Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 23.11.2009
Naslov: Varovanje občutljivih OP v arhivskih gradivih
Številka: 0712-2/2009/2
Vsebina: Občutljivi OP
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,


Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je 18. 11. 2009 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem prosite za naše mnenje. Navajate, da pripravljate nov klasifikacijski načrt na osnovi predpisanega enotnega klasifikacijskega načrta za javno upravo. Pojavlja se vam dilema glede hranjenja in dostopnosti gradiva, ki nastaja pri vodenju postopkov usmerjanja otrok s posebnimi potrebami in delu komisij, ki izdajajo strokovna mnenja v teh postopkih. Ta gradiva so označena kot arhivska, vsebujejo pa tudi specialistična zdravniška in druga mnenja. V dilemi ste zaradi varovanja osebnih podatkov obravnavanih otrok. Sprašujete ali so za omenjeni segment dokumentacije določene kakšne omejitve glede dostopa do arhivskega gradiva.

Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo; ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem:


Pooblaščenec ugotavlja, da ste kot upravljavec občutljivih osebnih podatkov z njimi dolžni ravnati kot to od vas zahteva ZVOP-1, po arhiviranju dokumentov in po poteku roka iz drugega odstavka 65. člena ZVDAGA pa ti dokumenti postanejo javnosti dostopni.
Do poteka zgoraj navedenega roka  pa je potrebno z dokumenti, ki vsebujejo občutljive osebne podatke, ravnati na način kot to za obdelavo občutljivih osebnih podatkov določa ZVOP-1.



O b r a z l o ž i t e v:
Zaradi potencialne arhivske vrednosti dokumentacije je v zakonodaji predvideno, da se ta pod določenimi pogoji lahko oziroma mora (torej ne v vsakem primeru!) hraniti tudi kot arhivsko gradivo, seveda po tem, ko dokumentacija ne služi več osnovnemu namenu. Vendar pa je potrebno ugotoviti, da Pooblaščenec ni pristojen za razlago predpisov ali dajanje pravnih mnenj in pojasnil na področju arhiviranja in arhivskih gradiv, saj ta materija ni v neposredni zvezi s področjem varstva osebnih podatkov ali dostopa do informacij javnega značaja.
Pooblaščenec zato v okviru svojih pristojnosti pojasnjuje, da ZVOP-1 v 6. členu v 3. točki določa, da je obdelava osebnih podatkov kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave).
Isti člen v 19. točki navaja definicijo občutljivih osebnih podatkov. Po tej določbi ZVOP-1 so to med drugim tudi podatki o zdravstvenem stanju posameznika. V 13. členu ZVOP-1 nadalje med drugim določa, da se občutljivi podatki lahko obdelujejo le, če je to potrebno zaradi uveljavljanja ali nasprotovanja pravnemu zahtevku (7. točka), oziroma če tako določa drug zakon zaradi izvrševanja javnega interesa (8. točka). V 14. členu ZVOP-1 je določeno, da morajo biti občutljivi osebni podatki pri obdelavi v prej navedenih primerih posebej označeni in zavarovani tako, da se nepooblaščenim osebam onemogoči dostop do njih. Pri prenosu občutljivih osebnih podatkov preko telekomunikacijskih omrežij se šteje, da so podatki ustrezno zavarovani, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom.
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Ur. l. RS, št. 30/2006; ZVDAGA) v 40. členu določa, da morajo javnopravne osebe izročiti javno arhivsko gradivo arhivu najkasneje 30 let po nastanku gradiva, in sicer tudi gradivo, ki vsebuje osebne podatke, vključno z občutljivimi osebnimi podatki.
V drugem odstavku 65. člena istega zakona je nadalje določeno, da postane javno arhivsko gradivo, ki vsebuje občutljive osebne podatke (podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v politični stranki in sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške, biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin), dostopno za uporabo 75 let po svojem nastanku ali deset let po smrti osebe, na katero se nanaša, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno.
Iz navedb v vašem vprašanju izhaja, da se Zavod RS za šolstvo pri svojem delu srečuje tudi z zadevami, v katerih posamezni dokumenti lahko vsebujejo tudi občutljive osebne podatke (podatke o zdravstvenem stanju posameznika – specialistična zdravniška in druga mnenja). Pooblaščenec meni, da je treba določbo 3. točke 6. člena ZVOP-1 razumeti tako, da pomeni tudi vsakršna uporaba arhivskega gradiva, ki vsebuje zbirke občutljivih osebnih podatkov, obdelavo takšnih osebnih podatkov v smislu 3. točke 6. člena ZVOP-1 in je tako v konkretnem primeru vedno treba spoštovati tudi določbo 13. člena ZVOP-1.
Pooblaščenec nadalje meni, da je določba drugega odstavka 65. člena ZVDAGA v zvezi z arhiviranjem občutljivih osebnih podatkov jasna ter da ZVOP-1 ne daje pravne podlage za kakršnokoli drugačno interpretacijo. Javno arhivsko gradivo, ki vsebuje občutljive osebne podatke postane dostopno za uporabo 75 let po svojem nastanku ali deset let po smrti osebe, na katero se nanaša, če je datum smrti znan. Možnost, ki jo ZVDAGA v teh primerih daje, je določba petega odstavka 66. člena ZVDAGA, ki pravi, da je možno roke nedostopnosti javnega arhivskega gradiva, določene v prvem in drugem odstavku 65. člena ZVDAGA, na zahtevo javnopravne osebe, ki je izročila javno arhivsko gradivo, izjemoma podaljšati, vendar ne več kot za deset let. O izjemnem podaljšanju roka nedostopnosti javnega arhivskega gradiva odloči Vlada Republike Slovenije, ko prejme mnenje arhivske komisije.
Kot upravljavec zbirk z občutljivimi osebnimi podatki, ste po mnenju Pooblaščenca z njimi ves čas, ko se te nahajajo pri vas, dolžni ravnati kot to od vas zahteva ZVOP-1. Po arhiviranju in po poteku roka iz drugega odstavka 65. člena ZVDAGA pa ti podatki postanejo javno.


Prijazen pozdrav,


Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.,
pooblaščenka