Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 24.10.2007
Naslov: Pridobivanje fotokopij osebne izkaznice s strani občine
Številka: 0712-947/2007/2
Vsebina: Občine
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 17. 10. 2007 prejel vaše e-sporočilo, v katerem navajate in prosite za mnenje glede zbiranja osebnih podatkov v postopku vračanja vlaganj v javno telekomunikacijsko omrežje. Kot primer navajate sledeče: občine so namreč zavezanke za vračilo vlaganj v javno telekomunikacijsko omrežje posameznim upravičencem. Za nakazilo teh sredstev mora občina od posameznikov pridobiti tudi osebne podatke, kot so: enotno matično številko občana, osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, datum in kraj rojstva, št. TRR, naziv banke, davčno številko. Zakon o lokalni samoupravi v 21. a členu določa, da občina pridobiva osebne podatke iz prejšnjega odstavka neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo.
 
Glede navedenega sprašujete zlasti:
Ali lahko občina od posameznika za zgornji namen pridobi tudi fotokopijo osebnega dokumenta, iz katerega so ti osebni podatki jasno razvidni?

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem:

Pooblaščenec meni, da občine za namen vračila vlaganj v javno telekomunikacijsko omrežje nimajo pravne podlage, da uradne osebne dokumente (osebno izkaznico, bančno kartico, potno listino ali potrdilo o davčni številki) fotokopirajo, lahko pa pred vnosom teh podatkov v zbirko z vpogledom v uradni osebni dokument ugotovijo točnost teh osebnih podatkov.

O b r a z l o ž i t e v:

Varstvo osebnih podatkov je na podlagi Ustave Republike Slovenije človekova pravica in temeljna svoboščina opredeljena v 38. členu, po katerem je prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov pa določa zakon. Ta zakon je ZVOP-1.

Iz 8. člena ZVOP-1, ki je splošne narave, izhaja, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.

V 9. členu ZVOP-1 je podrobneje urejena pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodijo tudi občine, ter so določene izjeme od splošnih pravnih podlag. In sicer 9. člen določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. ZVOP-1 pa glede navedenega pozna tudi tri izjeme, in sicer:
-    da lahko nosilci javnih pooblastil obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil, pri čemer morajo biti zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil (drugi odstavek 9. člena ZVOP-1);
-    da se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe (tretji odstavek 9. člena ZVOP-1); ter
-    da se lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo (četrti odstavek 9. člena ZVOP-1).

Prvi odstavek 6. člena Zakona o vračanju vlaganj v javno telekomunikacijsko omrežje (Uradni list RS, št. 54/07 - uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVVJTO-UPB4) določa, da lokalna skupnost, ki nastopa kot upravičenec iz 2. člena tega zakona, v roku dveh mesecev po sklenitvi pisne poravnave iz petega odstavka 8. člena tega zakona ali pravnomočno končanem nepravdnem postopku za določitev odškodnine iz osmega odstavka 8. člena objavi na krajevno običajen način seznam fizičnih in pravnih oseb, ki nastopajo kot dejanski končni upravičenci. Lokalna skupnost s predpisom, ki ga izda v roku dveh mesecev od uveljavitve zakona, podrobneje določi način sestave seznama, način ugotavljanja sorazmernih deležev vračila ter pogoje in roke vračanja teh deležev (drugi odstavek 6. člena ZVVJTO-UPB4). Prejeto vračilo vrne lokalna skupnost v celoti v deležih, sorazmernih vlaganjem oseb, navedenih na seznamu iz prejšnjega odstavka tega člena. Lokalna skupnost začne vračati v roku 30 dni po prejemu vračila od Slovenske odškodninske družbe, d.d. (tretji odstavek 6. člena ZVVJTO-UPB4).

Skladno z določbami 21. a člena Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 72/93 z vsemi spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZLS) občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. Pri varstvu, obdelovanju in hrambi podatkov mora občina ravnati v skladu z zakoni, ki urejajo to področje.
Občina pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke:
–        enotno matično številko občana;
–        osebno ime;
–        naslov stalnega ali začasnega prebivališča;
–        datum in kraj rojstva;
–        podatke o osebnih vozilih;
–        podatke o nepremičninah ter
–        druge osebne podatke v skladu z zakonom.

Občina pridobiva osebne podatke iz prejšnjega odstavka neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. Zahteva občine mora biti v pisni ali drugi z zakonom ali predpisom vlade določeni obliki.

Podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki jo občini daje ZLS, je zgolj podlaga za zbiranje in nadaljnjo obdelavo podatkov v zvezi z izvajanjem nalog, za katere je občina pristojna na podlagi predpisov (v okviru izvirne ali prenesene pristojnosti). Glede na navedeno je namen obdelave osebnih podatkov jasno določen, in ker je bila z ZVVJTO na občino prenesena dolžnost vračila vlaganj v javno telekomunikacijsko omrežje, lahko občina obdeluje osebne podatke tudi za ta namen. Vendar ker zakona (ZLS in ZVVJTO) ne določata izrecno, da lahko občina za ta namen zbira in obdeluje osebne podatke posameznika o številki TRR računa in davčni številki, je potrebno izhajati iz namena in četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1. Ta člen določa, da se lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Občina v konkretnem primeru nedvomno izvršuje zakonite pristojnosti in naloge (vračilo vlaganj v javno telekomunikacijsko omrežje na podlagi ZVVJTO) in lahko za ta namen zbira osebne podatke, ki so nujni, da lahko to nalogo izvrši. Hkrati pa se z obdelavo teh osebnih podatkov ne poseže v upravičen interes posameznika, saj bo le ta imel od tega kvečjemu korist. Vendar pa je potrebno pri tem opozoriti na načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Prepovedana je torej t.i. prekomerna obdelava osebnih podatkov. Po mnenju Pooblaščenca se lahko v konkretnem primeru zbirajo le tisti osebni podatki, ki so potrebi za izvršitev vračila sredstev, to pa so poleg osebnih podatkov (ime, priimek, naslov, EMŠO), še podatka o številki TRR računa in davčni številki.

Vaše vprašanje se konkretno nanaša na fotokopiranje dokumentov, iz katerih izhajajo zgoraj navedeni osebni podatki. Takšni dokumenti so verjetno osebna izkaznica, bančna kartica ter potrdilo o davčni številki, saj iz nobenega dokumenta ne izhajajo vsi osebni podatki, ki jih želite pridobiti. Pooblaščenec poudarja, da je potrebno upoštevati tretji odstavek 3. člena Zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 100/05 - uradno prečiščeno besedilo), v skladu s katerim se osebne izkaznice ne sme zastaviti, niti tuje osebne izkaznice vzeti z namenom zavarovanja kakšne koristi ali pravice. Enako ureja 4. člen Zakona o potnih listinah (Uradni list RS, št. 3/06 - uradno prečiščeno besedilo) za potno listino.

Ker sodi po naravi stvari v zastavo osebne izkaznice tudi njeno fotokopiranje, je pri vsakršnem zbiranju osebnih podatkov iz osebne izkaznice nujno potrebno spoštovati načelo sorazmernosti in osebne podatke obdelovati v najmanjši, torej nujno potrebni meri. Jasno je, da narava originalnega osebnega dokumenta in njegove kopije ni enaka, vendar je tudi na podlagi slednje osebne podatke posameznika mogoče zlorabiti.

Na podlagi navedenega Pooblaščenec zaključuje, da lahko občine zbirajo le tiste osebne podatke posameznika, ki so navedeni zgoraj. Pred vnosom teh podatkov v zbirko lahko z vpogledom v uradni osebni dokument ugotovijo točnost teh osebnih podatkov, nimajo pa pravne podlage, da osebno izkaznico, bančno kartico, potno listino ali potrdilo o davčni številki fotokopirajo.

Lepo vas pozdravljamo,

Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka