Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 25.05.2015
Naslov: Posredovanje osebnih podatkov vrtcu
Številka: 0712-1/2015/1460
Vsebina: Občine, Vrtec
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne 21. 4. 2015 prejel vaše elektronski sporočilo, v katerem sprašujete glede upravičenosti do posredovanja osebnih podatkov družinskih članov varovancev v vrtcu. Pojasnjujete, da ni nujno, da sta vlagatelj vloge za sprejem otroka v vrtec in otrok, prijavljena na istem stalnem prebivališču, oziroma da je vlagatelj vloge za uveljavljanje pravic iz javnih sredstev prijavljen na istem stalnem naslovu vašega varovanca. V telefonskem pogovoru z dne 19. 5. 2015 ste še dodatno pojasnili, da vas zanima, katere osebne podatke svojih varovancev in njihovih staršev lahko kot vrtec posredujete občini, za namen plačila vrtca.

 

Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke 1. odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodijo tudi javni zavodi, je urejena v 9. členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon.

 

45.a člen Zakona o vrtcih ureja pravico občine do podatkov za preverjanje ustreznosti mesečnih zahtevkov. Na podlagi tega člena mora vrtec občini, ki je v skladu s tem zakonom zavezanka za plačilo razlike med ceno programa in plačilom staršev, za namen preverjanja pravilnosti izstavljenega mesečnega zahtevka, na njeno zahtevo predložiti izpis in zagotoviti vpogled v osebne podatke, ki jih vrtec vodi v centralni evidenci na podlagi zakona, ki ureja organizacijo in financiranje vzgoje in izobraževanja ter v podatke iz dokumentacije in evidenc, ki jih vrtec vodi na podlagi tega zakona.

 

Za namen iz prejšnjega odstavka vrtec občini predloži izpis in zagotovi vpogled v naslednje podatke:

- osebno ime in naslov prebivališča otrok in staršev,

- EMŠO otroka in staršev,

- datum vključitve otroka v vrtec,

- vrsto programa, v katerega je otrok vključen in ceno programa, ki je podlaga za plačilo staršev in občine v posameznem mesecu z upoštevanjem ustreznega znižanja za stroške neporabljenih živil za čas odsotnosti otroka,

- številko odločbe o znižanem plačilu vrtca za obdobje veljavnosti pravice do znižanega plačila vrtca,

- odstotek znižanega plačila za vrtec, ki je staršem določen z veljavno odločbo centra za socialno delo,

- občino zavezanko za plačil v skladu z veljavno odločbo centra za socialno delo in

- datum izpisa otroka iz vrtca.

 

 

Obrazložitev:

 

Sistemski zakon, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov, je Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1). Po določilu 1. točke prvega odstavka 6. člena ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko, enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.

 

Obdelava osebnih podatkov je v 3. točki 6. člena ZVOP-1 definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave). Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika (5. točka istega člena).

 

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodijo tudi javni zavodi, je urejena v 9. členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.

 

IP pojasnjuje, da je pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v vrtcu Zakon o vrtcih (Ur. l. RS, št. 100/05, uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZVrt).

 

42. člen ZVrt določa, da vrtci zbirajo, obdelujejo, shranjujejo, posredujejo, varujejo in uporabljajo osebne podatke, vsebovane v evidencah, v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov, če s tem zakonom ni določeno drugače. 43. člen istega zakona določa, da za izvajanje predšolske vzgoje, za spremljanje dejavnosti in statistične namene vrtci vodijo naslednje zbirke podatkov:

1.     evidenco vpisanih otrok in evidenco vključenih otrok,

2.     evidenco plačil staršev,

3.     evidenco otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč,

4.     evidenco oseb, ki občasno varujejo otroke na domu in

5.     evidenco upravičencev do sofinanciranja plačil staršev iz državnega proračuna.

 

44. člen dalje določa, da vrtec vzpostavi evidenco vpisanih otrok, če je število vpisanih otrok večje, kot je razpoložljivih prostih mest in bo o sprejemu otrok odločala komisija. Evidenca vpisanih otrok vsebuje naslednje podatke:

-       osebno ime ter naslov stalnega in začasnega prebivališča otroka in staršev,

-       datum rojstva in spol otroka,

-       EMŠO otrok in staršev,

-       šifro otroka,

-       datum vpisa otroka v vrtec,

-       naslov za stike, telefonsko številko staršev ali naslov elektronske pošte in

-       druge podatke, ki so potrebni za ugotavljanje izpolnjevanja kriterijev za sprejem otroka, ki jih je določila občina.

Vrtec zbira osebne podatke iz prejšnjega odstavka v evidenci vpisanih otrok zaradi vodenja postopka sprejema in vključitve otroka v program vrtca. Podatke zbira vrtec na podlagi privolitve staršev (drugi odstavek). Tretji odstavek določa, da vrtec vzpostavi evidenco vključenih otrok, ko starši podpišejo pogodbo o vključitvi otroka v vrtec. Evidenca vključenih otrok vsebuje naslednje podatke:

-       osebno ime ter naslov prebivališča otroka in staršev,

-       datum rojstva in spol otroka,

-       EMŠO otrok in staršev,

-       datum vključitve otroka v vrtec,

-       zdravstvene posebnosti otroka, ki izhajajo iz potrdila pediatra ali specialista,

-       naslov za stike, telefonsko številko osebe ali naslov elektronske pošte osebe, ki je vzgojitelju dosegljiva med otrokovim bivanjem v vrtcu in

-       podatke o prisotnosti otrok v vrtcu.

 

Vrtec zbira osebne podatke v evidenci vključenih otrok zaradi ustreznega dela z otrokom pri izvedbi programov, zaradi sodelovanja s starši in zaradi spremljanja plačil staršev za program vrtca (četrti odstavek). Če na območju občine ustanoviteljice poteka enoten vpis v vrtce, se podatki iz prve, druge, tretje, četrte in pete alinee prvega odstavka tega člena pošljejo občini, ki vzpostavi centralno evidenco vpisanih otrok v vse vrtce na njenem območju zaradi ugotavljanja dejanskega števila vpisanih otrok v vrtce ter s tem povezanih potreb po zagotovitvi zadostnega števila prostih mest v vrtcih na območju občine (peti odstavek). Vpogled v centralno evidenco vpisanih otrok iz prejšnjega odstavka imajo vsi vrtci na območju občine.

 

45. člen določa, da vrtec vodi evidenco plačil staršev. Evidenca plačil staršev vsebuje podatke o:

-       višini plačil staršev in

-       mesečnih plačilih staršev.

Vrtec vodi evidenco iz prejšnjega odstavka zaradi spremljanja mesečnih plačil.

 

45.a člen ZVrt ureja pravico občine do podatkov za preverjanje ustreznosti mesečnih zahtevkov. Na podlagi tega člena mora vrtec občini, ki je v skladu s tem zakonom zavezanka za plačilo razlike med ceno programa in plačilom staršev, za namen preverjanja pravilnosti izstavljenega mesečnega zahtevka, na njeno zahtevo predložiti izpis in zagotoviti vpogled v osebne podatke, ki jih vrtec vodi v centralni evidenci na podlagi zakona, ki ureja organizacijo in financiranje vzgoje in izobraževanja ter v podatke iz dokumentacije in evidenc, ki jih vrtec vodi na podlagi tega zakona.

 

Drugi odstavek istega člena določa, da se za namen iz prejšnjega odstavka predloži izpis in zagotovi vpogled v naslednje podatke:

-       osebno ime in naslov prebivališča otrok in staršev,

-       EMŠO otroka in staršev,

-       datum vključitve otroka v vrtec,

-       vrsto programa, v katerega je otrok vključen in ceno programa, ki je podlaga za plačilo staršev in občine v posameznem mesecu z upoštevanjem ustreznega znižanja za stroške neporabljenih živil za čas odsotnosti otroka,

-       številko odločbe o znižanem plačilu vrtca in obdobje veljavnosti pravice do znižanega plačila vrtca,

-       odstotek znižanega plačila za vrtec, ki je staršem določen z veljavno odločbo centra za socialno delo,

-       občino zavezanko za plačilo v skladu z veljavno odločbo centra za socialno delo in

-       datum izpisa otroka iz vrtca.

 

47. člen ZVrt določa način zbiranja podatkov, in sicer se osebni podatki zbirajo neposredno od staršev otrok, na katere se podatki nanašajo ter iz drugih uradnih zbirk osebnih in drugih podatkov, ki jih v Republiki Sloveniji upravljajo za to pooblaščeni državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilci javnih pooblastil.

 

Na podlagi navedenega IP pojasnjuje, da sme v skladu s 45.a členom ZVrt vrtec občini, za namen preverjanja ustreznosti mesečnih zahtevkov, posredovati izpis oziroma zagotoviti vpogled v vse podatke, ki so navedeni v drugem odstavku 45.a člena (osebno ime in naslov prebivališča otrok in staršev, EMŠO otroka in staršev, datum vključitve otroka v vrtec, vrsta programa, v katerega je otrok vključen in cena programa, ki je podlaga za plačilo staršev in občine v posameznem mesecu z upoštevanjem ustreznega znižanja za stroške neporabljenih živil za čas odsotnosti otroka, številka odločbe o znižanem plačilu vrtca in obdobje veljavnosti pravice do znižanega plačila vrtca, odstotek znižanega plačila za vrtec, ki je staršem določen z veljavno odločbo centra za socialno delo, občina zavezanka za plačilo v skladu z veljavno odločbo centra za socialno delo in datum izpisa otroka iz vrtca).

 

Prijazen pozdrav.

 

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,

informacijska pooblaščenka