Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 17.11.2015
Naslov: Snemanje sej sveta javnega zavoda
Številka: 0712-1/2015/2904
Vsebina: Snemanje sej in javnih dogodkov
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše sporočilo, v katerem pojasnjujete, da želite snemati seje javnega zavoda - Vrtec Mavrica Vojnik. Zanima vas, kako morate spremeniti Poslovnik o delovanju SZ in kakšna so pravila glede roka in načina hrambe posnetkov, da boste snemanje lahko izvajali skladno s pravili o varstvu osebnih podatkov.

 

IP je v podobnem primeru že izdal svoje neobvezno mnenje, ki je objavljeno na naši spletni strani. Mnenje, v katerem smo deloma odgovorili na vprašanje, primerljivo vašemu (Hramba zvočnih posnetkov sej občinskega sveta), se nahaja na spodnjem naslovu:

 

-       Mnenje št. 0712–2/2010/1121 z dne 23.06.2010 http://bit.ly/Mwdtfe.

Pooblaščencu ni znan namen, zaradi katerega bi javni zavod, v tem primeru vrtec, snemal seje javnega zavoda. Vsekakor pa to ni mogoče vedno in v celoti, saj za to javni zavod nima pravne podlage. Na kratko želimo pojasniti, da je podlaga za hrambo in snemanje sej mestnega sveta primerljiva podlagi za svete javnih zavodov, pri čemer opozarjamo, da seje sveta zavoda nikakor niso javne same po sebi. Skladno z 9. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) načeloma velja, da se osebni podatki v javnem sektorju obdelujejo na podlagi zakona oziroma na zakonu temelječi osebni privolitvi. Kljub temu pa se v primerih, ko javni sektor izvaja neoblastne naloge (snemanje sej bi lahko bilo tak primer), dopušča obdelava na podlagi osebne privolitve.

 

Privolitev za obdelavo osebnih podatkov je načeloma pisna. Namen pisne privolitve je predvsem v tem, da se posameznik, ki privoli v obdelavo svojih osebnih podatkov, seznani z nameni njihove obdelave. Kljub temu IP v praksi dopušča, da če je snemanje sej določno s poslovnikom, do katerega ima vsakdo dostop, da se zgolj pred pričetkom seje naznani, da se seja snema. Na ta način so posamezniki obveščeni o dejstvu, da se seja snema, ob tem pa lahko podajo tudi svoje pridržke, če v snemanje ne želijo privoliti.

 

Javni zavod bo lahko ustrezno seznanitev v zvezi z obdelavo osebnih podatkov zagotovil s sprejemom poslovnika, ki bo moral biti dostopen vsem (potencialnim) udeležencem seje, in v katerem bo moralo biti navedeno:

- da se seje snemajo (slikovno in zvočno);

- kdo je upravljavec teh zbirk osebnih podatkov;

- za kateri namen se seje sveta zavoda snemajo;

- kje in koliko časa so posnetki objavljeni;

- koliko časa se posnetki hranijo.

 

Če pa gre za snemanje sej sveta zavoda, ki ga je mogoče uvrstiti pod 4. odstavek 9. člena ZVOP-1 (nujno za izvrševanje zakonitih pristojnosti nalog in obveznosti javnega zavoda), bi lahko ob predhodnem publiciranju dejstva, da bo seja sveta zavoda zvočno oziroma slikovno snemana, ne glede na privolitev kateregakoli udeleženca (torej tudi ob nasprotovanju udeležencev), javni zavod seje lahko snemal  na podlagi 4. odstavka 9. člena ZVOP-1. Odgovornost za presojo, ali gre res za nujnost snemanja, je treba narediti za vsako sejo posebej glede na vsebino.

 

Glede roka hrambe posnetkov sej pa IP pojasnjuje, da ta ni določen s posebnimi predpisi. Posledično je pri tem treba upoštevati splošna določila ZVOP-1, predvsem 3. člen (načelo sorazmernosti), ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. S sklepanjem po nasprotnem (a contrario) to pomeni, da se osebni podatki ne smejo obdelovati, ko namen obdelave preneha.  

 

Upamo da smo vam s svojimi pojasnili uspeli pomagati.

 

 

Lep pozdrav,

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

 

 

Pripravil:

Anže Novak, univ. dipl. prav.,

asistent svetovalca