Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 14.11.2007
Naslov: Evidenca vstopov in izstopov
Številka: 0712-924/2007//2
Vsebina: Zbirke osebnih podatkov
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 11. 10. 2007 prejel vaše e-sporočilo, v katerem nas sprašujete:

Ali lahko vzpostavite evidenco oseb o vstopu in izstopu v poslovne prostore?

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji:

Evidenca vstopov in izstopov v poslovne prostore je opredeljena v ZVOP-1, zato ne obstaja nikakršen zadržek za njeno uveljavitev. Ob tem opozarjamo, da je potrebno dosledno zasledovati načelo sorazmernosti, kot je pojasnjeno v obrazložitvi.

O b r a z l o ž i t e v:

1 Splošno o podlagah za obdelavo osebnih podatkov

Obdelavo osebnih podatkov smiselno ureja 8. člen ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo določa zakon ali če je za obdelavo osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.

Osebne podatke v javnem sektorju, kamor sodi tudi projektna pisarna, ki je poslovna enota javnega zavoda, se v skladu s prvim odstavkom 9. člena ZVOP-1 lahko obdeluje samo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, torej le v primeru, če zakon izrecno določa, da se v javnem sektorju določeni osebni podatki lahko obdelujejo oziroma posredujejo. Isti odstavek tega člena med drugim določa tudi, da se osebni podatki lahko obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika, če tako določa zakon.

Ob tem Pooblaščenec opozarja na načelo sorazmernosti, ki pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja.

2 Določbe ZVOP-1 o evidencah vstopov in izstopov v prostor

Področje evidenc vstopov in izstopov v prostor splošno ureja 82. člen ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da lahko oseba javnega ali zasebnega sektorja za namene varovanja premoženja, življenja ali telesa posameznikov ter reda v njenih prostorih od posameznika, ki namerava vstopiti sli izstopiti iz tega prostora, zahteva, da navede vse ali nekatere osebne podatke iz drugega odstavka tega člena ter razlog vstopa ali izstopa. Po potrebi lahko osebne podatke preveri tudi z vpogledom v osebni dokument posameznika. Drugi odstavek istega člena določa, da se lahko v evidenci vstopov in izstopov o posamezniku vodijo samo naslednji osebni podatki: osebno ime, številka in vrsta osebnega dokumenta, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, zaposlitev ter datum, ura in razlog vstopa ali izstopa v prostor. To pomeni, da se mora upravljavec v skladu z načelom sorazmernosti odločiti, ali bo evidenca vsebovala vse podatke ali vendarle manj, kot jih dopušča zakon.

Iz navedenega izhaja, da lahko vaša projektna pisarna v skladu z določbo 82. člena ZVOP-1 vzpostavi evidenco vstopov in izstopov v prostor ter v njej zajema podatke, ki jih določa drugi odstavek tega člena. Na tem mestu Pooblaščenec opozarja, da smete evidentirati samo predhodno navedene osebne podatke.

Način, na katerega boste v projektni pisarni vzpostavili evidenco vhodov in izhodov, je prepuščen vam samim. Ob tem Pooblaščenec še pripominja, da je odgovornost za pravilen vpis in morebitno zlorabo osebnih podatkov, ki se bodo nahajali v evidenci vstopov in izstopov, primarno najprej na strani upravljavca, torej javnega zavoda, v sklopu katerega projektna pisarna deluje. Na upravljavcu je zato odgovoren, da se najprej odloči, ali to evidenco sploh potrebuje, drugič, da presodi, katere podatke bo zbiral (lahko jih samo manj kot določa zakon, ne pa več) in tretjič, koga konkretno bo za to pooblastil (osebo iz projektne pisarne ali pa si bo izbral pogodbenega obdelovalca, ki bo v njegovem imenu in za njegov račun evidenco vodil). To med drugim pomeni, da konkretna oseba, ki bo opravljala naloge vpisovanja v evidenco vstopov in izstopov v prostor, ob morebitni zlorabi osebnih podatkov nosi svoj del odgovornosti.

Povsem sklepno pa Pooblaščenec pojasnjuje tudi, da gre pri navedeni evidenci za zbirko osebnih podatkov, kot jo opredeljuje 6. člen ZVOP-1, zato je njeno zavarovanje v celoti podvrženo določbam ZVOP-1 o zavarovanju zbirk osebnih podatkov.

Prijazen pozdrav,

Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka