahko obdelujejo tudi osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Prav tako se lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

 

Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v konkretnem primeru predstavlja Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF in 14/15 – ZUUJFO; v nadaljnjem besedilu ZLS). Ta v prvem odstavku 21.a člena določa, da občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. Glede na določbe 21. člena občina med drugim pospešuje vzgojno izobraževalno, informacijsko, dokumentacijsko, društveno in drugo dejavnost na svojem območju. Občina torej nedvomno lahko obdeluje tiste osebne podatke, ki jih potrebuje za opravljanje svoje zakonsko določene naloge – pospeševanje vzgojno izobraževalne, informacijsko, dokumentacijske, društvene in druge dejavnosti.

 

Podlago za obdelavo osebnih podatkov v primeru razpolaganja s proračunskimi sredstvi daje Zakon o javnih financah (Uradni list RS, št. 11/11 – uradno prečiščeno besedilo, 14/13 – popr., 101/13, 55/15 – ZFisP in 96/15 – ZIPRS1617; v nadaljnjem besedilu ZJF). Ta v 106.f členu določa, da zahteve in merila za dodelitev sredstev subvencij in posojil iz državnega oziroma občinskega proračuna določi neposredni proračunski uporabnik, ki ima v svojem finančnem načrtu za ta namen zagotovljene proste pravice porabe, morajo pa biti objektivno utemeljena in določena na način, ki subsidiarno upošteva načela zakona, ki ureja javna naročila. Skladno z načeli, ki jih določa zakon, ki ureja javna naročila, lahko občina z namenom doseganja teh načel opravlja tudi nadzor nad prejemnikom sredstev – torej nad zakonitostjo porabe prejetih sredstev. Pri tem pa iz določb 106.i člena ZJF kot tudi iz 5. člena Uredbe o postopku, merilih in načinih dodeljevanja sredstev za spodbujanje razvojnih programov in prednostnih nalog (Uradni list RS, št. 56/2011) izhaja, da morajo biti pogoji, merila in roki za dodelitev sredstev določeni v javnem razpisu. Občina je tako morala že v javnem razpisu jasno opredeliti, katere so zahteve in merila za kandidiranje in katere pogoje mora subjekt izpolnjevati, da se ga lahko izbere kot prejemnika in se mu podeli sredstva. Le tako prejemnik sredstev lahko ve, kaj mora storiti, da se bo štela njegova poraba javnih sredstev za zakonito in v kakšni meri lahko kasneje občina tudi opravlja nadzor nad njegovim delom.

 

Glede na navedeno IP meni, da ima občina pravno podlago za pridobivanje tistih osebnih podatkov, ki jih potrebuje za izvedbo nadzora nad porabo teh sredstev v skladu z določbami ZJF in temeljnimi načeli zakona, ki ureja javna naročila.

 

Pri tem pa občina lahko nadzoruje prejemnika sredstev le v delu, ki se nanaša na izpolnjevanje zahtev in meril, ki so bila določena v samem razpisu. Občina mora torej pri obdelavi osebnih podatkov upoštevati načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, po katerem morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. V vsakem konkretnem primeru je torej treba preverjati, ali občina podatke, ki jih zahteva, resnično potrebuje za zgoraj navedeni namen.

 

IP poudarja, da zgolj dejstvo sofinanciranja organizacije podjetniškega krožka ne opravičuje nujno samo po sebi obdelave osebnih podatkov otrok, ki so se ga udeležili, tudi s strani občine.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoja vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka

Pripravila:
Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,
asistentka svetovalca pri IP