Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 29.10.2007
Naslov: Varovanje OP zaposlenih
Številka: 0712-915/2007
Vsebina: Društva
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 9.10.2007 prejel vaše e-sporočilo, v katerem ste posredovali vaše vprašanje v zvezi z varovanjem osebnih podatkov:

1. Ali lahko posamezni avtorji, člani Združenja ..., pridobijo podatke o zaposlenih, to je podatke o plači in drugih prejemkih, o izobrazbi, delovnih izkušnjah in podobno?

2. Ali Urad RS za intelektualno lastnino sme preverjati podatke o zaposlenih, o tem kaj delajo, koliko so plačani za posamezno delo, kakšne dodatke prejemajo?

 
V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/2004 in 113/2005, 51/2007 – ZUstS-A, 67/2007, v nadaljevanju ZVOP-1)) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji:

1.    Osebni podatki v zasebnem sektorju, kamor sodi ..., se lahko obdelujejo le na podlagi zakona ali osebne privolitve posameznika. Pooblaščenec ugotavlja, da ustrezna zakonska podlaga za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih za člane ..., ki zahtevajo podatke kot člani posamezniki, ne obstaja, zato lahko obdelujejo osebne podatke le na podlagi ustrezne privolitve zaposlenih. Člani društva pa se z osebnimi podatki oziroma s podatkom o plači zaposlenih seznanijo na Skupščini kot organu ..., kjer člani društva na sejah uresničujejo svoje pravice in dolžnosti, ki jih določa statut društva.

2.    Urad RS za intelektualno lastnino v skladu z ZASP nadzoruje, ali ... izvaja naloge v skladu z ZASP in je na podlagi te pristojnosti upravičen pridobiti vse podatke, na podlagi katerih ugotavlja, ali ... izvaja vse naloge v skladu z zakonom in le teh ne zlorablja.

O b r a z l o ž i t e v:

ZAKON O VARSTVU OSEBNIH PODATKOV

Varstvo osebnih podatkov je na podlagi Ustave Republike Slovenije človekova pravica in temeljna svoboščina opredeljena v 38. členu, po katerem je prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov pa določa zakon. Sistemski zakon je ZVOP-1, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov.

Osebni podatek po določbah ZVOP-1 pomeni katerikoli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, na glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka, registrska številka vozila in ne nazadnje pa tudi številka stanovanja), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.
 
Obdelava osebnih podatkov je definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, sporočanje in podobno.

Osebni podatki v zasebnem sektorju se lahko v skladu z 10. členom ZVOP-1 obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ne glede na prejšnji odstavek se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.

16. člen ZVOP-1 določa, da se osebni podatki lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje oblikovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače.

AD 1

1. ZAKON O AVTORSKI IN SORODNIH PRAVICAH IN ZAKON O DRUŠTVIH

Združenje skladateljev, avtorjev in založnikov za zaščito avtorskih pravic Slovenije – ... (v nadaljevanju Združenje) je kolektivno združenje, kot ga predvideva Zakon o avtorski in sorodnih pravicah (Uradni list RS, št. 21/95, 9/01, 30/01, 85/01 Skl.US: U-I-149/98-36, 43/04, 58/04 Odl.US: U-I-200/02-12, 17/06, 139/06; v nadaljevanju ZASP). Navedeno kolektivno združenje je organizirano kot društvo, ki je v 5. členu Zakona o društvih (Uradni list RS, št. 61/2006, v nadaljevanju ZDru-1) opredeljeno kot pravna oseba zasebnega prava. Zasebni sektor so po 23. točki 6. člena ZVOP-1 pravne in fizične osebe, ki opravljajo dejavnost po zakonu, ki ureja gospodarske družbe ali gospodarske javne službe ali obrt, in osebe zasebnega prava; zasebni sektor so javni gospodarski zavodi, javna podjetja in gospodarske družbe, ne glede na delež oziroma vpliv države, samoupravne lokalne skupnosti ali samoupravne narodne skupnosti. Združenje kot tako torej spada v zasebni sektor, zato se lahko osebni podatki oseb, ki so zaposlene v Združenju na podlagi pogodbe o zaposlitvi, obdelujejo le v skladu z ZVOP-1, ki v 10. členu določa, da se lahko osebni podatki v zasebnem sektorju obdelujejo le, če tako določa zakon, ali je posameznik v to privolil.

2. ZAKON O DELOVNIH RAZMERJIH IN ZAKON O EVIDENCAH NA PODROČJU DELA IN SOCIALNE VARNOSTI
 
Zakonsko podlago v smislu prvega odstavka 10. člena ZVOP-1 v obravnavanem primeru predstavljata Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/2002, v nadaljevanju ZDR). Medtem ko slednji v prvem odstavku 46. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, ZEPDSV pa izrecno določa, vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago.

Pooblaščenec na podlagi navedenih zakonskih podlag pojasnjuje, da člani društva samostojno kot posamezniki ne morejo pridobivati podatkov o zaposlenih, ker za to ne obstaja pravna podlaga. Pridobijo jih lahko le v primeru izrecne osebne privolitve zaposlenega ali z izvrševanjem njihovih pravic in dolžnosti na Skupščini.

2.1. Osebna privolitev

Smisel navedene določbe je, da se vsakomur zagotovi varstvo osebnih podatkov, ki se odraža v zakonitosti njihove obdelave, za katero v zasebnem sektorju predstavlja pravno podlago privolitev posameznika ali zakon. To se odraža v uporabi osebnih podatkov za v naprej določene namene, posamezniku pa daje pravico do seznanjenosti o tem, kateri konkretno določeni osebni podatki se zbirajo o njem. S tem ima posameznik, predvsem v primeru njegove osebne privolitve, možnost avtonomnega odločanja in vplivanja na to, kdaj, kako in v kakšnem obsegu bodo informacije o njem posredovane drugim ali kako drugače obdelovane. Šele s tem je uresničen predpogoj, da se pristanek posameznika lahko šteje za osebno privolitev v smislu 14. točke 6. člena ZVOP-1. Ta določa, da je osebna privolitev posameznika, njegova prostovoljna izjava volje, da se lahko njegovi osebni podatki obdelujejo za določen namen, in je dana na podlagi informacij, ki mu jih mora zagotoviti upravljavec po tem zakonu.

2.2. Sodelovanje na Skupščini

Člani ... imajo v skladu z njihovim statutom pravico in dolžnost sodelovati na Skupščini (organ ...), ki ima v skladu z 22. členom statuta naslednje pristojnosti:

Skupščina ima izključno pristojnost:

1.    da voli in razrešuje člane organov Združenja;
2.    da pregleda in sprejme letna poročila organov Združenja;
3.    da pregleda in sprejme poročilo revizijske gospodarske družbe o opravljenem revidiranju računovodskih izkazov ter poslovanju Združenja za poslovno leto, skupaj z mnenjem pooblaščenega revizorja o pravilnosti in skladnosti poslovanja društva z zakoni in drugimi predpisi;
4.    sprejme mnenje organov upravljanja in nadzora Združenja o poročilu in mnenju iz prejšnje točke in predlagane ukrepe, če pooblaščeni revizor ugotovi nepravilnosti v poslovanju Združenja;
5.    da sprejema in spreminja statut;
6.    da odloča o pristopu k zvezi sorodnih društev za zaščito avtorskih pravic;
7.    da odloča o prenehanju Združenja;
8.    da sprejme letni načrt;
9.    potrdi finančno poročilo in finančni načrt ter poslovno poročilo in poslovni načrt, ki vključuje predvideni plan stroškov.

Na seji Skupščine se člani ... seznanijo z poslovnim poročilom, potrdijo plan stroškov itd. Glede na dejstvo, da člani potrjujejo finančni načrt, se posledično seveda morajo seznaniti tudi s tem, koliko finančnih sredstev društva se nameni za plače zaposlenih - pravzaprav jih sami odobrijo in potrdijo.

AD 2

Vaše drugo vprašanje se nanaša na obseg nadzora po ZASP pristojnega organa za nadzor nad pravilnostjo izvajanja nalog kolektivne organizacije v skladu s tem zakonom.
ZASP v 146. členu določa pristojnosti kolektivne organizacije, torej ...:

Kolektivne organizacije so pravne osebe, ki na podlagi dovoljenja pristojnega organa nepridobitno in kot edino dejavnost, na podlagi pooblastila avtorja oziroma tega zakona v svojem imenu in za račun avtorjev:

    1. dovoljujejo uporabo del iz repertoarja varovanih del pod podobnimi pogoji za podobne vrste uporabe;

    2. obveščajo uporabnike o višini nadomestil, ki jih predlagajo, in sklepajo z njimi sporazume o pogojih uporabe varovanih del;

    3. objavljajo tarife za plačilo nadomestil;

    4. sklepajo sporazume s tujimi kolektivnimi organizacijami;

    5. nadzorujejo uporabo del iz repertoarja;

    6. izterjujejo plačila nadomestil in avtorskih honorarjev;

    7. delijo zbrana sredstva imetnikom pravic v skladu z vnaprej določenimi pravili delitve ter

    8. uveljavljajo varstvo avtorskih pravic pred sodišči in drugimi državnimi organi, vendar morajo o tako uveljavljenih pravicah predložiti avtorju račun.

