Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 09.12.2007
Naslov: Zbiranje EMŠO in davčno številko skupaj
Številka: 0712-1065/2007/2
Vsebina: Šolstvo
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 26.11. 2007 prejel vaše e-sporočilo, v katerem nas prosite za nasvet. Navajate, da za sklenitev pogodbe potrebujete davčno številko in EMŠO pogodbenika, sicer izplačilo po pogodbi ni mogoče ter, da vam pogodbenik noče posredovati EMŠO. Sprašujete nas, ali si lahko EMŠO pridobite sami iz javne evidence in ali morate upoštevati odločbo ustavnega sodišča, v kateri je odločilo, da zadošča le en podatek, torej davčna številka ali EMŠO.

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007, uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji:

Pooblaščenec meni, da je z vidika zagotavljanja načela sorazmernosti obdelave osebnih podatkov v skladu s 3. členom ZVOP-1 priporočljivo, da se zbira zgolj tiste podatke, ki so ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. V konkretnem primeru bi bilo po mnenju Pooblaščenca bolj smiselno, da EMŠO ne bi zbirali, saj je za enoznačno identifikacijo posameznika dovolj davčna številka, prav tako pa enoznačno identifikacijo posameznika omogočajo tudi že ime in priimek, naslov ter datum rojstva.

O b r a z l o ž i t e v:

Osebni podatek je v skladu s 1. točko 6. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, pri čemer je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Obdelava osebnih podatkov pomeni v skladu s 3. točko 6. člena ZVOP-1 kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje. Splošna opredelitev obdelave osebnih podatkov je podana v 8. členu ZVOP-1. Ta v 1. odstavku določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, 2. odstavek istega člena pa nadalje določa, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov, ki mora biti ustavno in zakonsko dopusten, obdelovati pa se smejo le tisti osebne podatke, ki so primerni in nujno potrebni za uresničitev opredeljenega namena in ne pomenijo neupravičenega posega v zasebnost in dostojanstvo posameznika. Pri obdelavi osebnih podatkov je potrebno upoštevati načelo sorazmernosti, ki je kot temeljno načelo, opredeljeno v 3. členu ZVOP-1, in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni, glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju navaja 9. člen ZVOP-1:
1)    Osebni podatki v javnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.
2)    Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil.
3)    Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.
4)    Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

ENOTNA MATIČNA ŠTEVILKA OBČANA (EMŠO)
Zakon o centralnem registru prebivalstva (Uradni list RS, št. 72/2006, uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZCRP) v prvem odstavku 6. člena določa, da je enotna matična številka občana (EMŠO) v Republiki Sloveniji osebna identifikacijska številka in je identifikacija za enoznačno opredelitev posameznika. EMŠO po tem odstavku predstavlja temeljni, z matematično metodo izračunani numerični standard. V drugem odstavku istega člena pa ZCRP določa, da je identifikacija namenjena vodenju in vzdrževanju zbirk podatkov o prebivalstvu, povezovanju podatkov v teh zbirkah ter racionalizaciji dela državnih organov in drugih uporabnikov, ki imajo zakonsko podlago.
9. člen ZCRP določa uporabo EMŠO. Glede na 1. odstavek morajo EMŠO uporabljati upravljavci zbirk podatkov (registrov, evidenc ipd.), ki jih vodijo o posamezniku na podlagi zakona, na področjih: statistike, notranjih zadev, zdravstvenega varstva in zdravstvenega zavarovanja, davkov in carine, obrambe, geodetske službe, urejanja prostora in ekološke zaščite, zaposlovanja in spremljanja delovne sile, pokojninskega in invalidskega zavarovanja, pravosodja, šolstva, socialnega varstva in drugi uporabniki, določeni z zakonom oziroma upravljavci zbirk podatkov, določeni z zakonom, ki v teh zbirkah podatkov uporabljajo EMŠO.
2. odstavek 9. člena ZCRP  določa, da se EMŠO lahko vpisuje tudi v javne listine, ki se na podlagi zbirk iz prejšnjega odstavka izdajajo posameznikom, 3. odstavek pa določa, da kdor pridobiva EMŠO, je dolžan navesti zakonsko podlago in namen pridobivanja EMŠO, v primeru pisne privolitve pa posameznika seznaniti z namenom pridobivanja.

