Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 13.11.2007
Naslov: Videonadzor, ki ga izvaja lastnik nepremičnine in ne najemnik
Številka: 0712-979/2007/2
Vsebina: Video in avdio nadzor
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

prejeli smo vašo elektronsko pošto z dne 30.10.2007, v kateri navajate, da je delodajalec najemnik poslovnih prostorov, kjer lastnik izvaja videonadzor v skladu z zakonom. Delodajalec ima v aktu o varstvu osebnih podatkov tudi določbe o videonadzoru, ki pa ga sam ne izvaja. Na podlagi sumov zlorabe registracije delovnega časa se je delodajalec odločil za poostren nadzor nad registracijo prihoda na delo in odhoda z dela. V postopku ugotavljanja delavčevih kršitev pogodbenih in drugih obveznosti iz delovnega razmerja (npr. en delavec registrira prihode ali odhode za več delavcev) bi delodajalec kot dokaz uporabil slikovni material iz videonadzornega sistema. Prosite nas za mnenje, če je potreben še kakšen akt za te namene?

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem:

Pooblaščenec primarno opozarja, da se mora videonadzor izvajati v skladu z določbami ZVOP-1. Na podlagi tako pridobljenih osebnih podatkov pa lahko upravljavec osebnih podatkov le te nadalje obdeluje samo za vnaprej določene in zakonite namene. Za delodajalca to pomeni, da lahko posnetke pridobljene z videonadzorom uporabi v disciplinskem postopku in na delovnem sodišču, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem v skladu s 46 čl. Zakona o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 42/2002 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDR). Pravno podlago za tovrstno obdelavo osebnih podatkov torej predstavlja zakon, če so izpolnjeni z zakonom določeni pogoji. Zakon od upravljavca osebnih podatkov ne zahteva, da glede izvajanja videonadzora sprejme poseben interni akt. Pooblaščenec kljub temu priporoča delodajalcu, da v internem aktu, ki določa postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, opredeli, v katerih primerih lahko delodajalec opravi nadzor in pregled videonadzornih posnetkov in tako tudi na ta način delavce seznani s svojo pravico do nadzora in uporabe posnetkov. Pooblaščenec pa ob tem opozarja, da je v skladu z načelom proste presoje dokazov izključno v pristojnosti organa, če bo te posnetke tudi uporabil oz. štel kot dokaz.

Obrazložitev:
Ker je pri izvajanju videonadzora najbolj pomembno, da se izvaja v skladu z določbami ZVOP-1, iz vašega vprašanja pa ni povsem jasno na kakšen način se pri vas izvaja videonadzor, vas Pooblaščenec uvodoma seznanja s pogoji, ki morajo biti izpolnjeni za zakonito izvajanje videonadzora:
 
Splošni pogoji v zvezi z izvajanjem videonadzora

Po določbah 74. člena ZVOP-1 mora oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki izvaja videonadzor, o tem objaviti obvestilo. Obvestilo mora biti vidno in razločno objavljeno na način, ki omogoča posamezniku, da se seznani z njegovim izvajanjem najkasneje, ko se nad njim začne izvajati videonadzor. Takšno obvestilo mora obvezno vsebovati naslednje informacije:
1.    da se izvaja videonadzor;
2.    naziv osebe javnega ali zasebnega sektorja, ki ga izvaja;
3.    telefonsko številko za pridobitev informacije, kje in koliko časa se shranjujejo posnetki iz videonadzornega sistema.
Šteje se, da je s takšnim obvestilom,  posameznik obveščen o obdelavi osebnih podatkov po 19. čl. ZVOP-1.
Videonadzorni sistem mora biti zavarovan pred dostopom nepooblaščenih oseb.

Oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki izvaja videonadzor, mora skladno z določbami 24. in 25. člena ZVOP-1 v svojih aktih predpisati organizacijske, tehnične in logično tehnične ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, ter zagotoviti zavarovanje osebnih podatkov na način iz 24. člena ZVOP-1.

Pravna ali fizična oseba, ki izvaja videonadzor, mora skladno z določbami 25. člena ZVOP-1 v notranjih aktih določiti tudi osebo, ki je odgovorna za evidenco videonadzornega sistema, ter osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo podatke v evidenci videonadzornega sistema.

