Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 06.02.2015
Naslov: Znižana šolnina in zbiranje podatkov o socialni ogroženosti
Številka: 0712-1/2015/321
Vsebina: Šolstvo
Pravni akt: Mnenje

Iz vaše prošnje za informacije, poslane po elektronski pošti 22. 1. 2015, izhaja, da ste se na vaši glasbeni šoli odločili, da bi otrokom iz finančno šibkih družin dali možnost plačila znižane šolnine, pri čemer bi za presojo o upravičenosti do znižanja šolnine uporabili odločbo o otroškem dodatku (starši bi jo prostovoljno prinesli). Sprašujete, ali lahko tovrstne podatke zbirate, kako morate podatke hraniti in kako dolgo oziroma želite informacije o tem.

 

Na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – ZVOP-1-UPB1; v nadaljevanju ZVOP–1) vam glede na informacije, ki ste nam jih posredovali, pošiljamo naše neobvezno mnenje.

 

Zaradi omogočanja glasbenega in plesnega izobraževanja tudi posameznikom iz socialno ogroženih družin lahko obdelujete potrebne podatke, ki izkazujejo takšen status oziroma stanje, seveda ob upoštevanju temeljnih načel in vseh zavez, ki jih določa ZVOP–1 za upravljavce osebnih podatkov.

 

 

Obrazložitev:

 

V skladu s 1. točko 6. člena ZVOP–1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Po 2. točki omenjenega člena je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek; fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.

 

Obdelava osebnih podatkov po 3. točki 6. člena ZVOP–1 pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani, ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov, ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave). Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika (5. točka 6. člena ZVOP–1). Upravljavec osebnih podatkov za vsako zbirko osebnih podatkov vzpostavi katalog zbirke osebnih podatkov in določene podatke iz kataloga posreduje Informacijskemu pooblaščencu (26. in 27. člen ZVOP–1).

 

Na podlagi 8. člena ZVOP–1 se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika (prvi odstavek); namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov (drugi odstavek).

 

ZVOP–1 v 22. točki 6. člena opredeljuje, da so javni sektor državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilci javnih pooblastil, javne agencije, javni skladi, javni zavodi, univerze, samostojni visokošolski zavodi in samoupravne narodne skupnosti.

 

V 9. členu ZVOP–1 ureja pravne podlage v javnem sektorju. Po prvem odstavku se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon; z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil; zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil (drugi odstavek). Tretji odstavek določa, da se ne glede na prvi odstavek tega člena lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Na podlagi četrtega odstavka slednjega člena pa se lahko ne glede na prvi odstavek tega člena v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. V zasebnem sektorju pa se lahko osebni podatki obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika (prvi odstavek 10. člena ZVOP–1).

 

Nedvomno odločba o otroškem dodatku, ki jo želite sicer prostovoljno pridobiti od staršev in ki razkriva tudi občutljivo področje (slabšega) premoženjskega stanja otroka oziroma njegove družine, vsebuje osebne podatke v smislu ZVOP–1, z zbiranjem le-teh pa nastaja zbirka osebnih podatkov, tako da ti osebni podatki uživajo zaščito po ZVOP–1.

 

Iz vpogleda na vašo spletno stran in tudi iz razvida izvajalcev pri pristojnem ministrstvu izhaja, da je vaša glasbena šola od leta 1993 samostojni javni zavod in že kot tak del javnega sektorja po ZVOP–1, kar načeloma pomeni, da morate imeti za pridobivanje, zbiranje, urejanje, shranjevanje ipd. (tj. obdelavo) katerihkoli osebnih podatkov, izrecno podlago v zakonu. Splošno pravno podlago v smislu prvega odstavka 9. člena ZVOP–1 za vašo šolo predstavlja Zakon o glasbeni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – ZGla-UPB-1; v nadaljevanju ZGla), ki v 42. členu določa zbirki osebnih podatkov, ki ju vodi glasbena šola in kaj vsebujeta. Nadalje ta zakon v 43. členu določa, da se osebni podatki učencev iz 42. člena zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in uporabljajo za potrebe osnovnega glasbenega in plesnega izobraževanja in posredujejo ministrstvu, pristojnemu za šolstvo, za izvajanje z zakonom določenih nalog, v 44. členu pa ureja shranjevanje zbirk podatkov.

 

Vendar ZGla ne vsebuje neposredne podlage za zbiranje odločb o otroškem dodatku oziroma nobenih listin o premoženjskem stanju otrokove družine. Drugi odstavek 9. člena ZVOP–1 nosilcem javnih pooblastil (torej tudi vam) sicer dovoljuje obdelavo osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, vendar le kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil, kar pa v vašem primeru ne pride v poštev (podatke bi pridobili prav zaradi vključitve otrok v glasbeno izobraževanje, torej za izvajanje vaših nalog oziroma javnih pooblastil). Prav tako verjetno ne gre za pravno podlago oziroma izjemo po tretjem odstavku 9. člena ZVOP–1 (v zvezi s pogodbenim razmerjem). Tako bi kvečjemu lahko bila podana pravna podlaga za obdelavo teh podatkov v četrtem odstavku 9. člena ZVOP–1, torej da so ti osebni podatki nujni za izvrševanje vaših zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

 

Naloge glasbene šole so odkrivanje in razvijanje glasbene in plesne nadarjenosti, omogočanje umetniškega doživljanja in izražanja, omogočanje osebnostnega razvoja učencev v skladu z njihovimi sposobnostmi in zakonitostmi razvoja, vzgajanje za medsebojno strpnost, spoštovanje drugačnosti in sodelovanje z drugimi, skrb za prenos nacionalne in občečloveške dediščine in razvijanje nacionalne zavesti itd. (2. člen ZGla), torej zagotavljanje čim širše dostopnosti glasbene idr. izobrazbe vsemu prebivalstvu (podobno kot osnovnošolsko izobraževanje). Slabši premoženjski status posameznika pri tem torej ne bi smel biti izločitveni faktor tega izobraževanja, še posebej glede na to, da gre za razvijanje sposobnosti oziroma (glasbene in plesne) nadarjenosti.

 

Na podlagi četrtega odstavka 83. člena Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07 – ZOFVI-UPB5, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF in 57/12 – ZPCP-2D) javna glasbena šola oziroma glasbena šola s koncesijo določi prispevek za materialne stroške osnovnega glasbenega izobraževanja, za katere ne zagotavlja sredstev lokalna skupnost, po petem odstavku tega člena pa višino prispevkov določi šola v soglasju s šolsko upravo. Navedeno torej ne izključuje možnosti, da v okviru določitve teh prispevkov oziroma šolnin omogočite tudi znižanje prispevkov za posameznike s slabšim materialnim stanjem, torej tistih, ki teh prispevkov ne zmorejo plačati v celoti. Primerljivo tudi v splošnem predšolskem in šolskem sistemu poznajo možnosti za pomoč otrokom iz socialno ogroženih družin (npr. znižanje plačila vrtca, subvencija malice in kosila).

Za izpolnjevanje kriterijev za znižane prispevke pa je nujno pridobiti tudi določene osebne podatke in ugotoviti (preveriti) upravičenost do znižanih prispevkov, saj bi drugače to izgubilo svoj smisel oziroma ne bi doseglo svojega namena, torej omogočiti glasbeno in plesno izobraževanje tudi posameznikom iz družin s slabim materialnim položajem. Osebni podatki (odločba o otroškem dodatku oziroma druga ustrezna dokazila) bi se pridobili od posameznika, ki bi prostovoljno uveljavljal pravico do znižanih prispevkov (torej se ne bi zahtevali od vseh učencev oziroma posameznikov), kar je zagotovo v njegovem interesu (da se mu omogočijo znižani prispevki). Tako se z zbranimi podatki ne bi poseglo v upravičen interes posameznika, ravno nasprotno, na njihovi podlagi bi se mu lahko zagotovilo uresničenje njegovega interesa, tj. dostopa do tega izobraževanja.

 

IP pa pri tem opozarja, da je treba pri zbiranju teh podatkov oziroma dokazil upoštevati načelo sorazmernosti, torej da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo (3. člen ZVOP–1), zlasti glede na to, da prav dokazila o izkazovanju težkih socialnih razmer oziroma materialnega položaja običajno vsebujejo številne delikatne osebne podatke, potrebne za ugotavljanja samega socialnega upravičenja, ki pa niso več (v celoti) potrebni za uveljavljanje drugih pravic na podlagi tako že ugotovljenega socialnega statusa. Osebni podatki se lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali (prvi odstavek 21. člena ZVOP – 1). Sicer pa tudi za te podatke veljajo enake obveznosti po ZVOP–1, kot ste jih dolžni spoštovati za že obstoječe zbirke osebnih podatkov (zbirka osebnih podatkov oziroma vključitev v zbirko, zagotavljanje ustrezne hrambe oziroma zavarovanja, določitev odgovornih oseb itd.)

 

Na podlagi navedenega menimo, da zaradi omogočanja glasbenega in plesnega izobraževanja tudi posameznikom iz socialno ogroženih družin lahko obdelujete potrebne podatke, ki izkazujejo takšen status oziroma stanje, seveda ob upoštevanju temeljnih načel in vseh zavez, ki jih določa ZVOP–1 za upravljavce osebnih podatkov.

 

 

S spoštovanjem!

Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

pooblaščenka