DAVČNA ŠTEVILKA
V zvezi z davčno številko Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 117/2006, v nadaljevanju ZDavP-2) v 33. členu z naslovom »davčna številka« določa, da se davčnemu zavezancu na način in pod pogoji določenimi s tem zakonom in zakonom, ki ureja davčni register, dodeli davčna številka, ki se uporablja v zvezi z vsemi davki.

Tako EMŠO kot davčna številka sta enoznačna identifikatorja posameznika, zato se postavlja vprašanje potrebnosti zbiranja obeh EMŠO. EMŠO pomeni osnovno in najtočnejšo identifikacijo posameznika. Iz nje se lahko razberejo tudi drugi podatki o posamezniku, kot sta njegova starost in spol. Informacijski pooblaščenec meni, da zbiranje EMŠO poleg davčne številke za sklenitev pogodbe ni potrebno in primerno. To stališče Pooblaščenec utemeljuje tudi z odločbo Ustavnega sodišča (US) št. U-I-229/03-18, z dne 09.02.2006, kjer je US med drugim zapisalo, da popolno identifikacijo posameznika omogoča tako podatek o EMŠO kot tudi podatek o davčni številki. Po mnenju US to pomeni, da je določitev kar dveh podatkov, ki omogočata popolno identifikacijo posameznika, odveč, saj zadostuje zgolj eden. Zbiranje dveh enoznačnih identifikatorjev je namreč v nasprotju z načelom sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, saj natančno identifikacijo v obsegu, primernem za poslovanje, omogoča že davčna številka. Odločba US je zavezujoča le za zakonodajalca, ki jo mora upoštevati pri spremembi zakona, za katerega je US odločilo, da ni v skladu z Ustavo Republike Slovenije. Čeprav se konkretna odločba nanaša na javni sektor, pa zanj ni zavezujoča.

Sklepanje vseh obligacijsko-pravnih poslov je tudi v interesu posameznika (v konkretnem primeru sklenitev pogodbe za izplačilo honorarja), zato je obdelava posameznikovih osebnih podatkov dopustna, seveda če je potrebna in primerna za sklepanje, sklenitev ali izpolnjevanje pravnega posla. Pri obdelavi osebnih podatkov za namen sklenitve pogodbe se sklicujete na 3. odstavek 9. člena ZVOP-1. Tako lahko obdelujete osebne podatke posameznikov, ki so z javnim sektorjem (z vami) sklenili pogodbo ali pa ste na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Pooblaščenec meni, da za zbiranje EMŠO poleg davčne številke pri sklepanju pogodbe ni nobene potrebe in poudarja, da ob primerjavi EMŠO in davčne številke pomeni slednja bistveno manjši poseg v zasebnost. Davčna številka je z vidika natančne identifikacije posameznika primernejša, saj EMŠO razkrije več podatkov o posamezniku. Pooblaščenec priporoča, da se EMŠO uporablja v izjemnih primerih, ko razkritje EMŠO res terja potreba po višji stopnji pravne varnosti. V konkretnem primeru takšna potreba ni izkazana, zato bi bilo zbiranje obeh številk nedopustno. Primeri, kjer je zbiranje obeh enoličnih identifikatorjev nujno potrebno, so določeni v zakonih (npr. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti).

Pooblaščenec zato meni, da je z vidika zagotavljanja načela sorazmernosti obdelave osebnih podatkov v skladu s 3. členom ZVOP-1 priporočljivo, da se zbira zgolj tiste podatke, ki so ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. V tem primeru bi bilo po mnenju Pooblaščenca bolj smiselno, da EMŠO ne bi zbirali, saj je za enoznačno identifikacijo posameznika dovolj davčna številka, prav tako pa enoznačno identifikacijo posameznika omogočajo tudi že ime in priimek, naslov ter datum rojstva.

Glede pridobivanja EMŠO iz javne evidence pa Pooblaščenec sporoča, da jo lahko pridobite le, če imate za takšno dejanje podlago v zakonu, to pomeni, da imate v zakonu konkretno določeno, da ta osebni podatek lahko pridobivate in če bo namen obdelave zakonit.

Lepo vas pozdravljamo,

Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
Pooblaščenka