Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 11.10.2007
Naslov: Pošiljanje vabil otrokom, ki ne obiskujejo vrtca
Številka: 0712-912/2007/2
Vsebina: Vrtec, Upravne enote
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 7. 10. 2007 prejel vaše e-sporočilo, v katerem pojasnjujete, da želite v vzgojnovarstveni zavod na brezplačne popoldanske igrice in pravljice povabiti otroke s pisnim vabilom. Otroci so iz vaše občine, ne obiskujejo pa te ustanove, saj so v varstvu doma. Zaradi tega nas sprašujete:

Ali jim lahko na njihov naslov pošljete povabilo po pošti in ali s tem, če pridobite njihove naslove, kršite zakon o varstvu osebnih podatkov.

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem:

V vsebini vašega vprašanja ni navedeno, v imenu katere institucije nas sprašujete (vzgojnovarstvenega zavoda, občine) in na kakšen način oz. iz katerega naslova nameravate pridobiti naslove otrok, ki živijo v vaši občini. Glede na vaše navedbe Pooblaščenec predvideva, da želite podatke pridobiti iz Centralnega registra prebivalstva in da je prosilec za pridobitev teh podatkov vzgojnovarstveni zavod. Pooblaščenec meni, da bi vzgojnovarstveni zavod moral podatke o otrocih pridobiti od staršev otrok oziroma lahko za navedeni namen (pošiljanje vabil) obdeluje le osebne podatke tistih otrok, ki so vpisani v vzgojnovarstveni zavod. Drugačno ravnanje bi pomenilo kršitev določb ZVOP-1.

O b r a z l o ž i t e v:

1 Splošno o podlagah za obdelavo osebnih podatkov

ZVOP-1 kot temeljni in sistemski predpis s področja varstva osebnih podatkov v 8. členu določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo (posredujejo, sporočajo, razkrivajo, zbirajo, uporabljajo ipd.) le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Tako je obdelava osebnih podatkov dopustna samo v naslednjih primerih: če obstaja za posredovanje izrecna podlaga v zakonu, če je podana pisna privolitev posameznika ali če je posredovanje osebnih podatkov potrebno zaradi izpolnjevanja pogodbenih in zakonskih obveznosti, kot jih določa 9. člen ZVOP-1. Iz prvega odstavka 9. člena ZVOP-1, ki se nanaša na obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, tako sledi,  da se osebni podatki v javnem sektorju (kamor spadajo tako vrtci kot javni zavodi, kot uprave lokalnih skupnosti) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.

V zvezi s tem gre pojasniti, da 22. člen ZVOP-1 v 1. odst. sicer določa, da mora upravljavec osebnih podatkov proti plačilu stroškov posredovanja, če zakon ne določa drugače, posredovati osebne podatke uporabnikom osebnih podatkov, da pa je glede vprašanja dopustnosti oziroma zakonitosti posredovanja osebnih podatkov potrebno upoštevati tudi splošne določbe o pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov iz 8. in 9. člen ZVOP-1.

ZVOP-1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, obenem pa dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna pravna področja tudi s področnimi zakoni. Tako je potrebno dopustnost zbiranja podatkov o otrocih v vrtcih presojati v luči zakonodaje, ki ureja predšolsko vzgojo. V obravnavanem primeru je to ZVrt, ki zbiranje in varstvo osebnih podatkov ureja v VII. poglavju. 43. člen Zvrt določa, da vrtci za izvajanje predšolske vzgoje, za spremljanje dejavnosti in statistične namene, vodijo naslednje zbirke podatkov:

1. evidenco vpisanih in vključenih otrok,
2. evidenco plačil staršev,
3. evidenco otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč in
4. evidenco oseb, ki občasno varujejo otroke na domu.

ZVrt določa tudi način zbiranja podatkov, rok hrambe in varstvo zbirk osebnih podatkov (47.-51. člen ZVrt), katerih upravljavec je vzgojnovarstveni zavod. Tako 48. člen ZVrt določa, da se osebni podatki zbirajo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo.   

Iz navedenega izhaja, da ZVOP-1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, vendar dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna (ožja) pravna področja tudi s področnimi zakoni.

Pri vašem vprašanju glede pridobivanja podatkov o otrocih, ki živijo v vaši občini je poleg določil ZVOP-1 in ZVrt, pomemben predvsem Zakon o prijavi stalnega prebivališča (Ur. l. RS, št. 59/06, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju: ZPPreb), ki predstavlja zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov iz registra stalnega prebivalstva.

ZPPreb v 7. odstavku 18. člena določa, da lahko osebne podatke iz registra stalnega prebivalstva in evidenc po ZPPreb uporabljajo delavci ministrstva za notranje zadeve in upravnih enot za opravljanje nalog iz svojega delovnega področja, uporabljajo pa jih lahko tudi policisti, če gre za izvrševanje z zakonom določenih nalog ter drugi uporabniki, ki so za njihovo pridobivanje pooblaščeni z zakonom, pisno privolitvijo posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo, ali če gre za posredovanje podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov, ali mednarodno pogodbo. Posredovanje osebnih podatkov iz registra stalnega prebivalstva pa podrobneje ureja 20. člen, ki dopušča, da pristojni organ (upravna enota), pri katerem je posameznik prijavil oziroma odjavil stalno ali začasno prebivališče, posreduje podatke iz registra uporabnikom, ki jih potrebujejo za vzdrževanje registrov in evidenc iz svojega delovnega področja ali za odločanje v postopkih za izvajanje javnih pooblastil, če so za te podatke pooblaščeni z zakonom.

Iz povedanega tako izhaja, da upravna enota nima zakonske podlage za posredovanje podatkov naprej za namene vabljenja otrok na brezplačne popoldanske igrice in pravljice.

Glede na navedene določbe 8. in 9. člena ZVOP-1 velja poudariti tudi, da je  v primeru obdelave osebnih podatkov na podlagi privolitve posameznika za otroke, ki še niso dopolnili 18 let, treba v skladu s 4. členom Zakona o zakonski zvezi in družinskih razmerjih (Ur. l. RS, št. 69/04, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZZZDR) takšno privolitev potrebno pridobiti od staršev ali skrbnikov. Zaradi kasnejšega dokazovanja predhodno pridobljene privolitve Pooblaščenec priporoča pisno obliko privolitve. 19. člen ZVOP-1 za primere, ko se osebni podatki zbirajo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, in s tem nastane nova zbirka osebnih podatkov, prav tako zahteva, da mora upravljavec te nove zbirke osebnih podatkov ali njegov zastopnik posamezniku sporočiti poleg podatkov o upravljavcu osebnih podatkov in njegovem morebitnem zastopniku tudi namen obdelave osebnih podatkov. Ob tem je pomembno tudi to, da ima posameznik, katerega osebni podatki se obdelujejo (v tem primeru starši oziroma skrbniki za nepolnoletne otroke) v skladu z ZVOP-1, kadarkoli z ugovorom pravico zahtevati prenehanje njihove obdelave. V tem primeru se njegovih (oziroma nepolnoletnih otrok) osebnih podatkov ne sme več obdelovati. Prav tako pa veljajo seveda tudi vsa druga določila ZVOP-1 glede obveznosti upravljavca do zavarovanja osebnih podatkov, pravic posameznika, na katerega se podatki nanašajo, roka hrambe osebnih podatkov in zagotavljanja sledljivosti obdelave osebnih podatkov.

Na podlagi vsega povedanega, Pooblaščenec svetuje, da osebne podatke pridobite z ustrezno privolitvijo staršev otrok, ki živijo v vaši občini.

Pooblaščenec povsem na koncu svetuje, da v kolikor gre za vabljenje otrok, za katere nimate ustrezne pravne podlage za pridobitev naslova, vabljenje izvedete npr. s sredstvi javnega obveščanja, z javnimi pozivi, oglaševanjem ipd.

Lepo vas pozdravljamo,

Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka