Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 01.12.2015
Naslov: Osebni podatki za krajevno skupnost
Številka: 0712-1/2015/3043
Vsebina: Občine
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je 25. 11. 2015 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem sprašujete, ali lahko občina pripravi in posreduje krajevni skupnosti seznam krajanov, 90-letnikov njihove krajevne skupnosti, skupaj z imenom, priimkom, naslovom in datumom rojstva. Seznam bo krajevna skupnost uporabljala za pošiljanje čestitk ob dopolnjenem 90. letu.

 

Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) in 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem:

 

 

IP meni, da v obravnavanem primeru ni zakonske podlage za obdelavo zaprošenih osebnih podatkov  krajanov, ker ne gre za izvrševanje nalog krajevne skupnosti. Zaprošeni osebni podatki se lahko obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.

 

V primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov

 

 

1. Splošno o podlagah za obdelavo osebnih podatkov

 

Ustava Republike Slovenije (Uradni list RS, št. št. 33/91-I, 42/97 – UZS68, 66/00 – UZ80, 24/03 – UZ3a, 47, 68, 69/04 – UZ14, 69/04 – UZ43, 69/04 – UZ50, 68/06 – UZ121,140,143, 47/13 – UZ148 in 47/13 – UZ90,97,99; v nadaljevanju Ustava) v prvem odstavku 38. člena določa, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov in da je prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Ustava v drugem odstavku istega člena nadalje določa, da zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Predmetno področje je zakonodajalec uredil v ZVOP-1.

 

Na podlagi ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek.

 

Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, v katerega uvrščamo tudi občine in njene ožje dele (krajevne, vaške ali četrtne skupnosti), določa 9. člen ZVOP-1:

(1) Osebni podatki v javnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.

(2) Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil.

(3) Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.

(4) Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

 

Ob tem IP opozarja na načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki pomeni, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja.

 

2. Podlaga za obdelavo osebnih podatkov s strani občine in krajevne skupnosti

 

Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF in 14/15 – ZUUJFO; v nadaljevanju: ZLS) v določbah 1. in 2. člena določa, da so občine temeljne lokalne samoupravne skupnosti, ki v okviru ustave in zakonov samostojno urejajo in opravljajo svoje zadeve in izvršujejo naloge, ki so nanje prenesene z zakoni. Predmetni zakon nadalje določa v 21. členu, da občina samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena “(izvirne naloge)“, ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom, ter te naloge tudi primeroma navaja. Pridobivanje in obdelavo osebnih podatkov ureja ZLS nadalje v določbah 21.a člena, ki med drugim določa, da občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, in da lahko občina zaradi izvajanja nalog iz svoje pristojnosti v skladu z nameni in pod pogoji določenimi v zakonu, posreduje pridobljene podatke fizičnim in pravnim osebam. Podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki jo občini daje ZLS, je torej podlaga za zbiranje in nadaljnjo obdelavo v zvezi z izvajanjem nalog, za katere je občina pristojna (v okviru izvirne ali prenesene pristojnosti) in se nanašajo na lokalne zadeve javnega pomena.

 

V skladu s prvim odstavkom 18. člena ZLS se lahko na območju občine ustanovijo ožji deli občine (krajevne, vaške ali četrtne skupnosti). Na podlagi 19. člena ZLS je organ ožjega dela občine svet oziroma krajevni, vaški ali četrtni odbori. Statut občine lahko določi posamezne naloge ožjih delov občine, ki imajo svet, kar se podrobneje uredi z odlokom (19.b člen ZLS). Statut občine lahko določi, da je ožji del občine pravna oseba javnega prava.

 

3. Podlaga za obdelavo osebnih podatkov v obravnavanem primeru

 

Občina Jesenice je na podlagi Statuta Občine Jesenice (Uradni list RS, št. 1/06, 102/07, 34/09 in 10/14; v nadaljevanju: Statut) ustanovila krajevne skupnosti, in v skladu s Statutom je predstavniški organ posamezne krajevne skupnosti Svet krajevne skupnosti. Na podlagi Statuta so krajevne skupnosti pravne osebe javnega prava v okviru nalog, ki jih opravljajo samostojno, v skladu s tem statutom oziroma posebnim odlokom, v pravnem prometu nastopajo v svojem imenu in za svoj račun. Statut prav tako določa, da imajo krajevne skupnosti svoje statute, katerih določbe ne smejo biti v nasprotju z določbami statuta občine.

