Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 05.03.2014
Naslov: Ali sme občina posredovati osebne podatke starejših občanov društvu
Številka: 0712-1/2014/981
Vsebina: Občine, Pridobivanje OP iz zbirk
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je 3. 3. 2014 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da vas je društvo upokojencev prosilo za seznam občanov, ki so starejši od 69. let. Te podatke bi društvo kasneje uporabila za obdaritve ob osebnih praznikih, božično-novoletnih obdaritvah in vabljenje na razne delavnice. Pooblaščenca prosite za mnenje.


Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. tč. 1. odst. 49. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Občina sme osebne podatke obdelovati le za izvajanje nalog iz svoje pristojnosti v skladu z nameni in pod pogoji določenimi v zakonu (21.a člen ZLS).

Občina torej ne sme društvu posredovati osebnih podatkov posameznikov (zgolj) za izvajanje aktivnosti (ali projektov) društva, ampak šele, ko gre za projekt oziroma aktivnost, ki jo v okviru izvajanja svojih nalog "pospeševanja službe socialnega skrbstva, za predšolsko varstvo, osnovno varstvo otroka in družine, za socialno ogrožene, invalide in ostarele" pri društvu "naroči" občina. V tem primeru morata občina in društvo svoj odnos tudi pogodbeno urediti – vključno z obdelavo določenih osebnih podatkov (seveda le, če je obdelava osebnih podatkov sploh potrebna za izvajanje pogodbe) kot to terja 11. člen ZVOP-1.

Neodvisno od pogojev, navedenih v prejšnjem odstavku, sme občina društvu posredovati le osebne podatke tistih posameznikov, za katere se društvo izkaže s pooblastilom posameznika za pridobitev osebnih podatkov.


O b r a z l o ž i t e v:


Osebni podatki v javnem sektorju (kamor spadajo tudi občine) se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na to se lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

Na podlagi šeste alineje drugega odstavka 21. člena Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07-UPB2, 27/08-Odl.US: Up-2925/07-15, U-I-21/07-18, 76/08, 100/08-Odl.US: U-I-427/06-9, 79/09, 14/10-Odl.US: U-I-267/09-19, 51/10; v nadaljevanju: ZLS) občina za zadovoljevanje potreb svojih prebivalcev pospešuje službe socialnega skrbstva, za predšolsko varstvo, osnovno varstvo otroka in družine, za socialno ogrožene, invalide in ostarele. Na podlagi izrecne določbe šestega odstavka 21. a člena, lahko občine zaradi izvajanja nalog iz svoje pristojnosti v skladu z nameni in pod pogoji določenimi v zakonu, posreduje pridobljene podatke fizičnim in pravnim osebam. Kot pogoj za takšno posredovanje ZVOP-1 določa sklenitev pogodbe v skladu z določbo 11. člena.

Sicer pa vas opozarjamo na sam postopek izbire društva ali zveze društev, s katerim bi občina sklenila pogodbo o izvajanju socialnega programa, ki je predmet vašega vprašanja. Ta mora temeljiti na pravni podlagi, ki mora biti vsaj letni program, občina pa mora paziti tudi na to, da da enako možnost vsem morebitnim interesentom za izvajanje programa, kar pomeni, da  morajo kandidati (društva oziroma zveze društev) zadostiti kriterijem iz javnega razpisa.

Ko občina izbere posamezno društvo  za izvedbo programa, mora nato občina z društvom skleniti pogodbo, ki mora vsebovati tudi določila o obdelavi osebnih podatkov.

V nadaljevanju vam podajamo še pojasnilo glede pravne ureditve pogodbene obdelave osebnih podatkov:

ZVOP-1 v 7. točki 6. člena definira pogodbenega obdelovalca kot fizično ali pravno osebo, ki obdeluje osebne podatke v imenu in na račun upravljavca osebnih podatkov. V 6. točki istega člena pa definira upravljavca osebnih podatkov kot fizično ali pravno osebo ali drugo osebo javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma osebo, določeno z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave. V konkretnem primeru bi bil upravljavec osebnih podatkov občina, pogodbeni obdelovalec pa društvo, s katerim občina sklene pogodbo o obdelavi osebnih podatkov.

