Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 14.04.2008
Naslov: Zbiranje EMŠO in davčne številke
Številka: 092-3/2008/133
Vsebina: EMŠO in davčna
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 5. 4. 2008 prejel vaše e-sporočilo, v katerem sprašujete, zakaj pri bonu za prejem časopisa ..., katerega dajejo brezplačno za en teden, zahtevajo poleg imena in naslova še številko telefona, E-naslov, datum rojstva davčno številko in EMŠO. Podatke naj bi poslali po pošti, a ne v kuverti, torej na vpogled vsem.

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1-UPB1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji:

Pooblaščenec zaključuje, da je sodelovanje v akciji časopisne hiše ... prostovoljno in se izvrši na podlagi osebne privolitve posameznika. Bistvo obdelave v zasebnem sektorju je torej v tem, da se posameznik prostovoljno odloči, ali bo svoje osebne podatke dovolil obdelovati bodočemu upravljavcu osebnih podatkov in na kakšen način. Posameznik, ki želi sodelovati v akciji, lahko izbere možnost, da časopisni hiši ... ne bo posredoval vseh zahtevanih osebnih podatkov, npr. davčne številke in EMŠO. V takem primeru bo časopisna hiša ... presodila, ali bo brezplačne izvode časopisa dala posameznikom, ki niso posredovali vseh zahtevanih osebnih podatkov. Če pa se posameznik ne strinja s predlagano obdelavo osebnih podatkov in če meni, da bi takšno posredovanje podatkov pomenilo prehud poseg v njegovo pravico do zasebnosti, v akciji  ne bo sodeloval.


Ne glede na navedeno, pa Pooblaščenec pripominja, da zbiranje EMŠO in davčne številke v akciji časopisne hiše ... ni ne potrebno in ne primerno, predvsem pa ne v skladu z načelom sorazmernosti, ki ga določa 3. člen ZVOP-1-UPB1. Z vidika zagotavljanja načela sorazmernosti obdelave osebnih podatkov v skladu s 3. členom ZVOP-1-UPB1 je priporočljivo, da tudi zasebni sektor zahteva in posledično zbira zgolj tiste podatke, ki so ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. V tem primeru bi bilo z vidika zagotavljanja varnosti osebnih podatkov sodelujočih v akciji pred zlorabami po mnenju Pooblaščenca bolj smiselno, da se EMŠO in DŠ ne bi zbirali, saj so za enoznačno identifikacijo posameznika dovolj ime in priimek, naslov ter datum rojstva.

O b r a z l o ž i t e v:

Osebni podatek je v skladu s 1. točko 6. člena ZVOP-1-UPB1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, pri čemer je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Zbiranje osebnih podatkov se v skladu s 3. točko 6. člena ZVOP-1-UPB1 šteje za obdelavo osebnih podatkov. Splošna opredelitev obdelave osebnih podatkov je podana v 8. členu ZVOP-1-UPB1. Ta v 1. odstavku določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, 2. odstavek istega člena pa nadalje določa, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov, ki mora biti ustavno in zakonsko dopusten, obdelovati pa se smejo le tisti osebne podatke, ki so primerni in nujno potrebni za uresničitev opredeljenega namena in ne pomenijo neupravičenega posega v zasebnost in dostojanstvo posameznika. Pri obdelavi osebnih podatkov je potrebno upoštevati načelo sorazmernosti, ki je kot temeljno načelo, opredeljeno v 3. členu ZVOP-1-UPB1, in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni, glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju navaja 10. člen ZVOP-1-UPB1. Po določbi prvega odstavka 10. člena ZVOP-1-UPB1 se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ne glede na navedeno, se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe (drugi odstavek 10. člena). Ne glede na prvi odstavek 10. člena ZVOP-1-UPB1 se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Davčna številka je osebni podatek per se, saj je v skladu z 20. točko 6. člena ZVOP-1 enolični identifikacijski znak in posledično isti povezovalni znak. Davčna številka se po določbi 33. člena Zakona o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 117/06, v nadaljevanju ZDavP-2) dodeli davčnemu zavezancu pod določenimi zakonskimi pogoji, uporablja pa se v zvezi z vsemi davki. Pri tem je potrebno upoštevati tudi določilo 2. odstavka 108. člena Zakona  o dohodnini (Uradni list RS, št. 117/06, v nadaljevanju ZDoh-2), v skladu s katerim se v davčno osnovo ne všteva posameznega darila, če njegova vrednost ne presega 42 € oziroma, če skupna vrednost vseh daril, prejetih v davčnem letu od istega darovalca, ne presega 84 €. V 3. odstavku istega člena je nadalje določeno, da se v davčno osnovo ne všteva dobitka v nagradnih igrah, ki niso igre na srečo, kjer je potrebno določeno znanje, spretnost ali naključje, če vrednost dobitka ne presega 42 €. Pooblaščenec je ugotavljal, ali je obdelava davčne številke potrebna in primerna kot pogoj za sodelovanje v akciji časopisne hiše ... in zaključil, da s sodelovanjem v akciji še ne nastane davčno razmerje, saj posameznik z enotedenskim prejemanjem brezplačnega izvoda časopisa ... ne preseže vrednosti, ki jo ZDoh-2 šteje kot mejo posameznikove davčne obremenitve.

