Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 28.12.2010
Naslov: Zbiranje elektronskih naslovov učencev
Številka: 0712-2/2010/2319
Vsebina: Elektronska pošta, Šolstvo
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec je 14.12.2010 prejel vaš dopis, kjer navajate, da za potrebe vstopanja in dela v šolskih spletnih učilnicah potrebujete elektronske naslove učencev. Zanima vas, pod katerimi pogoji lahko v navedenem primeru zbirate elektronske naslove učencev.

Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke 1. odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZustS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Zakon o osnovnih šolah določa, da šola vodi zbirke osebnih podatkov učencev, ki vključujejo določene kategorije osebnih podatkov, med katerimi pa ni naslovov elektronske pošte. To pomeni, da se lahko naslove elektronske pošte učencev v primerih nudenja storitev izven obveznega šolskega programa (oziroma s sredstvi, ki v učnem programu niso opredeljena kot standardna) obdeluje zgolj na podlagi pisne privolitve posameznika, v tem primeru staršev oziroma skrbnikov. Vendar pa se je v primeru, ko je obdelava naslovov elektronske pošte učencev pomembna zaradi sodelovanja v spletnih učilnicah, tej težavi mogoče izogniti z ustrezno reorganizacijo spletne učilnice. Če se prijava izvede z uporabniškim imenom in geslom, ki nista enaka naslovu elektronske pošte, in datoteke (šolsko gradivo) iz spletne učilnice prenašajo na svoje računalnike učenci sami, morebitne težave z obdelavo naslovov elektronske pošte odpadejo, saj v tem primeru sploh ne pride do takšne obdelave, primarni cilj (torej sodelovanja v spletnih učilnicah) pa je kljub temu dosežen.

Elektronski naslov, ki pripada točno določenemu posamezniku (za razliko od morebitnih splošnih elektronskih naslovov vhodne ali izhodne pošte v podjetju ali šoli), se v skladu z ZVOP-1 šteje za osebni podatek. Obdelava osebnih podatkov pa je v skladu z 8. členom navedenega zakona dopustna le, če obdelavo določenih osebnih podatkov določa zakon ali če je za obdelavo teh podatkov podana osebna privolitev posameznika.

Področje delovanja osnovnih šol ureja Zakon o osnovnih šolah (Uradni list RS, št. 81/2006-UPB3, ZOsn). 1. odstavek 95. člena tega zakona določa, da šola vodi zbirke osebnih podatkov vpisanih učencev, ki vsebujejo naslednje podatke o učencih: ime in priimek, EMŠO, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, zdravstvene posebnosti, ki jih je potrebno poznati za varnost učenca in za delo z učencem.

Med naštetimi kategorijami osebnih podatkov ni navedenega naslova elektronske pošte, zato je mogoče sklepati, da obdelave elektronskih naslovov učencev zakon ne ureja. V tem primeru sme osnovna šola v skladu z 8. in drugim odstavkom 9. člena ZVOP-1 naslov elektronske pošte učencev pridobiti in nadalje obdelovati le na podlagi osebne privolitve posameznika. Glede na to, da so otroci mladoletni, lahko takšno privolitev podajo njihovi starši oziroma skrbniki. ZVOP-1 glede oblike osebne privolitve posameznika ni pretirano restriktiven, saj omogoča, da je osebna privolitev podana pisno, ustno ali na drug ustrezen način. Je pa seveda nujno, da je posameznik vnaprej jasno seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Prav tako je priporočljivo, da je osebna privolitev posameznika podana pisno, saj ima s tem upravljavec osebnih podatkov (v tem primeru osnovna šola) v morebitnih konfliktih ali navzkrižjih interesov dokaz, da je posameznik zares podal privolitev za obdelavo določenih osebnih podatkov.

Zato Pooblaščenec priporoča, da vašo dilemo glede (ne)uporabe elektronskih naslovov učencev za vstopanje in delo v spletni učilnici, rešite na način, ki ne bo vključeval elektronskih naslovov. Tako se lahko učenci v spletno učilnico prijavo z uporabniškimi imeni in gesli, ki niso enaki elektronskim naslovom. Uporabniška imena in gesla pa lahko učencem razdelite osebno v učilnicah in se tako izognete težavam, ki so povezane z obdelavo naslovov elektronske pošte. Tudi distribucijo elektronskega gradiva je mogoče rešiti na način, ki ne vključuje elektronske pošte. Učenec se npr. prijavi v spletno učilnico (z uporabniškim imenom in geslom, ne z naslovom elektronske pošte), od tam pa prenese datoteke (npr. vaje ali naloge) na svoj računalnik, kar ob ustreznih navodilih in siceršnji poenostavitvi aplikacij za prenos podatkov ne bi smelo predstavljati večjega izziva.



Prijazen pozdrav,

Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.,
pooblaščenka