Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 23.09.2014
Naslov: Uničenje dokumentacije prijavljenih kandidatov
Številka: 0712-1/2014/3021
Vsebina: Rok hrambe OP
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 15. 9. 2014 prejel vaš dopis, v katerem navajate, da je Inšpektorat RS za šolstvo in šport v inšpekcijskem postopku v zvezi z domnevnimi nepravilnostmi v postopku imenovanja ravnatelja ugotovil, da je zavod po zaključku postopka uničil vso dokumentacijo prijavljenih kandidatov. Odločitev je svet zavoda utemeljil na podlagi ZVOP-1. Prosite za naše mnenje v zvezi z odločitvijo sveta zavoda o uničenju dokumentacije.

 

Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke 1. odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

21. člen ZVOP-1 določa, da se lahko osebni podatki shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali in nadalje obdelovali.

 

Zaradi uresničevanja pravice neizbranih kandidatov do pritožbe je potrebno osebne podatke vseh kandidatov, ki so se prijavili na določen razpis oz. javni natečaj, hraniti do poteka pritožbenega roka. Po poteku pritožbenega roka, če se nihče ni pritožil, pa odpade namen za katerega so bili osebni podatki neizbranih kandidatov zbrani, zato po mnenju Pooblaščenca, osebnih podatkov, ki so jih neizbrani kandidati navedli v prijavi, ni več dopustno hraniti. Ostala pa bo dokumentacija iz katere izhaja, kako so bili kandidati ocenjeni (v smislu ali so izpolnjevali razpisne pogoje ali ne) in kako je potekal postopek imenovanja (mnenje kolektiva, sveta staršev, lokalne skupnosti, odločitev sveta zavoda..).

 

Podatki o izbranem kandidatu, s katerim je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi, se morajo po mnenju Pooblaščenca, na podlagi 14.člena ZEPDSV, hraniti trajno.

 

 

Obrazložitev:

 

Sistemski zakon, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov, je Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1). Po določilu 1. točke prvega odstavka 6. člena ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa mora biti določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko, enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.

 

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodijo tudi javni zavodi je urejena v 9. členu ZVOP-1. Določba prvega odstavka 9. člena ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na to se lahko skladno s tretjim odstavkom istega člena v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.

 

21. člen ZVOP-1 določa rok hrambe osebnih podatkov, in sicer se lahko osebni podatki shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali (prvi odstavek). Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.

 

Področni zakon v smislu prvega odstavka 8. člena ZVOP-1 in 21. člena ZVOP-1 v konkretnem primeru predstavlja Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 in 78/13 – popr., v nadaljevanju: ZDR-1), ki v 48. členu ureja varstvo delavčevih osebnih podatkov. Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (prvi odstavek). Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti (drugi odstavek). Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati (tretji odstavek). Določbe prejšnjih odstavkov se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov (četrti odstavek).

 

Na podlagi prvega odstavka 30. člena ZDR-1 mora delodajalec v osmih dneh po zaključenem postopku izbire pisno obvestiti neizbranega kandidata o tem, da ni bil izbran. Prav tako je delodajalec dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela.  Če kandidat vrnitve dokumentov ne zahteva, jih je delodajalec dolžan izbrisati, uničiti oziroma anonimizirati najkasneje po izteku roka za vložitev pravnega sredstva iz petega odstavka 200. člena ZDR-1, če pravno sredstvo ni bilo vloženo. Po citirani določbi lahko namreč neizbrani kandidat, ki meni, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije, v roku 30 dni po prejemu obvestila delodajalca zahteva sodno varstvo pred pristojnim sodiščem. V primeru spora bo delodajalec podatke neizbranih kandidatov, ki bodo relevantni za sodni spor, obdeloval do pravnomočno zaključenega sodnega postopka, potem pa bo v skladu s pravili o arhiviranju določene podatke o neizbranih kandidatih, ki so del zadeve, še naprej hranil v spisu o sodnem sporu.

 

Vrste, vsebino in roke hrambe evidenc na področju dela in socialne varnosti pa podrobno ureja tudi Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Ur. l. RS, št. 40/2006, v nadaljevanju ZEPDSV), ki med drugim, v 14., 17. in 19. členu določa, da se evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela ter evidenca o izrabi delovnega časa, hranijo kot listine trajne vrednosti, ki jih je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa. V primeru prenehanja dejavnosti delodajalca prevzame predmetne arhive podatkov njegov pravni naslednik, če tega ni, pa prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.

 

Zaradi uresničevanja pravice neizbranih kandidatov do pritožbe je potrebno osebne podatke vseh kandidatov, ki so se prijavili na določen razpis oz. javni natečaj hraniti do poteka pritožbenega roka. Po poteku pritožbenega roka, če se nihče ni pritožil, pa odpade namen, za katerega so bili osebni podatki neizbranih kandidatov zbrani, zato po mnenju Pooblaščenca, osebnih podatkov, ki so jih neizbrani kandidati navedli v prijavi, ni več dopustno hraniti. Podatki o izbranem kandidatu, s katerim je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi, se morajo po mnenju Pooblaščenca, na podlagi 14. člena ZEPDSV, hraniti trajno.

 

Prijazen pozdrav.

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,

pooblaščenka