Kot že omenjeno je pogodbena obdelava osebnih podatkov urejena v 11. členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov s pogodbo zaupa pogodbenemu obdelovalcu, ki je registriran za opravljanje takšne dejavnosti in zagotavlja ustrezne postopke in ukrepe iz 24. člena tega zakona. Pogodbeni obdelovalec sme opravljati posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v okviru naročnikovih pooblastil in osebnih podatkov ne sme obdelovati za noben drug namen. Medsebojne pravice in obveznosti se uredijo s pogodbo, ki mora biti sklenjena v pisni obliki in mora vsebovati tudi dogovor o postopkih in ukrepih za zavarovanje osebnih podatkov iz 24. člena tega zakona. Pooblaščenec meni, da ni bistveno, ali so v isti pogodbi urejena še kakšna druga razmerja med strankama (na primer financiranje izvedbe programa), temveč je bistveno zlasti, da se s pogodbo konkretizira in ne zgolj povzame 24. člen ZVOP-1, ki določa ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov. Tako je lahko ureditev medsebojnih razmerij formulirana tudi kot posebna določba (ali določbe) pogodbe o izvajanju javnega pooblastila ali kot aneks k takšni pogodbi. Upravljavec osebnih podatkov nadzoruje izvajanje postopkov in ukrepov iz 24. člena tega zakona. V primeru spora med upravljavcem osebnih podatkov in pogodbenim obdelovalcem je dolžan pogodbeni obdelovalec na podlagi zahteve upravljavca osebne podatke, ki jih je pogodbeno obdeloval, nemudoma vrniti upravljavcu. Morebitne kopije teh podatkov mora takoj uničiti ali jih posredovati državnemu organu, ki je v skladu z zakonom pristojen za odkrivanje ali pregon kaznivih dejanj, sodišču ali drugemu državnemu organu, če tako določa zakon. V primeru prenehanja pogodbenega obdelovalca se osebni podatki brez nepotrebnega odlašanja vrnejo upravljavcu osebnih podatkov.

Osebnih podatkov, ki jih društvo pridobi in obdeluje na podlagi pogodbe, torej ne sme uporabljati za noben drug namen, kot tisti, ki je opredeljen v pogodbi. Brez izrecne privolitve posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo, tako društvo ne sme vabiti posameznikov na svoje lastne aktivnosti, ki ne sodijo v sklop pogodbeno dogovorjenih aktivnosti, ki jih društvo izvaja za občino.

Pooblaščenec je na temo pogodbene obdelave osebnih podatkov že izdal več neobvezujočih mnenj, ki jih s pomočjo iskalnika po odločbah in mnenjih poiščete na spletni strani Pooblaščenca www.ip-rs.si, na primer:
- mnenje št. 0712-582/2007/2,
- mnenje št. 0712-839/2007/2 in
- mnenje št. 0712-367/2006/2.

Poleg tega vam predlagamo, da si pri sestavljanju pogodbe o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov, pomagate z vzorcem pogodbe, ki ga je pripravil Pooblaščenec in je prav tako dostopen na spletni strani Pooblaščenca v rubriki Obrazci: varstvo osebnih podatkov.

Kolikor občina z društvom, ki želi pridobiti osebne podatke o občanih, starejših od 69 let, nima sklenjene pogodbe o izvajanju socialnega programa, ki bi vsebovala tudi določbe o obdelavi osebnih podatkov, društvu ne sme posredovati osebnih podatkov teh posameznikov.

Občina lahko društvu posreduje le osebne podatke tistih posameznikov, za katere se društvo izkaže s pooblastilom posameznika za pridobitev osebnih podatkov. V konkretnem primeru pa verjetno posredovanje na takšni podlagi ne pride v poštev, saj društvo želi s pridobitvijo osebnih podatkov od občine posameznike šele identificirati.


Prijazen pozdrav,

Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.,
pooblaščenka