Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 06.08.2006
Naslov: Fotokopije obrazcev za vpis raziskovalcev kot zbirke osebnih podatkov
Številka: 092-4/2006/522
Vsebina: Zbirke osebnih podatkov
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

 

Dne 04.08.2006 smo po elektronski pošti prejeli vaš dopis.

 

Sprašujete nas vprašanje, kaj se šteje kot zbirka osebnih podatkov. Navajate, da ste se letos, kot raziskovalna institucija, prijavili na ....................(v nadaljevanju agencija), nekaterim zaposlenim ste podelili raziskovalne nazive in jih vključili v raziskovalno skupino, pri čemer imate shranjene fotokopije obrazcev za vpis raziskovalcev, ki ste jih pošiljali agenciji in ki vsebujejo veliko osebnih podatkov (ime, priimek, izobrazba,…). Zanima vas, ali so shranjeni obrazci že zbirka osebnih podatkov in kdaj se ti podatki štejejo za evidenco?  

 

Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov  Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. in 18. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

ZVOP-1 predstavlja konkretizacijo v 38. čl. Ustave Republike Slovenije (Ur. l. RS, št. 33/91-I, 42/97, 66/2000, 24/03 in 69/04) zagotovljenega varstva osebnih podatkov. Namen ZVOP-1 je v preprečevanju neustavnih, nezakonitih in neupravičenih posegov v zasebnost in dostojanstvo posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov (1. čl. ZVOP-1).

 

Po določilu 1. tč. 1. odst. 6. čl. ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa mora biti določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko, enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.

 

Definicija zbirke osebnih podatkov je podana v 5. tč. 1. odst. 6. čl. ZVOP-1, ki pravi, da je zbirka osebnih podatkov vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Pod izrazom »zbirka« lahko, glede na podano definicijo, razumemo tudi druge izraze, ki se uporabljajo za zbirke osebnih podatkov, kot npr. evidenca, register, baza podatkov, ipd. V zvezi z vašim vprašanjem, kdaj se osebni podatki štejejo za evidenco osebnih podatkov, je tako potrebno ugotoviti, da izraz »evidenca osebnih podatkov« vsebinsko ustreza izrazu »zbirka osebnih podatkov«.  

 

Upoštevaje zgoraj navedeno Pooblaščenec ugotavlja, da fotokopije obrazcev za vpis raziskovalcev, ki ste jih pošiljali agenciji, predstavljajo zbirko osebnih podatkov, ker gre za strukturiran niz podatkov, ki ustreza definiciji iz 5. tč. 1. odst. 6. člena ZVOP-1. V zvezi s tem je potrebno pojasniti, da je zbirka zaposlenih – raziskovalcev, lahko tudi sestavni del druge zbirke, v tem primeru zbirke podatkov, ki jih o svojih zaposlenih vodite v skladu z Zakonom o evidencah na področju dela, pri čemer v tem primeru ne bi šlo za samostojno zbirko osebnih podatkov. Navedeno je pomembno predvsem z vidika določb 26. in 27. člena ZVOP-1, ki urejata vzpostavitev in obveščanje o katalogu zbirk osebnih podatkov in ki ju navajamo v nadaljevanju.

 

Po določbah 26. člena ZVOP-1 mora upravljavec osebnih podatkov za vsako zbirko osebnih podatkov zagotoviti katalog zbirke osebnih podatkov (opis zbirke osebnih podatkov), iz katerega je razvidnih 13 dejstev, ki jih taksativno določa 26. člen ZVOP-1. 

 

27. člena ZVOP-1 obenem določa, da morajo upravljavci osebnih podatkov podatke iz 1., 2., 4., 5., 6., 9., 10., 11., 12. in 13. točke katalogov zbirk osebnih podatkov posredovati Informacijskemu pooblaščencu in sicer 15 dni pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov ali pred vnosom nove vrste osebnih podatkov. Prav tako morajo upravljavci osebnih podatkov Informacijskemu pooblaščencu posredovati tudi spremembe podatkov v svojih katalogih zbirk osebnih podatkov in sicer najkasneje v osmih dneh od dneva spremembe.

 

Pri tem vas posebej opozarjamo tudi na izjemo iz 3. odstavka 27. člena ZVOP-1, ki določa, da upravljavcu osebnih podatkov ni potrebno posredovati podatkov iz prvega odstavka tega člena, če nima več kot 20 zaposlenih oseb za nedoločen čas in sicer za tiste zbirke podatkov, ki jih delodajalec o svojih zaposlenih vodi v skladu z zakonom, ki določa zbirke podatkov na področju dela. V tem primeru mora takšen upravljavec vsaki osebi zagotoviti informacije iz 26. člena tega zakona, torej vse informacije iz kataloga zbirke osebnih podatkov. Dejstvo, da je oproščen pošiljanja podatkov v register torej ne pomeni, da je oproščen tudi vodenja kataloga zbirke osebnih podatkov.

 

Obenem vas tudi obveščamo, da lahko vsa podrobnejša pojasnila glede vzpostavitve katalogov zbirk osebnih podatkov ter obveščanja nadzornega organa, najdete na spletnih straneh Informacijskega pooblaščenca, na naslovu: http://www.ip-rs.si/index.php?id=450. Na tem naslovu lahko vsi upravljavci tudi vpogledajo v Register zbirk osebnih podatkov, najdete pa tudi vzorce katalogov zbirk osebnih podatkov, kot tudi vse potrebne obrazce.

 

 

Z najboljšimi pozdravi,

 

Informacijski pooblaščenec:

Nataša Pirc, univ.dipl.prav.,      

pooblaščenka