Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 21.10.2007
Naslov: Posredovanje OP iz knjižnice delodajalcu
Številka: 0712-946/2007/2
Vsebina: Knjižničarstvo
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 17.10.2007 prejel vaše e-sporočilo, v katerem pojasnjujete, da vam knjižničarka ni želela posredovati spiska knjig, ki jih ima izposojene delavec, ki odhaja iz vašega inštituta, in mora ob koncu delovnega razmerja vrniti vso izposojeno opremo. Zaradi tega nas sprašujete:

Ali direktor in oseba, ki je zadolžena za kadrovske zadeve, res (zaradi določb 7. člena Etičnega kodeksa bibliotekarjev, Zakona o knjižničarstvu in ZVOP-1) ni upravičena do pridobitve seznama knjig, ki jih ima nek zaposleni v izposoji v primerih, ko se urejajo kadrovske zadeve in so le-ti potrebni za izvedbo določenih nalog oziroma izvajanje določb Zakona o delovnih razmerjih.

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem:


Iz vsebine vašega vprašanja ni razvidno, ali je specialna knjižnica, ki deluje znotraj vašega inštituta, samostojna pravna oseba ali je organizirana enota inštituta. Glede na vaše navedbe Pooblaščenec predvideva, da želite podatke pridobiti iz knjižnice, ki deluje kot posebna enota znotraj inštituta. Po mnenju Pooblaščenca ima delodajalec pravico, da je kot lastnik oziroma upravljavec premoženja (tudi knjižničnega gradiva) seznanjen s tem, kje se njegovo premoženje (knjižnično gradivo) nahaja. Delodajalec pa se lahko odloči sam, komu bo prepustil postopke za vrnitev premoženja, ali knjižnici ali vodji oddelka. Vodja oddelka seveda knjižnično gradivo lahko preda drugim uporabnikom, ki npr. strokovno literaturo potrebujejo za svoje delo, če je to v skladu s pravili knjižnice in pri tem verjetno mora vedeti, pri kom se literatura nahaja.

O b r a z l o ž i t e v:

1 Splošno o podlagah za obdelavo osebnih podatkov

Varstvo osebnih podatkov je na podlagi Ustave Republike Slovenije človekova pravica in temeljna svoboščina opredeljena v 38. členu, po katerem je prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Ta krovni zakon je ZVOP-1.

Po določbi 8. člena ZVOP-1, ki je splošne narave glede določanja dopustne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ker je določba splošne narave, so pravne podlage za dopustno obdelavo osebnih podatkov posebej določene še v 9. členu ZVOP-1 za t. im. javni sektor in v 10. členu ZVOP-1 za t. im. zasebni sektor. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.

Po določbi prvega odstavka 9. člena ZVOP-1 se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom pa se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil. Ne glede na prvi odstavek 9. člena ZVOP-1 se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Ne glede na prvi odstavek 9. člena ZVOP-1 se lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Za javni sektor se po 22. točki 6. člena ZVOP-1 štejejo državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilci javnih pooblastil, javne agencije, javni skladi, javni zavodi, univerze, samostojni visokošolski zavodi in samoupravne narodne skupnosti. Obdelava osebnih podatkov po 3. točki 6. člena ZVOP-1 pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave).

Za javni sektor torej velja, da morajo biti, glede obdelave osebnih podatkov, izpolnjeni pogoji iz 9. člena ZVOP-1, po katerem se osebni podatki lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Tak zakon je Zakon o knjižničarstvu (Uradni list RS, št. 87/01, 96/02-ZUJIK; v nadaljevanju: ZKnj-1), ki v 15. členu določa, da imajo knjižnice za potrebe svojega dela in za zavarovanje gradiva pravico, da v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov zbirajo in obdelujejo naslednje osebne podatke svojih uporabnikov: ime in priimek, datum in kraj rojstva, naslov stalnega in začasnega bivališča, izobrazba, zaposlitev ali šola. Ob tem Pooblaščenec opozarja, da je po 7. členu ZKnj-1 knjižnica pravna oseba ali njena organizacijska enota, ki izvaja knjižnično dejavnost in da se po prevladujočem krogu uporabnic in uporabnikov knjižnice delijo na: splošne, šolske, visokošolske, specialne, nacionalno.

Glede na Vašo konkretno situacijo Pooblaščenec meni, da vodja (če in ko v tem delu izvaja pooblastila predstojnika) nekega oddelka inštituta lahko pridobi izpis vsega gradiva, ki ga ima izposojenega delavec na tem nekem oddelku, saj se mora ta delavec razdolžiti vseh pripomočkov, ki jih je uporabljal pri svojem delu, med drugim mora razdolžiti (vrniti v knjižnico) tudi vso izposojeno gradivo, kar v takem primeru verjetno knjižnica tudi potrdi s podpisom in datumom vrnitve gradiva. Po mnenju Pooblaščenca ima delodajalec pravico, da je kot lastnik oziroma upravljavec premoženja (tudi knjižničnega gradiva) seznanjen s tem, kje se njegovo premoženje (knjižnično gradivo) nahaja. Delodajalec pa se lahko odloči sam, komu bo prepustil postopke za vrnitev premoženja, ali knjižnici ali vodji oddelka. Vodja oddelka seveda knjižnično gradivo lahko preda drugim uporabnikom, ki strokovno literaturo potrebujejo za svoje delo, če je to v skladu s pravili knjižnice, ki verjetno mora vedeti, pri kom se literatura nahaja. A to je stvar vaših internih pravil, ki morajo določati pot osebnih podatkov od ene odgovorne osebe do druge in seveda predvsem, katere so te osebe, ki takšne podatke lahko obdelujejo.

S spoštovanjem,

INFORMACIJSKI POOBLAŠČENEC
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka