Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 03.04.2009
Naslov: Posredovanje fotokopij osebnih dokumentov bankam
Številka: 0712-97/2009/2
Vsebina: Bančništvo, Upravne enote
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 11.03.2009 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da ste kupili novo stanovanje in se ob tem znašli v nekaj postopkih, ko so od vas zahtevali fotokopijo vaše osebne izkaznice  - banka za izdajo bonitetnega poročila - izpis iz SISBONA, ter za odobritev (realizacijo) kredita, nepremičninski posrednik pa za vpis vknjižbe lastninske pravice kupljenega stanovanja. Prav tako naj bi upravna enota od vašega prijatelja, državljana Srbije, zahtevala fotokopijo potnega lista v postopku podaljšanja dovoljenja za bivanje. V zvezi s tem nas sprašujete:  

- Ali je banka ravnala pravilno, ko je v navedenih primerih od vas zahtevala fotokopijo osebne izkaznice?

- Ali je nepremičninski posrednik po nalogu sodišča ravnal prav?

- Ali je upravna enota upravičeno zahtevala fotokopijo potnega lista, kljub temu, da je vaš prijatelj vlogo podal osebno in se izkazal s svojim potnim listom?

- Kaj mora vsebovati fotokopija osebnega dokumenta, da se preprečijo morebitne zlorabe?

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem:

Pooblaščenec meni, da Zakon o osebni izkaznici dopušča banki, da fotokopira osebno izkaznico, če fotokopijo potrebuje za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku. Prav tako v Zakonu o zemljiški knjigi obstaja zakonska podlaga, ki dopušča fotokopiranje osebne izkaznice v določenih primerih, povezanih z vpisom imetnika pravice v zemljiško knjigo. Pri vodenju upravnih postopkov, povezanih z izdajo dovoljenj za bivanje osebam, ki niso državljani Republike Slovenije, pa daje upravnim enotam zakonsko podlago Zakon o upravnem postopku, ki uradnim osebam nalaga izvajanje dokazov o vseh dejstvih, pomembnih za izdajo odločbe. Pojasnila o tem, na kakšen način je potrebno izvesti fotokopiranje osebnega dokumenta, da se preprečijo morebitne zlorabe, pa vam podrobneje navajamo v obrazložitvi odgovora pod točko 5.

O b r a z l o ž i t e v:

1. Pravna podlaga za fotokopiranje osebnega dokumenta

Obdelava osebnih podatkov je v skladu s 3. točko 6. člena ZVOP-1 definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani, ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, sporočanje in podobno.

Načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1 določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.

ZVOP-1-UPB1 v 8. členu, ki je splošne narave, določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.

9. člen ZVOP-1 določa, da se lahko osebni podatki v javnem sektorju (kamor spadajo tudi sodišča in upravne enote) obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.
Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil.
Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.
Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

Po določbi prvega odstavka 10. člena ZVOP-1 se osebni podatki v zasebnem sektorju (kamor sodijo tudi banke), lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali na podlagi osebne privolitve posameznika, na katerega se podatki nanašajo, in ki mora biti glede na drugi odstavek 8. člena ZVOP-1 v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Kot prva izjema se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Drugo izjemo pa predstavlja obdelava osebnih podatkov v zasebnem sektorju, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

3.a člen Zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 71/2008 - uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZOIzk) določa, da smejo upravljavci zbirk osebnih podatkov smejo osebne izkaznice kopirati samo v primerih, ki jih določa zakon.
Osebno izkaznico lahko poleg njenega imetnika kopirajo notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku. Pojma finančna družba in finančne storitve sta opredeljena v zakonu, ki ureja bančništvo.
Kopiranje osebne izkaznice je dovoljeno tudi na podlagi pisne privolitve imetnika osebne izkaznice.
Ob kopiranju osebne izkaznice je treba z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija osebne izkaznice ne bo uporabljala za druge namene. Prepovedano je nadaljnje kopiranje kopije.
Na vlogo imetnika osebne izkaznice je upravljavec zbirk osebnih podatkov dolžan izdati potrdilo o kopiji osebne izkaznice, na katerem je naveden namen rabe kopije in rok, za katerega upravljavec kopijo potrebuje. Imetnik osebne izkaznice lahko kopijo označi s svojim podpisom.
Kopijo osebne izkaznice je prepovedano hraniti v elektronski obliki.

Enako 4.a člen Zakona o potnih listinah (Uradni list RS št. 3/06 – uradno prečiščeno besedilo in 44/08; ZPLD-1) določa, da smejo upravljavci zbirk osebnih podatkov potne listine kopirati samo v primerih, ki jih določa zakon.
Potno listino lahko poleg njenega imetnika kopirajo notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku. Pojma finančna družba in finančne storitve sta opredeljena v zakonu, ki ureja bančništvo.
Kopiranje potne listine je dovoljeno tudi na podlagi pisne privolitve imetnika potne listine.
Ob kopiranju potne listine je treba z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija potne listine ne bo uporabljala za druge namene. Prepovedano je nadaljnje kopiranje kopije.
Na vlogo imetnika potne listine je upravljavec zbirk osebnih podatkov dolžan izdati potrdilo o kopiji potne listine, na katerem je naveden namen rabe kopije in rok, za katerega upravljavec kopijo potrebuje. Imetnik potne listine lahko kopijo označi s svojim podpisom.
Kopijo potne listine je prepovedano hraniti v elektronski obliki.

