Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 11.02.2016
Naslov: Osebni podatki otrok in staršev z vrtca občini
Številka: 0712-1/2016/342
Vsebina: Občine, Vrtec
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem sprašujete ali lahko pošljete občini (ustanoviteljici) evidenco zainteresiranih staršev za vpis v vaš vrtec, glede na to, da so na teh evidencah osebni podatki otrok in staršev.

 

Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju, na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma poudarja, da ni pristojen za tolmačenje določb ZVrt, zaradi česar je predmetno mnenje podano izključno z vidika določb ZVOP-1.

 

Vsebine in namene posameznih zbirk osebnih podatkov v vrtcu in kdaj se ti podatki lahko pošljejo občini ustanoviteljici določa ZVrt. Ker IP iz vašega sporočila ne more razbrati, v katero od zbirk podatkov, ki jih določa ZVrt umeščate evidenco zainteresiranih staršev za vpis otrok v vrtec, vam tudi ne more odgovoriti na konkretno vprašanje. Če zakonska podlaga za pošiljanje osebnih podatkov občini ustanoviteljici v zakonu ne obstoji, ji lahko pošljete zgolj statistične podatke o zainteresiranosti za vrtec, kar pomeni, da morate pred tem osebne podatke, tako staršev, kot otrok, anonimizirati in ustrezno zavarovati.

 

Obrazložitev:

 

Po določilu 1. točke prvega odstavka 6. člena ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko, enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.


Obdelava osebnih podatkov je v 3. točki 6. člena ZVOP-1 definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave). Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika (5. točka istega člena).


Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodijo tudi javni zavodi, je urejena v 9. členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na prvi odstavek ZVOP-1 četrti odstavek istega člena določa, da se lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.  


IP pojasnjuje, da pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v vrtcu  določa Zakon o vrtcih (Uradni list RS, št. 100/05, uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZVrt).


42. člen ZVrt določa, da vrtci zbirajo, obdelujejo, shranjujejo, posredujejo, varujejo in uporabljajo osebne podatke, vsebovane v evidencah, v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov, če s tem zakonom ni določeno drugače. 43. člen istega zakona določa, da za izvajanje predšolske vzgoje, za spremljanje dejavnosti in statistične namene vrtci vodijo naslednje zbirke podatkov:

1.     evidenco vpisanih otrok in evidenco vključenih otrok,

2.     evidenco plačil staršev,

3.     evidenco otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč,

4.     evidenco oseb, ki občasno varujejo otroke na domu in

5.     evidenco upravičencev do sofinanciranja plačil staršev iz državnega proračuna.

 

IP iz vašega sporočila ne more razbrati v katero od zgoraj navedenih zbirk podatkov, če sploh, umeščate evidenco zainteresiranih staršev za vpis otrok v vrtec, ki je predmet vašega vprašanja. Če ta sodi v eno od zgoraj navedenih točk, je v 44. do 46.a členih ZVrt določeno za katere vsebine in namene se vodijo posamezne zbirke podatkov v vrtcu in kdaj se zbrani podatki lahko pošljejo občini ustanoviteljici. Če evidenca zainteresiranih staršev za vpis otrok v vrtec ne sodi v zbirke podatkov, določene v 1. do 5. točki 43. člena ZVrt, za pošiljanje osebnih podatkov otrok in staršev občini ustanoviteljici, nimate zakonske podlage, razen če so ti osebni podatki nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti občine ustanoviteljice in se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo (o čemer pa morate na podlagi konkretnih okoliščin primera presoditi sami).

 

Če zakonska podlaga za pošiljanje osebnih podatkov občini ustanoviteljici v zakonu ne obstoji, IP predlaga, da občini ustanoviteljici pošljete zgolj statistične podatke o zainteresiranosti za vrtec, kar pomeni, da morate pred tem osebne podatke, tako staršev, kot otrok, v evidenci obvezno anonimizirati in ustrezno zavarovati, da posamezniki na podlagi teh podatkov ne bodo določljivi.

 

IP še pojasnjuje, da podrobnejša navodila o načinu zbiranja podatkov, o delavcih vrtca, ki so pooblaščeni za uporabo osebnih podatkov, vsebovanih v posameznih evidencah, o načinu evidentiranja uporabe in posredovanja osebnih podatkov in o načinu njihovega uničenja po poteku roka uporabe ter druge postopke in ukrepe zavarovanja v skladu z 51. členom ZVrt predpiše ministrstvo, pristojno za predšolsko vzgojo.

  

Prijazen pozdrav,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka

Pripravila:
Petra Ratajec    
državna nadzornica za varstvo   
osebnih podatkov