Zakon o centralnem registru prebivalstva (Uradni list RS, št. 72/06, uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZCRP) v prvem odstavku 6. člena določa, da je enotna matična številka občana (EMŠO) v Republiki Sloveniji osebna identifikacijska številka in je identifikacija za enoznačno opredelitev posameznika. EMŠO po tem odstavku predstavlja temeljni, z matematično metodo izračunani numerični standard. V drugem odstavku istega člena pa ZCRP določa, da je identifikacija namenjena vodenju in vzdrževanju zbirk podatkov o prebivalstvu, povezovanju podatkov v teh zbirkah ter racionalizaciji dela državnih organov in drugih uporabnikov, ki imajo zakonsko podlago.
Uporabo EMŠO določa 9. člen ZCRP. Glede na 1. odstavek morajo EMŠO uporabljati upravljavci zbirk podatkov (registrov, evidenc ipd.), ki jih vodijo o posamezniku na podlagi zakona, na področjih: statistike, notranjih zadev, zdravstvenega varstva in zdravstvenega zavarovanja, davkov in carine, obrambe, geodetske službe, urejanja prostora in ekološke zaščite, zaposlovanja in spremljanja delovne sile, pokojninskega in invalidskega zavarovanja, pravosodja, šolstva, socialnega varstva in drugi uporabniki, določeni z zakonom oziroma upravljavci zbirk podatkov, določeni z zakonom, ki v teh zbirkah podatkov uporabljajo EMŠO.
2. odstavek 9. člena ZCRP  določa, da se EMŠO lahko vpisuje tudi v javne listine, ki se na podlagi zbirk iz prejšnjega odstavka izdajajo posameznikom, 3. odstavek pa določa, da kdor pridobiva EMŠO, je dolžan navesti zakonsko podlago in namen pridobivanja EMŠO, v primeru pisne privolitve pa posameznika seznaniti z namenom pridobivanja.

Zakonodajalec je v skladu s svobodo gospodarske pobude in podjetništva v ZVOP-1-UPB1 določil, da lahko zasebni sektor svobodno odloča o tem, katere osebne podatke bo zahteval od posameznika kot pogoj za sklenitev določenega pravnega posla z njim, v kolikor ni obseg potrebnih osebnih podatkov za posamezen posel zakonsko določen. Kot ponudnik določene ugodnosti lahko časopisna hiša ... kot vsak poslovni subjekt, ki varuje svoje poslovne interese, določi pogoje poslovanja, torej osebne podatke, ki jih bo zbiral. Posameznik pa v takih primerih, ko gre za zbiranje osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve, sam odloča o tem, katere osebne podatke in za kakšne namene bo posredoval osebam v zasebnem sektorju oziroma s kom bo sklenil pravni posel. Kljub navedenemu Pooblaščenec poudarja, da mora vsak upravljavec zbirke osebnih podatkov v skladu z načelom sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1-UPB1 zbirati le toliko podatkov, kot jih potrebuje za dosego konkretnega namena. Za vsak osebni podatek, ki se od posameznika zahteva, je potrebno izkazati zakonsko dopusten namen obdelave. 3. odstavek 9. člena ZCRP dopušča pridobivanje EMŠO na podlagi pisne privolitve posameznika zgolj in samo, če je posameznik seznanjen z namenom obdelave EMŠO. Zbiranje preko namena predstavlja namreč večje tveganje za kršitve in zlorabe osebnih podatkov, obenem pa na upravljavca nalaga večje breme za pravilno zavarovanje zbirk osebnih podatkov.

Tako EMŠO kot davčna številka sta enoznačna identifikatorja posameznika, zato se postavlja vprašanje potrebnosti zbiranja obeh. EMŠO pomeni osnovno in najtočnejšo identifikacijo posameznika. Iz nje se lahko razberejo tudi drugi podatki o posamezniku, kot sta njegova starost in spol. Pooblaščenec poudarja, da ob primerjavi EMŠO in davčne številke pomeni slednja bistveno manjši poseg v zasebnost. Davčna številka je z vidika natančne identifikacije posameznika primernejša, saj EMŠO razkrije več podatkov o posamezniku. Pooblaščenec priporoča, da se EMŠO uporablja v izjemnih primerih, ko razkritje EMŠO res terja potreba po višji stopnji pravne varnosti. V konkretnem primeru takšna potreba ni izkazana.

Pooblaščenec zaključuje, da je sodelovanje v akciji časopisne hiše ... prostovoljno in se izvrši na podlagi osebne privolitve posameznika. Bistvo obdelave v zasebnem sektorju je torej v tem, da se posameznik prostovoljno odloči, ali bo svoje osebne podatke dovolil obdelovati bodočemu upravljavcu osebnih podatkov in na kakšen način. Posameznik, ki želi sodelovati v akciji, lahko izbere možnost, da časopisni hiši ... ne bo posredoval vseh zahtevanih osebnih podatkov, npr. davčne številke in EMŠO. V takem primeru bo časopisna hiša ... presodila, ali bo brezplačne izvode časopisa dala posameznikom, ki niso posredovali vseh zahtevanih osebnih podatkov. Če pa se posameznik ne strinja s predlagano obdelavo osebnih podatkov in če meni, da bi takšno posredovanje podatkov pomenilo prehud poseg v njegovo pravico do zasebnosti, v akciji  ne bo sodeloval.

Ne glede na navedeno, pa Pooblaščenec pripominja, da zbiranje EMŠO in davčne številke v akciji časopisne hiše ... ni ne potrebno in ne primerno, predvsem pa ne v skladu z načelom sorazmernosti, ki ga določa 3. člen ZVOP-1. Z vidika zagotavljanja načela sorazmernosti obdelave osebnih podatkov v skladu s 3. členom ZVOP-1-UPB1 je priporočljivo, da tudi zasebni sektor zahteva in posledično zbira zgolj tiste podatke, ki so ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. V tem primeru bi bilo z vidika zagotavljanja varnosti osebnih podatkov sodelujočih v akciji pred zlorabami po mnenju Pooblaščenca bolj smiselno, da se EMŠO in DŠ ne bi zbirali, saj so za enoznačno identifikacijo posameznika dovolj ime in priimek, naslov ter datum rojstva.

Glede pošiljanja osebnih podatkov na dopisnici ali kuponu in ne v zaprti pisemski ovojnici, Pooblaščenec meni, da takšno posredovanje osebnih podatkov posameznikom ne nudi ustreznega zavarovanja pred morebitnim razkritjem njihovih osebnih podatkov. V osebne podatke lahko namreč vpogledajo poštni uslužbenci in zaposleni pri organizatorju akcije, ob morebitni izgubi takšnih dopisnic/kuponov pa lahko vanje vpogleda praktično kdorkoli. Zato Pooblaščenec svetuje, da osebne podatke pošiljate v zaprti ovojnici in meni, da bi organizator akcije sprejel oziroma štel kot veljavne tudi kupone, ki bi jih udeleženci akcije poslali na takšen, bolj varen način.

Lepo vas pozdravljamo,

Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka