Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 31.05.2010
Naslov: Varovanje OP ob menjavi šole
Številka: 0712–273/2010
Vsebina: Šolstvo
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je 21.5.2010 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da ste tekom letošnjega šolskega leta prepisali hčerko iz ene osnovne šole na drugo. Razlog za prepis je bil predvsem v težavah, ki so se pojavile med šolanjem ter način kako je šola pristopala k reševanju teh težav. Hčerka je trenutno v postopku pridobitve odločbe za otroka s posebnimi potrebami. Nadalje navajate, da je šola vodila posebno mapo z dokumentacijo o hčeri (za otroka s posebnimi potrebami oziroma otroka, ki potrebuje svetovanje), kamor so vlagali različno dokumentacijo. Ker so na novi osnovni šoli želeli čim več informacij v zvezi s hčerjo, ste zaprosili staro osnovno šolo za dvig hčerine osebne mape. Po zelo dolgem času ste dobili informacijo, da je stara osnovna šola poslala osebno mapo novi osnovni šoli in to takoj po tem, ko ste vi zanjo zaprosili. Zanima vas ali lahko stara osnovna šola take občutljive podatke o hčeri  brez soglasja staršev pošlje novi osnovni šoli?

Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. tč. 1. odst. 49. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem:

Pooblaščenec meni, da osnovna šola ni ravnala pravilno, če je brez soglasja staršev posredovala osebno mapo učenca novi šoli, v katero se učenec prepisuje. 25. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja natančno določa, da se osebna mapa učenca, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje, na drugo šolo pošlje po pridobitvi pisnega soglasja staršev. Ravnanje šole pa bi bilo skladno s predpisi, kolikor bi vaše zaprosilo (glede na njegovo vsebino, ki je Pooblaščenec ne pozna) lahko razumela kot pisno privolitev staršev za posredovanje osebne mape vaše hčerke novi šoli.

O b r a z l o ž i t e v:

Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor spadajo tudi osnovne šole (ali kot javni zavodi ali kot nosilci javnih pooblastil), navaja 9. člen ZVOP-1: »osebni podatki v javnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika«.

Zakon, ki ureja obravnavano področje, je Zakon o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/2006 tretje uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZOsn-UPB3), ki v 94. členu določa, da osnovna šola zbira, obdeluje, shranjuje, posreduje in uporablja podatke, vsebovane v zbirkah podatkov, ki jih vodi v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov, če s tem zakonom ni drugače določeno.

95. čl. ZOsn določa, da osnovna šola vodi naslednje zbirke podatkov:

1. zbirko podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših,
2. zbirko podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih in drugih listinah,
3. zbirko podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev,
4. zbirko podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje.

V 99. čl. ZOsn je določeno, da podrobnejša navodila o načinu zbiranja podatkov, o delavcih šole, ki so pooblaščeni za uporabo podatkov, vsebovanih v posameznih zbirkah, o načinu evidentiranja uporabe in posredovanja osebnih podatkov, o načinu njihovega uničenja po poteku roka uporabe in druge postopke in ukrepe zavarovanja podatkov predpiše minister.
Navedeni predpis predstavlja Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Ur. l. RS 80/04, v nadaljevanju Pravilnik), ki v I. odst. 15. čl. določa, da svetovalna služba vodi v zbirki osebnih podatkov učencev, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje, tudi podatke in dokumentacijo učencev s posebnimi potrebami, ki so vključeni v šolo na podlagi odločbe o usmeritvi. Evidenca se vodi kot osebna mapa učenca, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje, ki jo kot vrsto dokumentacije, katere vsebino in obliko predpiše minister, določa pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli (za osemletno in devetletno osnovno šolo).
Pravice staršev v zvezi z zbirkami osebnih podatkov izrecno ureja 36. čl. Pravilnika, ki določa, da mora šola staršem v skladu z zakonom:
- zagotoviti vpogled v osebne podatke o njihovem otroku, vsebovane v šolski dokumentaciji,
- zagotoviti vpogled v strokovno interpretirane osebne podatke, kadar gre za podatke iz 4. točke prvega odstavka 95. člena zakona o osnovni šoli,
- omogočiti prepis ali izpis osebnih podatkov o njihovem otroku v šolski dokumentaciji,
- omogočiti prepis ali izpis strokovno interpretiranih osebnih podatkov, kadar gre za podatke 4. točke prvega odstavka 95. člena zakona o osnovni šoli
- nuditi informacijo, komu so bili podatki posredovani,
- omogočiti dopolnitev, popravo in izbris osebnih podatkov, če so bili zbrani v nasprotju z določbami zakona,
- omogočiti pravico do kopije osebnih podatkov, ki se nanašajo nanje ali njihove otroke,
- omogočiti pravico do kopije strokovno interpretiranih osebnih podatkov iz 4. točke prvega odstavka 95. člena zakona o osnovni šoli,
- omogočiti pravico do preklica pisnega soglasja za zbiranje osebnih podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje, in osebnih podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev.

Šola mora staršem omogočiti vpogled in prepis osebnih podatkov najkasneje v 15 dneh od dneva, ko je prejela zahtevo ali pa jih v istem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih vpogleda in prepisa ne bo omogočila. Izpis oziroma kopijo osebnih podatkov iz zbirk osebnih podatkov oziroma iz dokumentacije mora šola staršem posredovati v 30 dneh od dneva, ko je prejela zahtevo, ali pa jih v istem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih mu izpisa ne bo posredovala.

25. člen Pravilnika, pa določa: »Če se učenec prešola na drugo osnovno šolo, pošlje šola matični list šoli, na katero se učenec prešola, na njeno pisno zahtevo. Osebna mapa učenca, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje, se na drugo šolo pošlje po pridobitvi pisnega soglasja staršev.«
Pooblaščenec meni, da osnovna šola ni ravnala pravilno, če je brez soglasja staršev posredovala osebno mapo učenca novi šoli, v katero se učenec prepisuje. Ravnanje šole pa bi bilo skladno s predpisi, kolikor bi vaše zaprosilo (glede na njegovo vsebino, ki je Pooblaščenec ne pozna) lahko razumela kot pisno privolitev staršev za posredovanje osebne mape vaše hčerke novi šoli.

V kolikor ste mnenja, da je v zvezi z vašim primerom prišlo do kršitve ZVOP-1, lahko na Pooblaščenca naslovite prijavo. V skladu z 2. členom ZInfP je namreč Pooblaščenec med drugim pristojen za inšpekcijski nadzor nad izvajanjem zakona in drugih predpisov, ki urejajo varstvo ali obdelavo osebnih podatkov. Prijavo lahko vložite osebno, pisno ali preko spletnega obrazca (Obrazec za prijavo), ki je na voljo na spletni strani: www.ip-rs.si/kazalo-kontakt-iskalnik/kontakt/

Prijazen pozdrav,

Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.,
pooblaščenka