Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 28.06.2016
Naslov: Posredovanje OP upravni enoti pri ugotavljanju dejanskega prebivališča
Številka: 0712-1/2016/1376
Vsebina: Upravne enote, Upravni postopki, Postopki na centrih za socialno delo
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je 14. 6. 2016 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem nas sprašujete glede posredovanja zapisnika drugemu organu v sklopu pravne pomoči po 34. členu ZUP. Za potrebe vašega postopka ste ugotavljali, ali družina dejansko prebiva v Sloveniji, in o tem naredili zapisnik. Upravna enota, ki vodi svoj postopek ugotavljanja dejanskega prebivanja za to isto družino, vas je na podlagi 34. člena ZUP zaprosila, da ji posredujete navedeni zapisnik. Zanima vas, ali lahko zapisnik, ki je bil voden v vaši zadevi, posredujete upravni enoti.

 

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

V zvezi z vprašanjem, ali lahko organ zahteva posredovanje listin iz upravne zadeve v sklopu pravne pomoči po 34.a členu ZUP, menimo, da mora organ, ki je zaprošen za pravno pomoč, pri takšni poizvedbi upoštevati načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, in organu, ki je zaprosil za pravno pomoč, posredovati le podatke, ki so nujni in ustrezni za ugotavljanje resničnega dejanskega stanja.

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

V svojem dopisu navajate, da je upravna enota kot pravno podlago za pridobitev zahtevanih podatkov (konkretno zapisnika iz vaše upravne zadeve) navedla 34. člen ZUP, vendar glede slednjega menimo, da je ustreznejša oz. pravilnejša pravna podlaga za posredovanje podatkov v določbah 34.a člena ZUP.

 

IP pojasnjuje, da upravne enote vodijo različne postopke, v katerih oseba, ki vodi določen postopek, oceni, kateri so tisti podatki, ki jih potrebuje, da lahko zadevo obravnava in popolnoma ugotovi dejansko stanje. 139. člen ZUP namreč določa, da lahko uradna oseba, ki vodi postopek, med postopkom ves čas ugotavlja dejansko stanje in izvaja dokaze o vseh dejstvih, pomembnih za izdajo odločbe, tudi o tistih, ki v postopku še niso bila navedena (prvi odstavek). Uradna oseba, ki vodi postopek, po uradni dolžnosti odredi izvedbo vsakega dokaza, če spozna, da je to potrebno za razjasnitev zadeve (drugi odstavek). Tretji odstavek določa še, da si uradna oseba, ki vodi postopek, preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje. Enako ravna uradna oseba glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila.

 

Procesna določba, ki daje organom pravico pridobivati podatke od upravljavcev zbirk osebnih podatkov predstavlja 34.a člen ZUP, ki določa, da so upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, dolžni na podlagi obrazložene zahteve organa, brezplačno, najkasneje v roku 15 dni, posredovati zahtevane podatke. Zahteva mora vsebovati navedbo zahtevanih podatkov, pravno podlago za posredovanje, namen njihove uporabe in številko upravne zadeve (slednjo v dokaz, da se upravni postopek resnično vodi, hkrati je na ta način omogočena tudi sledljivost in naknadno preverjanje zakonitosti zahteve).

 

Pri tem opozarjamo, da sicer UE kot pristojni organ, ki vodi zadevni upravni postopek, sam opredeli, kateri so potrebni (osebni) podatki, ki jih potrebuje za svojo odločitev, CSD kot upravljavca osebnih podatkov pa pri posredovanju obvezujejo določbe ZVOP-1. Zaradi načela sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1 ste upravičeni presoditi tako ustreznost posameznih podatkov kot tudi primernost obsega posredovanih podatkov glede na konkretni namen. Zlasti pa bodite previdni, da posredujete UE zgolj podatke iz svojih zbirk, ne pa osebnih podatkov, pridobljenih od drugih upravljavcev osebnih podatkov.

 

 

V upanju, da smo vam z našimi pojasnili pomagali, vas lepo pozdravljamo.

 

Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka


Pripravila:
Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,
asistentka svetovalca pri IP