 

Krajevne skupnosti sodelujejo pri opravljanju javnih zadev v Občini Jesenice, in sicer se njihove naloge nanašajo na komunalne javne službe (spremljanja stanja in opozarjanja pristojnih občinskih organov na potrebne ukrepe za zagotavljanje primernih življenjskih pogojev občanov), predlaganje pogojev za zagotavljanje prometne varnosti, seznanjanje pristojnih organov občine s problemi in potrebami prebivalcev krajevne skupnosti na področju urejanja prostora in varstva okolja, ter aktivno sodelujejo s pristojnimi organi pri reševanju problemov in potreb prebivalcev krajevne skupnosti, na področju družbenih dejavnosti sodelujejo s socialnimi službami, vzgojno varstvenimi, zdravstvenimi, kulturnimi in športnimi organizacijami, organizirajo sosedske pomoči in vzpodbujajo društvene dejavnosti,… Naloge krajevnih skupnosti se tako izvršujejo v okviru t.i. prenesenih pristojnosti, originarno so namreč v pristojnosti občine, in kot že navedeno, nanašajo se na opravljanje lokalnih zadev javnega pomena.

 

Praviloma je dopusten »pretok« osebnih podatkov znotraj razmerja matična občina – krajevna skupnost, saj slednja predstavlja del občine, vendar takrat, ko gre za izvajanje nalog iz pristojnosti krajevne skupnosti. Čeprav gre za dve ločeni pravni osebi in zato tudi za dva upravljavca osebnih podatkov, je njuna zveza in odvisnost v funkcionalnem, organizacijskem in finančnem smislu tako tesna, da lahko govorimo o enotnem »organizmu«. Poleg tega ima ZLS v petem odstavku 21.a člena izrecno določbo, ki občini omogoča, da zaradi izvajanja nalog iz svoje pristojnosti v skladu z nameni in pod pogoji določenimi v zakonu, posreduje pridobljene podatke fizičnim in pravnim osebam, torej tudi krajevni skupnosti.

 

Matična občina torej lahko na zahtevo krajevne skupnosti tej posreduje osebne podatke iz svojih zbirk, vendar le če je to potrebno za izvrševanje nalog iz pristojnosti krajevne skupnosti, ki so bile nanjo prenesene s strani občine, sicer pa samo z osebno privolitvijo posameznika. V obravnavanem primeru ne gre za izvrševanje nalog iz pristojnosti krajevne skupnosti, zato je obdelava osebnih podatkov dopustna samo z osebno privolitvijo posameznika. V primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov, saj ZVOP-1 načeloma prepoveduje naknadno spremembo namena obdelave.

 

Ob tem IP navaja, da v primeru, ko krajevna skupnost vodi določene zbirke osebnih podatkov, je upravljavec v smislu ZVOP-1 in s tem podvržena režimu varstva osebnih podatkov kot ga določa ZVOP-1. Ne glede na to, na kateri podlagi krajevna skupnost pridobiva in nadalje obdeluje osebne podatke svojih krajanov, mora pri tem upoštevati načelo sorazmernosti. To pomeni, da od upravljavca osebnih podatkov (npr. od občine) ne more pridobivati podatkov, ki niso potrebni za (oziroma niso v zvezi z) izvrševanjem njene pristojnosti. Prepovedana je torej t.i. prekomerna obdelava osebnih podatkov.

 

IP je pri svojem delu že obravnaval primere glede obdelave osebnih podatkov krajanov. Predlagamo vam, da se z njimi seznanite. Priporočamo vam, da si v zvezi s tem pogledate predvsem mnenja št. 0712-382/2006/2, 0712-370/2007/2 in 0712-1/2011/2303.[1]

 

Lepo vas pozdravljamo,

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

 

 

Pripravila:
Nataša Siter, univ.dipl.prav.,
svetovalka IP

 

[1] Dostopna preko našega spletnega iskalnika na povezavi: www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/