2. Kopiranje osebnega dokumenta pri bančnih storitvah

Glede na zgoraj navedene določbe drugega odstavka 3.a člena ZOIzk in 4.a člena ZPLD-1, ima banka izrecno dovoljenje fotokopirati osebni dokument komitenta, če fotokopijo potrebujejo za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku. V obeh primerih, ki ste jih navedli v svojem vprašanju, je banka vodila konkreten postopek (izpis iz SISBON, odobritev kredita), lahko pa bi osebni dokument fotokopirala tudi na podlagi osebne privolitve posameznika, zato ravnanje banke v tem oziru ni sporno, seveda pa je tudi banka dolžna fotokopiranje izvršiti na ustrezen in zakonit način, kot je pojasnjen pod točko 5 tega odgovora.

3. Kopiranje osebnega dokumenta pri vpisu v zemljiško knjigo

Zakon o zemljiški knjigi (Uradni list RS št. 58/2003, 45/2008, v nadaljevanju ZZK-1) v 23. členu določa, da se imetnik pravice vpiše s podatki, ki jih določa zakon.
Če zakon za posamezno vrsto zaznambe določa, da se pri vpisu te zaznambe navede oseba, v korist katere je zaznamba dovoljena, se za vpis podatkov o tej osebi oziroma za spremembo teh podatkov uporabljajo določbe tega zakona o imetniku pravice.

24. člen ZZK-1 pa določa, da se o imetniku pravice, ki je fizična oseba, se vpišejo naslednji podatki:
1. ime in priimek,
2. enotna matična številka občana (v nadaljnjem besedilu: EMŠO),
3. naslov stalnega prebivališča.
Če v sodni odločbi oziroma odločbi drugega državnega organa, ki je podlaga za vpis, ni naveden podatek o EMŠO osebe, v korist katere se vpis predlaga oziroma, se o tem vpisu odloča po uradni dolžnosti, je treba predlogu za vpis pravice oziroma v postopku odločanja o vpisu po uradni dolžnosti predložiti kopijo osebne izkaznice oziroma druge javne listine, v kateri je vpisan ta podatek.
Upravljavec centralnega registra prebivalstva mora fizični osebi, ki na območju Republike Slovenije nima stalnega oziroma začasnega prebivališča na njeno zahtevo določiti EMŠO, če potrebuje EMŠO za vpis pravice na nepremičnini v zemljiško knjigo.

23. in 24. člen ZZK-1 navajata, v katerem primeru je potrebno fotokopirati osebno izkaznico ob vpisu imetnika pravice. V kolikor je šlo v vašem konkretnem primeru za takšno situacijo, je fotokopiranje osebne izkaznice dopustno. Tudi pogodbena obdelava v tem oziru ni problematična, saj lahko upravljavec osebnih podatkov posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v skladu z 11. členom ZVOP-1 s pogodbo zaupa pogodbenemu obdelovalcu, ki je registriran za opravljanje takšne dejavnosti in zagotavlja ustrezne postopke in ukrepe iz 24. člena ZVOP-1. Edina omejitev pri tem je, da upravljavec na pogodbenega obdelovalca ne more prenesti več pooblastil za obdelavo osebnih podatkov, kot jih ima sam.

4. Kopiranje potnega lista ob podaljšanju dovoljenja za bivanje

Uslužbence upravnih enot pri vodenju upravnih postopkov zavezujejo določila Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS št. 24/06; uradno prečiščeno besedilo – v nadaljevanju ZUP). Le-ta v 10. členu določa, da o tem, katera dejstva je šteti za dokazana, presodi uradna oseba, pooblaščena za vodenje postopka oziroma odločanje v upravni zadevi po svojem prepričanju, na podlagi vestne in skrbne presoje vsakega dokaza posebej in vseh dokazov skupaj ter na podlagi uspeha celotnega postopka.