Osnovna naloga Združenja ... torej je, da na podlagi Zakona o avtorski in sorodnih pravicah in pooblastil domačih avtorjev ter na podlagi pogodb o medsebojnem zastopanju s tujimi avtorskimi društvi od tistih, ki pri svoji dejavnosti javno uporabljajo glasbena dela (uporabniki), pridobi avtorske honorarje in jih posreduje ustreznim avtorjem doma in v tujini.

Pristojnosti in obseg nadzora pristojnega organa določa 162. člen ZASP:
Pristojni organ nadzoruje, ali kolektivna organizacije izvaja naloge v skladu s tem zakonom. Pristojni organ prekliče izdano dovoljenje, če nastopijo okoliščine, ki bi bile razlog za zavrnitev izdaje dovoljenja, ali če kolektivna organizacija huje ali večkrat krši določbe tega zakona. V tem primeru pristojni organ kolektivno organizacijo najprej pisno opozori in ji določi rok najmanj 30 dni za odpravo ugotovljenih kršitev. Preklic dovoljenja začne veljati 30. dan po objavi obvestila o preklicu dovoljenja v Uradnem listu Republike Slovenije. Pristojni organ lahko od kolektivne organizacije kadar koli zahteva poročila o poslovnih zadevah kakor tudi vpogled v poslovne knjige in druge poslovne dokumente v potrebnem obsegu na podlagi obrazložene in natančne pisne zahteve za pregled predmeta, določenega v zahtevi.
Kolektivna organizacija je dolžna obveščati pristojni organ o vsaki spremembi oseb, ki so po zakonu in statutu pooblaščeni zastopati organizacijo.
Kolektivna organizacija mora posredovati pristojnemu organu predvsem:

    1. spremembe statuta,

    2. skupne sporazume z združenji uporabnikov,

    3. tarife in njihove spremembe,

    4. sporazume s tujimi kolektivnimi organizacijami,

    5. sklepe skupščine kolektivne organizacije,

    6. letna poročila in poročilo revizijske gospodarske družbe o opravljeni reviziji poslovanja kolektivne organizacije.

Osnovna naloga pristojnega organa – Urada RS za intelektualno lastnino pa je zaščita avtorjev, ki jo zagotavlja na podlagi svojih pristojnosti določenih v 162. členu ZASP.

Podatki o zaposlenih v kolektivni organizaciji, ki se nanašajo na višino plačila za svoje delo (plačilna lista), dodatke – recimo sejnine, ki so zahtevani s strani Urada RS za intelektualno lastnino, služijo neposrednemu ugotavljanju, ali kolektivna organizacija izvaja naloge v skladu ZASP. Upravičeno pa lahko pričakujete, da bodo podatki razkriti omejenemu številu oseb in še to zgolj za zgoraj navedeni namen.
Pooblaščenec meni, da so podatki o dejanskih izplačilih ustrezni za doseganje zgoraj obravnavanih namenov njihovega zbiranja. Tudi plačilna lista kot dokazno sredstvo (nosilec in zbir osebnih podatkov) predstavlja primeren način obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

Omejitve pri obdelavi osebnih podatkov

Na plačilnih listah delavcev se nahaja vrsta osebnih podatkov (npr. osebno ime, EMŠO, davčna številka, številka TRR, znesek bruto in neto plače ter zneski raznih povračil in  dodatkov, odtegljaji, sindikalna članarina ipd.). Pri takšni množici osebnih podatkov je ob upoštevanju načela sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1 potrebno ugotoviti, da celotna plačilna lista oziroma vsi deli plačilne liste ne izpolnjujejo kriterijev za aplikacijo zakonskih podlag v 3. in 4. točki.

Posredovanje plačilnih list je tako dopustno ob pogoju, da se na plačilnem listu prekrijejo tisti podatki, ki se nanašajo na posameznika, in hkrati niso potrebni oziroma niso nujni za dokazovanje. Navedeno pomeni, da mora biti obdelava osebnih podatkov izvršena le v obsegu, ki je nujen za izvrševanje zakonitih nalog.

Lepo vas pozdravljamo,

Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka