Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 02.05.2010
Naslov: Zbiranje EMŠO na obrazcih, ki se uporabljajo za glasovanje s pooblastilom ali po pošti
Številka: 0712–228/2010/1
Vsebina: Upravljanje gospodarskih družb
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je 20.4.2010 prejel vaš dopis, v katerem navajate, da je … d.d., kot družba, s katere vrednostnimi papirji se trguje na organiziranem trgu, v skladu s 3. odstavkom 296. člena Zakona o gospodarskih družbah zavezan, da ima od objave sklica skupščine pa do zasedanja skupščine na spletni strani družbe objavljene obrazce, ki se uporabljajo za glasovanje s pooblastilom ali po pošti oziroma, da jih delničarjem brezplačno omogoči v fizični obliki. Zanima vas ali lahko na navedenem obrazcu predvidite tudi vpis EMŠO posameznega delničarja, kadar bi šlo za fizične osebe? EMŠO je namreč izjemno pomembna za natančnejšo identifikacijo posameznega delničarja (lahko se zgodi, da obstajata dva delničarja z istim imenom in priimkom, ki živita na istem naslovu). Seveda bi bila na obrazcu tudi izjava, da fizična oseba privoli v obdelavo osebnih podatkov zgolj za potrebe skupščine ter seznanitev s pravico do vpogleda, prepisa, kopiranja, dopolnitve, popravka, blokiranja in izbrisa osebnih podatkov.

Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. tč. 1. odst. 49. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem:

Pooblaščenec meni, da na obrazcih za glasovanje s pooblastilom ali po pošti lahko zbirate EMŠO posameznega delničarja, saj se obdelava podatkov izvaja znotraj upravljavca podatkov (ki podatek o EMŠO družbenikov že vodi v svojih evidencah – v delniški knjigi) in tako pri tem ne prihaja do razkrivanja podatkov o EMŠO nepooblaščenim osebam, saj pooblastila na skupščini preverjajo le predstavniki upravljavca in notar.

O b r a z l o ž i t e v:

V skladu z 38. členom Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju Ustava RS) je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov ter prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon, vsakdo pa se ima pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj ter pravico do sodnega varstva ob njihovi zlorabi. To pomeni, da je v skladu z Ustavo RS dovoljena tista obdelava osebnih podatkov, ki je vnaprej predvidena in določno opredeljena v posameznem (področnem) zakonu.

8. člen ZVOP-1, na splošno določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ki določa tudi namen obdelave osebnih podatkov ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, ki pa mora biti predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju navaja 10. člen ZVOP-1:
1) Osebni podatki v zasebnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.
(2) Ne glede na prejšnji odstavek se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.
(3) Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Zakon o centralnem registru prebivalstva (Uradni list RS, št. 1/99, v nadaljevanju ZCRP) v 1. odstavku 6. člena določa, da je EMŠO v Republiki Sloveniji osebna identifikacijska številka za enoznačno opredelitev posameznika. EMŠO po tem odstavku predstavlja temeljni, z matematično metodo izračunani numerični standard. V 2. odstavku istega člena pa ZCRP določa, da je identifikacija namenjena vodenju in vzdrževanju zbirk podatkov o prebivalstvu, povezovanju podatkov v teh zbirkah ter racionalizaciji dela državnih organov in drugih uporabnikov, ki imajo zakonsko podlago.

Pooblaščenec meni, da na obrazcih za glasovanje s pooblastilom ali po pošti lahko zbirate EMŠO posameznega delničarja. Obdelava podatkov o EMŠO se izvaja znotraj upravljavca podatkov, ki je s temi podatki že seznanjen (jih že vodi v svojih evidencah – delniški knjigi) in tako pri tem ne prihaja do razkrivanja podatkov o EMŠO nepooblaščenim osebam, saj na skupščini pooblastila preverjajo predstavniki upravljavca in notar.

Prijazen pozdrav,


Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.,
pooblaščenka