139. člen ZUP določa, da lahko uradna oseba, ki vodi postopek, med postopkom ves čas ugotavlja dejansko stanje in izvaja dokaze o vseh dejstvih, pomembnih za izdajo odločbe, tudi o tistih, ki v postopku še niso bila navedena.
Uradna oseba, ki vodi postopek, odredi po uradni dolžnosti izvedbo vsakega dokaza, če spozna, da je to potrebno za razjasnitev zadeve.
Uradna oseba, ki vodi postopek, si preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje. Enako ravna uradna oseba glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila.
Če uradne evidence ne vodi organ, ki je pristojen za odločanje, je dolžan od pristojnega organa podatke zahtevati takoj oziroma najkasneje v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge. Zaprošeni organ je dolžan te podatke brezplačno posredovati takoj oziroma najkasneje v roku 15 dni, če ni v predpisu, ki ureja uradno evidenco, drugače določeno.
Uradna oseba lahko pridobiva za potrebe ugotavljanja dejanskega stanja osebne podatke iz uradnih evidenc o stranki, ki je vložila zahtevo za uvedbo postopka, razen, če je stranka pridobitev teh podatkov izrecno prepovedala. Podatke, ki štejejo za davčno tajnost, ali se nanašajo na rasno in drugo poreklo, politična, verska in druga prepričanja, pripadnost sindikatu, spolno vedenje, kazenske obsodbe ter zdravstvene podatke, si lahko uradna oseba v skladu s prejšnjima odstavkoma priskrbi le, če tako določa zakon, ali na podlagi izrecne pisne privolitve stranke oziroma druge osebe, na katero se ti podatki nanašajo.
Določbe prejšnjega odstavka se uporabljajo tudi v postopku, uvedenem po uradni dolžnosti, v katerem se odloča o pravici stranke.
Določbe petega in šestega odstavka tega člena se štejejo za zadostno zakonsko podlago za pridobivanje osebnih podatkov v smislu zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov, ne glede na to, ali posebni (materialni) zakoni za posamezne vrste upravnih postopkov vsebujejo takšno podlago.
Način pridobivanja podatkov o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje, kakšen drug državni organ, organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila, podrobneje določi Vlada Republike Slovenije z uredbo.

140. člen ZUP pa določa, da mora stranka dejansko stanje, na katero opira svoj zahtevek, navesti natančno, po resnici in določno.
Če ne gre za splošno znana dejstva, mora stranka za svoje navedbe predlagati dokaze in jih, če je mogoče, predložiti. Če stranka sama tega ne stori, zahteva to od nje uradna oseba, ki vodi postopek. Od stranke se ne zahteva, naj preskrbi in predloži dokaze, ki jih lahko hitreje in lažje preskrbi organ, ki vodi postopek, in tudi ne, naj predloži taka potrdila, ki jih organi po 180. členu tega zakona niso dolžni izdajati.
Če stranka v določenem roku ne predloži dokazov, organ samo zaradi tega ne sme zavreči zahteve po drugem odstavku 67. člena tega zakona, temveč mora postopek nadaljevati.

Ker v primeru izdaje (podaljšanja) dovoljenja za bivanje uradna oseba, ki vodi upravni postopek, ne more priskrbeti dokazov iz uradnih evidenc, jih lahko pridobi le od stranke. Fotokopiranje potnega lista je v takšnem postopku torej upravičeno, v kolikor želi s tem uradna oseba zagotoviti dokaz, na podlagi katerega je vodila upravni postopek in sprejela svojo odločitev. Le na takšen način je namreč mogoče pri morebitni reviziji postopka naknadno preveriti pravilnost izvedenega postopka in ustreznost odločitve organa.


5. Način fotokopiranja osebnih dokumentov

4. odstavek 3.a člena ZOIzk in 4. odstavek 4.a člena ZPLD-1 od upravljavcev osebnih podatkov, ki bodo kopirali osebne dokumente, izrecno zahtevata, da kopijo ustrezno označijo z opozorilom o prepovedi uporabe v druge namene. Zakon ne predpisuje obličnosti vsebine oznake, zato je ta prepuščena upravljavcem osebnih podatkov. Kljub temu Pooblaščenec priporoča, da upravljavci na kopijo napišejo vsaj naslednje podatke:
 – da gre za kopijo;
– naziv upravljavca osebnih podatkov;
– namen fotokopiranja; in
– pravna podlaga za fotokopiranje (npr. pisna privolitev).
Zakon tudi določa, da je prepovedano kopiranje kopij in hranjenje kopij osebnih dokumentov v elektronski obliki. Zakon torej prepoveduje kopiranje z uporabo skenerjev in podobnih naprav, ki kopijo zapišejo v elektronski obliki in jo shranijo na elektronski medij.
 
Imetniku osebne izkaznice zakon omogoča, da kopijo označi s svojim podpisom. Fotokopijo izkaznice je najbolje podpisati čez sliko izkaznice in ne ob robu fotokopije.
 
5. odst. 3.a člena ZOIzk in 5. odst. 4.a člena ZPLD-1 določata tudi, da je upravljavec osebnih podatkov dolžan izdati na podlagi vloge imetnika osebnega dokumenta potrdilo o kopiji. Zakona določata, da mora potrdilo vsebovati naslednje sestavine:
 – namen rabe kopije in
– rok, za katerega upravljavec kopijo potrebuje.

 
Več o fotokopiranju osebnih dokumentov lahko preberete tudi na spletni strani Pooblaščenca www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/kopiranje-osebnih-dokumentov/).

S spoštovanjem,

Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.,
pooblaščenka