Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 29.10.2007
Naslov: Pridobivanje OP delavca od bivšega delodajalca
Številka: 0712-904/2007/2
Vsebina: Delovna razmerja
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

prejeli smo vaše elektronsko sporočilo.

V njem nas sprašujete, ali lahko delodajalec, ki na novo zaposluje delavca, preverja nekatere podatke o delavcu pri prejšnjih delodajalcih.


V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji:

Delodajalec, pri katerem niste več v delovnem razmerju, ne sme posredovati vaših osebnih podatkov vašemu sedanjemu delodajalcu.

O b r a z l o ž i t e v:

Osebni podatek je v skladu s 1. tč. 6. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen.

Posameznik je v skladu s 2. tč. 6. člena ZVOP-1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek; fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.

Zbirka osebnih podatkov je v skladu s 5. tč. 6. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran  na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.

Upravljavec osebnih podatkov je v skladu s 6. tč. 6. člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave.

Skladno z 8. čl. ZVOP-1 se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.

9. člen ZVOP-1 določa pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju. V skladu s tem členom se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, če ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Ne glede na prvi odstavek obravnavanega člena pa se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov za zasebni sektor  je podana v 10. čl. ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Poleg tega se v zasebnem sektorju lahko obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.

Glede obdelave osebnih podatkov delavcev po prenehanju delovnega razmerja je potrebno opozoriti na 21. člen ZVOP-1, ki ureja rok hrambe osebnih podatkov in ki določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.

Zakonsko podlago v smislu 1. odst. 9. in 10. člena ZVOP-1 v obravnavanem primeru predstavljata Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02, 79/2006, 46/2007; v nadaljevanju ZDR). ZEPDSV izrecno določa, vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago. Tako so evidence, ki jih morajo delodajalci voditi v skladu ZEPDSV, izrecno določene v 12. čl. tega zakona, 13. čl. pa določa še njihovo vsebino. V 14., 17. in 19. členu ZEPDSV je tudi določeno, da se evidence, ki jih na podlagi ZEPDSV vodijo delodajalci (evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela in evidenca o izrabi delovnega časa) začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu pogodba o zaposlitvi preneha. V istih členih ZEPDSV je tudi določeno, da dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se prenehajo voditi omenjene evidence in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v te evidence, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa.

ZDR pa v 1. odst. 46. členu določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. ZDR v 3. odst. 46. členu določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

Iz povedanega sledi, da delodajalec tudi po prenehanju delovnega razmerja razpolaga z določenimi zbirkami osebnih podatkov o bivših zaposlenih in sicer zbirkami osebnih podatkov, ki vsebujejo dokumente in izvirne listine iz 14., 17. in 19. člena ZEPDSV, in te hrani kot listine trajne vrednosti. Poleg tega pa lahko delodajalec tudi po prenehanju delovnega razmerja obdeluje tudi druge osebne podatke o zaposlenem delavcu, ki so v skladu s 1. odst. 46. člen ZDR potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, vendar samo toliko časa dokler stranki delovnega razmerja lahko uveljavljata svoje pravice iz tega razmerja. Ko so poravnane vse obveznosti, ki izhajajo iz delovnega razmerja, je namen zaradi katerega so se delavčevi osebni podatki zbirali dosežen, zato se mora delodajalec zbrisati in prenehati uporabljati vse delavčeve osebne podatke, razen tistih, za katere ZEPDSV določa, da se hranijo trajno.

Za dokumente in listine, ki jih delodajalec hrani na podlagi ZEPDSV, že ta zakon določa, da jih delodajalec lahko posreduje le pristojnemu organu na njegovo zahtevo. Delavčeve osebne podatke, s katerimi delodajalec razpolaga tudi po prenehanju delovnega razmerja, zaradi uveljavljanja pravic ene ali druge stranke iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z delovnim razmerjem, pa lahko delodajalec uporablja samo v ta namen t.j. za uveljavljenje svojih pravic oziroma v zvezi z uveljavljanjem pravic, ki jih proti njemu uveljavlja delavec. Uporaba teh osebnih podatkov v kakšen drug namen bi bila dopustna samo v primeru, če bi jo izrecno predvideval nek zakon.  

Informacijski pooblaščenec na podlagi povedanega zaključuje, da nekdanji delodajalec ne sme posredovati vaših osebnih podatkov vašemu sedanjemu delodajalcu, saj mu tega ne dopušča noben zakon, niti to ni potrebno zaradi morebitnega uveljavljanja pravic iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, ki je včasih obstajalo med vami in nekdanjim delodajalcem.

S spoštovanjem,

Informacijski pooblaščenec
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.
pooblaščenka