Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 22.10.2007
Naslov: Posredovanje plačilne liste ZRSZ
Številka: 0712-931/2007/2
Vsebina: Posredovanje OP med upravljavci
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 12. 10. 2007 prejel vaše e-sporočilo, v katerem pojasnjujete, da je v javnem povabilu delodajalcem za izvedbo projektov Usposabljanja na delovnem mestu za leto 2007, ki ga je razpisal Zavod RS za zaposlovanje (ZRSZ), kot potrebna dokumentacija za izkaz upravičenih stroškov mentorja, določena »kopija plačilne liste inštruktorja«. Da bi se izognili morebitnim kršitvam varstva osebnih podatkov, vas zanima, ali ima ZRSZ podlago po takšni zahtevi in ali lahko podjetje posreduje kopijo plačilne liste zaposlenega ZRSZ.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Kopijo plačilne liste delavca je kot dokazilo v okviru izvajanja projektov Usposabljanja na delovnem mestu za leto 2007 dopustno posredovati Zavodu RS za zaposlovanje, pri tem pa je v skladu z načelom sorazmernosti potrebno prikriti tiste osebne podatke, ki za dokazovanje upravičenih stroškov in dokazovanje dejanskih izplačil niso nujno potrebni.
 
O b r a z l o ž i t e v:

1 Splošno

Glede na določbo prvega odstavka 9. člena ZVOP-1, ki je sistemski in temeljni predpis s področja varstva osebnih podatkov, se osebni podatki v javnem sektorju (kamor spada tudi ZRSZ) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon.  Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Četrti odstavek 9. člena ZVOP-1 še določa, da se ne glede na prvi odstavek istega člena v javnemu sektorju lahko izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.
Prvi odstavek 10. člena ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo določa zakon ali če je za obdelavo osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. V drugem odstavku istega člena je nadalje določeno, da se ne glede na prvi odstavek, v zasebnem sektorju lahko obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Tretji odstavek obravnavanega člena še določa, da se, ne glede na prvi odstavek tega člena, v zasebnem sektorju lahko obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Potrebno je opozoriti še na načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki zahteva, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.

2 Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v konkretnem primeru

Iz dejanskega stanja, ki ste ga predstavili, ne izhaja podatek o tem, da v podjetju razpolagate z osebnimi privolitvami inštruktorjev v smislu prvega odstavka 10. člena ZVOP-1. Pooblaščencu tudi ni znana specialna zakonska podlaga (v smislu prvega odstavka 9. oziroma 10. člena ZVOP-1) za obdelavo osebnih podatkov kot jo predvideva javno povabilo ZRSZ.

Ne glede na navedeno Pooblaščenec meni, da je pošiljanje plačilnih list inštruktorjev zaradi dokazovanja upravičenosti do povračil dopustno tudi brez privolitve posameznika, saj so v konkretnem izjemoma izpolnjeni pogoji po:
-    četrtem odstavku 9. člena ZVOP-1, zaradi česar je podana dopustnost zbiranja in nadaljnje obdelave s strani ZRSZ ter
-    drugem in tretjem odstavku 10. člena ZVOP-1, zaradi česar je podana dopustnost posredovanja s strani podjetja.

3 Dopustnost zbiranja in nadaljnje obdelave plačilnih list s strani ZRSZ

V javnem povabilu delodajalcem za izvedbo projektov Usposabljanja na delovnem mestu za leto 2007, ki ga je objavil ZRSZ, je določeno, da so upravičeni stroški izvedbe projekta med drugim tudi stroški neto urne postavke inštruktorja oz. nadomestnega inštruktorja in stroški neto urne postavke mentorja oz. nadomestnega mentorja v primeru usposabljanja invalidne osebe. Navedeni stroški se izkazujejo z:
-    evidenco opravljenih ur inštruktorja oziroma nadomestnega inštruktorja ali mentorja oziroma nadomestnega mentorja,
-    izpolnjenim obrazcem »evidenca ur inštruktorja (oz. mentorja)« ter
-    dokazilom, da je bil ta strošek dejansko izplačan (kopija plačilne liste, posebna pogodba za inštruktorstvo, dokazilo o nakazilu na TRR).

Iz omenjenega javnega povabila izhaja, da se programi usposabljanja na delovnem mestu sofinancirajo iz sredstev Evropskega socialnega sklada in sredstev lastne (t.j. državne) udeležbe, ki je zagotovljena iz državnega proračuna.

Da so izpolnjeni pogoji po četrtem odstavku 9. člena ZVOP-1, izhaja iz naslednjih ugotovitev:
-    Priprava in objava javnega povabila, zbiranje ponudb za izvedbo projektov, izbor ponudb, sklepanje pogodb s podjetji, preverjanje in kritje (izplačilo) upravičenih stroškov so aktivnosti ZRSZ, ki predstavljajo izvajanje zakonitih nalog v smislu četrtega odstavka 9. člena ZVOP-1. Usposabljanje na delovnem mestu je namreč vrsta ukrepa aktivne politike zaposlovanja, ki je predviden v Programu ukrepov aktivne politike zaposlovanja za obdobje 2007 -2013 (skupaj z Načrtom izvedbe), še bolj podrobno pa je opredeljen v Katalogu ukrepov aktivne politike zaposlovanja 2007/2008. Gre torej za sklop neposrednih posegov na trg dela, namenjenih odpravljanju problemov na področju zaposlovanja in trgu dela. Glede na določbo 66. člena Zakona o zaposlovanju in zavarovanju za primer brezposelnosti (Uradni list RS, št. 107/06 - UPB) lahko vse ukrepe aktivne politike zaposlovanja uvrstimo med zakonske naloge ZRSZ. Poleg tega se ukrepi in aktivnosti APZ, ki so namenjeni izobraževanju in usposabljanju oseb, ter potekajo pri delodajalcih, izvajajo po zakonu, ki ureja javna naročila z javnim povabilom za zbiranje ponudb;
-    Podatki, ki so zahtevani s strani ZRSZ, služijo neposrednemu ugotavljanju upravičenosti do refundiranja stroškov izvedbe projekta posameznega podjetja;
-    Podatki, ki so zahtevani s strani ZRSZ, služijo tudi naknadnemu nadzoru transparentne in namenske porabe javnih sredstev (npr. notranji in zunanji nadzor po Pravilniku o izvajanju ukrepov aktivne politike zaposlovanja (Uradni list RS, št. 5/07));
-    Nobenega dvoma ni, da mora biti resničnost izpolnjevanja pogojev, opredeljenih v javnem povabilu, in upravičenost izvedenih izplačil nujno podvržena preverjanju oziroma sprotni in naknadni kontroli, saj gre za porabo javnih sredstev (državni proračun in sredstva Evropskega socialnega sklada). Navedeno izhaja npr. iz Kataloga ukrepov aktivne politike zaposlovanja 2007/2008, ki na splošno predvideva predložitev dokazil za ugotavljanje nastanka upravičenih stroškov ter njihovega dejanskega izplačila. Temeljni namen in smisel javnih naročil kot instituta, torej tudi takega javnega povabila, katerega namen je dodeljevanje sredstev ali sofinanciranje določenih programov, je preglednost, odprtost, javnost in zakonitost porabe javnih sredstev. Ob tem ne gre zanemariti, da mora organ svojo določitev o dodelitvi sredstev opreti na določena dejstva in okoliščine, ki morajo biti izkazane v zadovoljivi meri (o tem kdaj je določeno dejstvo zadostno izkazano pa ponavadi odloča organ sam – pomembno je le, da so kriteriji znani vnaprej);
-    Plačilna lista se kaže kot najbolj učinkovito, preprosto in verodostojno sredstvo dokazovanja oziroma sporočanja podatkov in tudi praksa na drugih področjih kaže, da se je plačilna lista uveljavila kot običajno dokazilo;
-    Upravičeni interesi posameznika, na katerega se plačilna lista nanaša, v konkretnem primeru ne bodo prizadeti, saj je bilo že samo opravljanje dela ter posledično prejem plačila v interesu posameznika, poleg tega pa lahko upravičeno pričakujemo, da bodo podatki razkriti omejenemu številu oseb in še to zgolj za namene opredeljene v prejšnjih točkah.

Pooblaščenec meni, da so podatki o dejanskih izplačilih inštruktorjem (ali mentorjem) ustrezni za doseganje zgoraj obravnavanih namenov njihovega zbiranja. Tudi plačilna lista kot dokazno sredstvo (nosilec in zbir osebnih podatkov) predstavlja primeren način obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

Zgolj v podporo dopustnosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru, lahko navedemo še dejstvo, da so kriteriji za dokazovanje upravičenosti refundiranja določeni tudi s Katalogom ukrepov aktivne politike zaposlovanja 2007/2008, ki nikakor ni akt z zakonsko močjo (kot to zahtevata 9. in 10. člen ZVOP-1!), vseeno pa zagotavlja določen nivo vnaprejšnje določenosti obdelave osebnih podatkov z nekim dokumentom javnopravne narave.

4 Dopustnost posredovanja plačilnih list s strani podjetij

Da je podana tudi podlaga za dopustnost posredovanja plačilne liste s strani posameznega podjetja (operativnega izvajalca), izhaja iz:

- tretjega odstavka 10. člena ZVOP-1, kar poleg argumentov iz 3. točke utemeljujemo še z ugotovitvijo, da gre pri projektih usposabljanja na delovnem mestu za uveljavljanje tistih interesov podjetij, ki nikakor niso v nasprotju z zakonodajo v RS. In še več, usposabljanje na delovnem mestu je ukrep, ki je primarno zamišljen kot sklop aktivnosti, ki se izvajajo v javnem interesu. Cilj tovrstnih aktivnosti je pospeševanje zaposlovanja in ponovne delovne integracije oseb, katerih obstoječa znanja, veščine, spretnosti in delovne izkušnje ne omogočajo neposredne zaposlitve ali ohranitve zaposlitve.

- drugega odstavka 10. člena ZVOP-1, saj je inštruktor oziroma mentor kot zaposleni (v kolikor ne gre za zunanjega izvajalca) v pogodbenem razmerju s podjetjem, inštruktaža oz. mentorstvo (t.j. strokovno vodstvo) pa spada v delovne obveznosti po pogodbi o zaposlitvi. Razlogi, ki govorijo v prid primernosti in potrebnosti obdelave osebnih podatkov, pa izhajajo iz 3. točke.

5 Omejitve pri obdelavi osebnih podatkov

Na plačilnih listah delavcev se nahaja vrsta osebnih podatkov (npr. osebno ime, EMŠO, davčna številka, številka TRR, znesek bruto in neto plače ter zneski raznih povračil in  dodatkov, odtegljaji, sindikalna članarina ipd.). Pri takšni množici osebnih podatkov je ob upoštevanju načela sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1 potrebno ugotoviti, da celotna plačilna lista oziroma vsi deli plačilne liste ne izpolnjujejo kriterijev za aplikacijo zakonskih podlag v 3. in 4. točki.

Posredovanje plačilnih list je tako dopustno ob pogoju, da se na plačilnem listu prikrijejo tisti podatki, ki se nanašajo na posameznika in hkrati niso potrebni oziroma niso nujni za dokazovanje upravičenosti do refundiranja stroškov, npr. dodatek za delovno dobo in odbitki od plače iz naslova osebnih obveznosti. Navedeno pomeni, da mora biti obdelava osebnih podatkov izvršena le v obsegu, ki je nujen za izvrševanje zakonitih nalog oziroma dokazovanje upravičenosti do javnih sredstev – kar je osnovni namen obdelave v konkretnem primeru.

Tudi kopičenje enoličnih identifikatorjev (EMŠO in davčna številka) ni dopustno, saj je dovolj, da je iz plačilnega lista razvidno osebno ime in še dodaten identifikacijski podatek (npr. EMŠO ali davčna številka ali naslov ali datum rojstva). Slednje velja le v primeru, da se zahteva točen podatek o tem, kdo je bil inštruktor oziroma mentor. V nasprotnem primeru je potrebno prikriti tudi osebno ime in druge identifikatorje. V primeru takšne anonimizacije, ko identiteta posameznika na plačilnem listu ni razvidna, za obdelavo podatkov ni potrebno, da je podana katera izmed posebnih pravnih podlag v 9. in 10. členu ZVOP-1.   

Lepo vas pozdravljamo,

Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka