Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 25.01.2016
Naslov: Dopustnost kopiranja leasing pogodbe ob registraciji vozila
Številka: 0712-1/2016/192
Vsebina: Upravni postopki, Uradni postopki
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je, dne 8. 1. 2016, prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem ste navedli, da je izvajalec registracije vozil ob registraciji vozila, ki ste ga kupili na leasing, želel videti in kopirati pogodbo o leasingu. Menite, da je pogodba zaupna vez med leasingodajalcem in vami ter, da je v te namene (za predložitev ob registraciji) leasingodajalec izdal pooblastilo za registracijo. Sprašujete nas ali je dopustno, da je izvajalec registracije zahteval predložitev pogodbe o leasingu in jo tudi kopiral?

 

Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. tč. 1. odst. 49. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP meni, da predstavljajo določbe 8. čl., 10. čl. in 2. odst. 164. čl. Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju ZUP) pravno podlago, ki registracijski organizaciji, kot nosilcu javnega pooblastila, omogoča dopustno zahtevo za predložitev kopije pogodbe o leasingu kot dokaz o lastništvu vozila v postopku registracije vozila, ki je bilo kupljeno na leasing.

 

V skladu z 92. čl. in 135. čl. Uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 31/08, 35/09, 58/10, 101/10 in 81/13; v nadaljevanju Uredba) ima registracijska organizacija po prepričanju IP obveznost hraniti pogodbo o leasingu (v fizični ali elektronski obliki), ki je v postopku registracije predstavljala dokaz.

 

 

Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor v skladu s 30. čl. Zakona o motornih vozilih (Ur. l. RS, št. 106/10 in 23/15; v nadaljevanju ZMV) sodijo tudi registracijske organizacije (upravne enote in strokovne organizacije, ki opravljajo tehnične preglede vozil ali identifikacijo in oceno tehničnega stanja vozil, ter v okviru izvajanja javnega pooblastila pravne osebe in samostojni podjetniki posamezniki, ki so registrirani za dejavnost prodaje vozil, in jih za registracijo vozil pooblasti Javna agencija Republike Slovenije za varnost prometa), ZVOP-1 opredeljuje v 9. čl.

 

1. odst 9. čl. ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. V 4. odst. 9. čl. ZVOP-1 pa je določeno, da se ne glede na 1. odst. tega čl. lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

 

Vozilo iz pogodbe o leasingu ali pogodbe o zakupu ali prodaji s pridržkom lastninske pravice se lahko v skladu z 2. odst. 19. čl. ZMV registrira na uporabnika vozila, če lastnik vozila da pisno soglasje. V tem primeru se določbe ZMV, ki veljajo za lastnika vozila, smiselno uporabljajo tudi za uporabnika. V prometno dovoljenje se vpiše tudi lastnik vozila. Iz navedenega logično izhaja, da mora registracijska organizacija v tovrstnem postopku registracije, ki poteka v skladu z določili ZUP, tudi ustrezno preveriti katera pravna ali fizična oseba je lastnik vozila. Dokazovanje je formaliziran način ugotavljanja resničnosti dejstev, ki jih je treba dognati. ZUP z načelom materialne resnice (8. čl. ZUP) terja, da se odločba opira le na resnično dejanske stanje. Za dokazni postopek je poleg tega značilna uporaba temeljnega načela proste presoje dokazov (10. čl. ZUP), ki pravi, da o tem, katera dejstva je šteti za dokazana, odloči uradna oseba na podlagi presoje vsakega in vseh dokazov. Uradna oseba, pooblaščena za vodenje postopka oz. za odločanje, v skladu z načelom proste presoje dokazov tudi ni vezana na nobena formalna dokazna pravila, npr. na število ali avtoriteto dokazov. Uradna oseba si s presojo dokazov ustvarja subjektivno sliko o objektivni realnosti. Prepričanja uradne osebe tudi ni dovoljeno usmerjati v to, kateri dokaz določeno okoliščino potrjuje in kateri ne (sodba Vrhovnega sodišča Republike Slovenije, št. U 1046/95-6, z dne 7. 5. 1997). Katerim dokazom verjeti in katerim ne ter katere dokaze sploh izvesti, je stvar izkustva in poznavanja okoliščin, ki predstavljajo subjektiven pogled na upravno stvar. Ravno prosto, na nobena pravila vezano presojanje - vrednotenje dokazov je bistvo tega načela. Nadalje 2. odst. 164. čl. ZUP določa, da se kot dokaz uporabi vse, kar je primerno za ugotavljanje stanja zadeve in kar ustreza posameznemu primeru, zlasti pa listine, priče, izjave strank, izvedence in oglede.

 

Zakon torej načeloma ne zamejuje registracijske organizacije pri odločitvi kateri dokaz v zvezi z izvedbo registracije vozila bo v postopku uporabila in upoštevala pri odločitvi, na drugi strani pa tudi ne omogoča stranki, da bi s svojimi dokaznimi predlogi določala, katerega dokaza se v postopku ne sme uporabiti. V skladu z zgoraj navedenim IP zaključuje, da ima registracijska organizacija v navedenih določbah ZUP (8. čl., 10. čl. in 2. odst. 164. čl. ZUP) pravno podlago, ki ji omogoča dopustno zahtevo za predložitev kopije pogodbe o leasingu kot dokaza o lastništvu vozila v postopku registracije vozila, ki je bilo kupljeno na leasing. Vsekakor pa je nosilec javnega pooblastila (torej registracijska organizacija) z vsemi osebnimi (kakor tudi drugimi) podatki, ki jih pridobi v okviru izvajanja javnega pooblastila, dolžan ravnati skrbno in v skladu z ZVOP-1 ter drugimi predpisi in jih ne sme uporabljati za druge namene izven zakonsko določenih.

 

Uredba določa način upravljanja z dokumentarnim gradivom. 92. čl. Uredbe določa, da je treba vsako delo organov, kadar opravljajo upravne naloge, dokumentirati z ustreznim pisnim zapisom tako, da je mogoče delo kasneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanja, dokazovati dejstva in ohraniti zapise za znanost in kulturo ali za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb. V skladu s 135. čl. Uredbe morajo zadeve, ki nastanejo pri delu organov, vselej vsebovati vse dokumente s prilogami, ki se nanašajo na zadevo. V skladu z navedenim ima registracijska organizacija po prepričanju IP obveznost hraniti pogodbo o leasingu (v fizični ali elektronski obliki), ki je v postopku registracije predstavljala dokaz.

 

IP nazadnje še pojasnjuje, da je obdelava osebnih podatkov, ki jih vsebuje pogodba o leasingu, v skladu z načelom sorazmernosti (3. čl. ZVOP-1) dopustna le za namen zaradi katerega je registracijska organizacija pogodbo pridobila, t. j. za izvedbo dokazovanja v postopku registracije vozila in morebitne kasnejše preverbe pravilnosti in zakonitosti tega postopka. V kolikor bi prosilka zaznala, da se ti osebni podatki obdelujejo za kakršenkoli drugačen namen, lahko pri IP vloži prijavo kršitve varstva osebnih podatkov. Smernice za vložitev prijave so dostopne na tej spletni povezavi: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/kako-vlozim-prijavo/

 

 

Prijazen pozdrav,

Informacijski Pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka

Pripravil:
Jan Merc, univ. dipil. prav.
asistent svetovalca IP