Po določbah 24. člena ZVOP-1 mora pravna ali fizična oseba, ki izvaja videonadzor zagotoviti tudi evidenco, iz katere je mogoče pozneje ugotoviti, kdaj so bili posamezni osebni podatki iz evidence videonadzornega sistema uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je možno zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov.

Videonadzor dostopa v uradne službene oziroma poslovne prostore

Videonadzor dostopa v uradne službene oziroma poslovne prostore se skladno z določbami 75. člena ZVOP-1 lahko izvaja, če je to potrebno za varnost ljudi ali premoženja, zaradi zagotavljanja nadzora vstopa ali izstopa v ali iz službenih oziroma poslovnih prostorov ali če zaradi narave dela obstaja možnost ogrožanja zaposlenih. Odločitev sprejme pristojni funkcionar, predstojnik, direktor ali drug pristojen oziroma pooblaščen posameznik osebe javnega sektorja ali osebe zasebnega sektorja. V pisni odločitvi morajo biti obrazloženi razlogi za uvedbo videonadzora. Uvedba videonadzora se lahko določi tudi z zakonom ali s predpisom, sprejetim na njegovi podlagi.

Videonadzor se lahko izvaja le na takšen način, da se ne more izvajati niti snemanje notranjosti stanovanjskih stavb, ki nimajo vpliva na dostop do njihovih prostorov, niti snemanje vhodov v stanovanja.

O izvajanju videonadzora je potrebno pisno obvestiti vse zaposlene v osebi javnega ali zasebnega sektorja, ki opravljajo delo v nadzorovanem prostoru.

Zbirka osebnih podatkov v zvezi z nadzorom dostopa v uradne službene oziroma poslovne prostore lahko vsebuje posnetek posameznika (slika oziroma glas), datum in čas vstopa in izstopa iz prostora, lahko pa tudi osebno ime posnetega posameznika, naslov njegovega stalnega ali začasnega prebivališča, zaposlitev, številko in podatke o vrsti njegovega osebnega dokumenta ter razlogu vstopa, če se navedeni osebni podatki zbirajo poleg ali s posnetkom videonadzornega sistema.

Osebni podatki oziroma posnetki se lahko hranijo največ eno leto po nastanku, nato se zbrišejo, če zakon ne določa drugače.

Videonadzor znotraj delovnih prostorov

Izvajanje videonadzora znotraj delovnih prostorov se lahko izvaja le v izjemnih primerih, kadar je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja ali za varovanje tajnih podatkov ter poslovne skrivnosti, tega namena pa ni možno doseči z milejšimi sredstvi. Videonadzor se lahko izvaja le glede tistih delov prostorov, kjer je potrebno varovati prej navedene interese.

Prepovedano je izvajati videonadzor v delovnih prostorih izven delovnega mesta, zlasti v garderobah, dvigalih in sanitarnih prostorih.

Zaposleni morajo biti pred začetkom izvajanja videonadzora znotraj delovnih prostorov vnaprej pisno obveščeni o njegovem izvajanju, poleg tega pa se mora delodajalec pred uvedbo videonadzora znotraj delovnih prostorih posvetovati z reprezentativnim sindikatom pri delodajalcu.

Na področju obrambe države, obveščevalno-varnostne dejavnosti države in varovanja tajnih podatkov, delodajalcu ni potrebno pred začetkom izvajanja videonadzora znotraj delovnih prostorov pisno obvestiti zaposlenih, prav tako pa se mu tudi ni potrebno posvetovati z reprezentativnim sindikatom.

Izvajalec videonadzora mora torej primarno zagotoviti, da se videonadzor izvaja v skladu z zgoraj navedenimi določbami ZVOP-1. Na podlagi tako pridobljenih osebnih podatkov pa lahko upravljavec osebnih podatkov le te nadalje obdeluje samo za vnaprej določene in zakonite namene.

Primarno je torej potrebno razrešiti vprašanje zakonite obdelave osebnih podatkov pridobljenih z video posnetkom.  

Kot razumemo iz vašega vprašanja, je pri vas upravljavec osebnih podatkov (konkretno video posnetkov) lastnik poslovnih prostorov, v katerih ste vi najemniki. Če med vami ni posebne pogodbe (obrazloženo v nadaljevanju), pa se videonadzor izvaja na vhodu v poslovni prostor,  vam lahko lastnik tako pridobljene podatke posreduje samo v primeru, če ima zato podlago v zakonu ali pa razpolaga z osebno privolitvijo delavca oz. delavcev, ki so na video posnetku.

Drugače pa je v primeru videonadzora vhoda v poslovni prostor, če imate z lastnikom, ki izvaja videonadzor, sklenjeno pogodbo v skladu z 11. čl. ZVOP-1, na podlagi katere lastnik (izvajalec videonadzora) obdeluje osebne podatke pridobljene z videonadzorom v vašem imenu in za vaš račun. Takšno pogodbo, ki mora biti v pisni obliki, pa se lahko sklene samo s pogodbenim obdelovalcem, ki je registriran za opravljanje takšne dejavnosti (torej izvajanje videonadzora) in zagotavlja ustrezne postopke in ukrepe iz 24. čl. ZVOP-1.
V slednjem primeru ste vi upravljavec teh osebnih podatkov, zato za samo obdelavo osebnih podatkov pridobljenih na videoposnetku ne potrebujete osebne privolitve posnetih delavcev.

Nikakor pa lastnik poslovnih prostorov brez posebne pogodbe, ki ureja obdelavo osebnih podatkov v skladu z 11. čl. ZVOP, ne sme izvajati videonadzora v delovnih prostorih najemnika. Takšen videonadzor je nezakonit. To pomeni, da videonadzor v delovnih prostorih (delovnega mesta) lahko izvaja (samo) delodajalec sam, lastnik prostorov pa le, če je delodajalčev pogodbeni obdelovalec in kot tak izpolnjuje vse pogoje iz 11. člena ZVOP-1 - to pomeni med drugim tudi, da je registriran za izvajanje dejavnosti videonadzora, posnetke pa lahko obdeluje le v imenu in za račun svojega naročnika (delodajalca) in v okviru njegovih pooblastil.  

Nadalje pa se zastavlja vprašanje uporabe teh osebnih podatkov v disciplinskem postopku.

Na tem mestu je potrebno opozoriti na 9. in 10. čl. ZVOP-1, ki opredeljujeta pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem in zasebnem sektorju. V javnem sektorju se lahko obdelujejo osebni podatki, če tako določa zakon in samo zakon lahko določi, da se določeni osebni podatki lahko obdelujejo le na podlagi osebne privolitve. V 3. in 4. odst. 9. čl. ZVOP-1 pa so določene izjeme od splošnih pravnih podlag. Tako se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe, ter druga izjema, da se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Smiselno enako velja za zasebni sektor, z razliko, da se lahko osebni podatki v zasebnem sektorju obdelujejo tako na podlagi zakona, kakor tudi na podlagi osebne privolitve posameznika.

Za obravnavani primer so bistvene izjeme pri obdelavi osebnih podatkov, ki upravljavcu dopuščajo obdelavo osebnih podatkov, če je tovrstna obdelava osebnih podatkov potrebna bodisi za ugotavljanje izpolnjevanja pogodbe oz. je to potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, v zasebnem sektorju pa, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja.   

Ker je vprašanje vezano na pravico delodajalca do obdelave osebnih podatkov delavcev, Pooblaščenec poudarja, da je delovno pravno področje specialno urejeno v Zakonu o delovnih razmerjih (Ur. L. RS, št. 42/2002 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDR), ki glede obdelave osebnih podatkov v 46. čl. določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom, ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Glede na navedeno to pomeni, da lahko delodajalec te posnetke, pridobljene z videonadzorom, uporabi v disciplinskem postopku in na delovnem sodišču, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem v skladu s 46 čl. ZDR. Podlago za tovrstno obdelavo osebnih podatkov (videonadzornih posnetkov) torej predstavlja zakon, kljub temu pa Pooblaščenec priporoča delodajalcu, da v internem aktu, ki določa postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, opredeli, v katerih primerih lahko delodajalec opravi nadzor in pregled videonadzornih posnetkov in tako tudi na ta način delavce seznani s svojo pravico do nadzora in uporabe posnetkov. Pooblaščenec pa ob tem še opozarja, da je v skladu z načelom proste presoje dokazov izključno v pristojnosti organa (sodišča), če bo te posnetke tudi uporabil oz. štel kot dokaz.

S spoštovanjem.

Informacijski pooblaščenec
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka