Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 30.09.2007
Naslov: Zaračunavanje potrdila o minulem študiju
Številka: 0712-836/2007/2
Vsebina: Vpogled v lastne OP
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani!

Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju: Pooblaščenec) v e-sporočilu sprašujete ali ...  fakulteta Ljubljana (v nadaljevanju: fakulteta) lahko zaračuna 52,58 eurov za potrdilo, na katerega zapiše datum začetka in konca šolanja rednega študenta na ...  akademiji v Ljubljani, za leta 1972-1974?

Iz vašega vprašanja pa žal ni razvidno ali ste potrdilo s strani fakultete zahtevali vi sami in torej želite izdajo potrdila o svojih osebnih podatkih, ali Pooblaščenca samo načelno sprašujete, kako je s pravico zaračunavanja izdanih potrdil uporabniku. Pooblaščenec bo zato podal odgovor za oba primera.

Pooblaščenec je z vidika pristojnosti, ki jih ima po 2. členu Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A), preučil vaše vprašanje in vam, na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS-A in 67/07; v nadaljevanju: ZVOP-1), podaja sledeče neobvezno pravno mnenje.

Varstvo osebnih podatkov je na podlagi Ustave Republike Slovenije človekova pravica in temeljna svoboščina, opredeljena v 38. členu, po katerem je prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Krovni oziroma sistemski zakon je ZVOP-1.

I. Primer, ko ste vi sami zahtevali izdajo potrdila o svojih osebnih podatkih s strani fakultete

V 30. členu ZVOP-1 je v 3. točki prvega odstavka določeno, da mora upravljavec osebnih podatkov na zahtevo posameznika posredovati izpis osebnih podatkov, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj. Vendar pa tak izpis, po določbi drugega odstavka 30. člena ZVOP-1 ne more nadomestiti listine ali potrdila po predpisih o upravnem ali drugem postopku, kar se označi na izpisu. V 31. členu ZVOP-1 je postopek seznanitve (posredovanja) podrobneje urejen. Pooblaščenec poudarja, da je bila določba 31. člena ZVOP-1 z novelo ZVOP-1 spremenjena in dopolnjena (Uradni list RS, št. 67/07). Namreč »stara« določba 31. člena ZVOP-1, ki se uporablja samo še do 24. 9. 2007, pravico zaračunavanja stroškov v zvezi s posredovanjem izpisa osebnih podatkov, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj, ureja nekoliko drugače kot »nova« določba 31. člena ZVOP-1, ki se bo uporabljala od 25. 9. 2007 dalje. Objavo omenjenega pravilnika v Uradnem listu RS pričakujemo v kratkem, saj je Pooblaščenec pravilnik že pripravil, s strani Ministrstva za pravosodje pa je bil že poslan v objavo in se bo uporabljal od 25.9.2007. Pooblaščenec, zaradi lažjega razumevanja odgovora na Vaše vprašanje v tem mnenju pojasnjuje tako »staro« kot »novo« določbo 31. člena ZVOP-1.

1.    »stara« določba 31. člena ZVOP-1:

Po»stari« določbi ZVOP-1, ki se uporablja še do 24. 9. 2007, se zahteva iz 30. člena ZVOP-1 vloži pisno ali ustno na zapisnik pri upravljavcu osebnih podatkov. Zahteva se lahko vloži enkrat na tri mesece, glede obdelave osebnih podatkov po določbah 2. poglavja VI. dela ZVOP-1 (videonadzor) pa enkrat na mesec (prvi odstavek 31. člena ZVOP-1). Upravljavec osebnih podatkov mora posamezniku omogočiti vpogled, prepis, kopiranje in potrdilo po 1. in 2. točki prvega odstavka 30. člena ZVOP-1 najkasneje v 15 dneh od dneva, ko je prejel zahtevo, ali ga v istem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih vpogleda, prepisa, kopiranja ali izdaje potrdila ne bo omogočil (drugi odstavek 31. člena ZVOP-1). Izpis iz 3. točke, seznam iz 4. točke, informacije iz 5. in 6. točke ter pojasnilo iz 7. točke prvega odstavka 30. člena tega zakona mora upravljavec osebnih podatkov posredovati posamezniku v 30 dneh od dneva, ko je prejel zahtevo, ali ga v istem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih mu izpisa, seznama, informacij ali pojasnila ne bo posredoval (tretji odstavek 31. člena ZVOP-1). Če upravljavec ne ravna v skladu z drugim in tretjim odstavkom 31. člena ZVOP-1, se šteje, da je zahteva zavrnjena (četrti odstavek 31. člena ZVOP-1). Stroške v zvezi z zahtevo in vpogledom iz 31. člena ZVOP-1 krije upravljavec zbirke osebnih podatkov (peti odstavek 31. člena ZVOP-1). V 30. členu ZVOP-1 je v 3. točki prvega odstavka določeno, da mora upravljavec osebnih podatkov, to je v vašem primeru fakulteta, na zahtevo posameznika, torej vas, posredovati izpis osebnih podatkov, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov (to je v zbirki vpisanih študentov, ki se vodi na podlagi 81. člena Zakona o visokem šolstvu (Uradni list RS, št. 119/06)) in se nanašajo na posameznika. Iz navedene »stare« določbe izhaja obveznost fakultete, da sama nosi samo stroške v zvezi z zahtevo in vpogledom, ne pa tudi stroške izdaje potrdila, zato fakulteta ni ravnala v neskladju z določbo 3. točke prvega odstavka 30. člena ZVOP-1 v povezavi s petim odstavkom 31. člena ZVOP-1. Odločitev o tem, ali bo fakulteta sploh zaračunala stroške, ki jih je imela z izdajo potrdila, je prepuščena svobodni odločitvi fakultete. Prav tako je odločitev o določitvi višine cene potrdila prepuščena prosti odločitvi fakultete, ker višina cene za izdajo potrdila ni predpisana. To možnost proste odločitve zaračunavanja stroškov izdaje potrdila bo fakulteta lahko »izkoristila« samo še do uveljavitve pravilnika iz »novega« sedmega odstavka 31. člena ZVOP-1.

2.    »nova« določba 31. člena ZVOP-1:

Po »novi« določbi 31. člena ZVOP-1, ki se bo uporabljala od 25. 9. 2007 dalje, se zahteva iz 30. člena ZVOP-1 vloži pisno ali ustno na zapisnik pri upravljavcu osebnih podatkov. Zahteva se lahko vloži enkrat na tri mesece, glede obdelave občutljivih osebnih podatkov in osebnih podatkov po določbah 2. poglavja VI. dela tega zakona (to je poglavje ZVOP-1 o videonadzoru) pa enkrat na mesec. Kadar je to potrebno za zagotavljanje poštene, zakonite ali sorazmerne obdelave osebnih podatkov, zlasti kadar se osebni podatki posameznika v zbirki osebnih podatkov pogosto ažurirajo ali posredujejo ali bi se lahko pogosto ažurirali ali posredovali uporabnikom osebnih podatkov, mora upravljavec osebnih podatkov posamezniku omogočiti, da vloži zahtevo tudi v krajšem ustreznem roku, ki ni krajši od petih dni od dneva seznanitve z osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj ali zavrnitve te seznanitve (prvi odstavek 31. člena ZVOP-1). Upravljavec osebnih podatkov mora posamezniku omogočiti vpogled, prepis, kopiranje in potrdilo po 1. in 2. točki prvega odstavka 30. člena ZVOP-1 praviloma istega dne, ko je prejel zahtevo, najpozneje pa v 15 dneh, ali pa ga v 15 dneh pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih vpogleda, prepisa, kopiranja ali izdaje potrdila ne bo omogočil (drugi odstavek 31. člena ZVOP-1). Izpis iz 3. točke, seznam iz 4. točke, informacije iz 5. in 6. točke ter pojasnilo iz 7. točke prvega odstavka 30. člena tega zakona mora upravljavec osebnih podatkov posredovati posamezniku v 30 dneh od dneva, ko je prejel zahtevo, ali ga v istem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih mu izpisa, seznama, informacij ali pojasnila ne bo posredoval (tretji odstavek 31. člena ZVOP-1). Če upravljavec ne ravna v skladu z drugim in tretjim odstavkom 31. člena ZVOP-1, se šteje, da je zahteva zavrnjena (četrti odstavek 31. člena ZVOP-1). Stroške v zvezi z zahtevo in vpogledom iz 31. člena ZVOP-1 krije upravljavec osebnih podatkov (peti odstavek 31. člena ZVOP-1). Za prepis, kopiranje in pisno potrdilo po 2. točki ter za izpis iz 3. točke, seznam iz 4. točke, informacije iz 5. in 6. točke ter pojasnilo iz 7. točke prvega odstavka 30. člena ZVOP-1 lahko upravljavec osebnih podatkov posamezniku zaračunava zgolj materialne stroške po vnaprej določenem ceniku, s tem, da so ustno potrdilo po 2. točki, ustna informacija po 5. točki, ustne informacije po 6. točki in ustno pojasnilo po 7. točki brezplačne. Če posameznik kljub pridobitvi ustnih potrdil, informacij ali pojasnil po 2., 5., 6. in 7. točki prvega odstavka 30. člena tega zakona zahteva potrdilo, informacijo ali pojasnilo v pisni obliki, mu mora upravljavec osebnih podatkov to zagotoviti (šesti odstavek 31. člena ZVOP-1). Minister, pristojen za pravosodje, na podlagi predloga Informacijskega pooblaščenca s pravilnikom predpiše cenik zaračunavanja materialnih stroškov iz šestega odstavka 31. člena ZVOP-1 in ga objavi v Uradnem listu Republike Slovenije (sedmi odstavek 31. člena ZVOP-1). Po »novi« določbi 31. člena ZVOP-1 je upravljavcu osebnih podatkov izrecno podana pravica zaračunavanja materialnih stroškov (torej tudi zaračunavanje izdaje potrdila), vendar po ceniku, ki ga bo s pravilnikom predpisal minister, pristojen za pravosodje, na predlog Pooblaščenca. Kot je bilo že omenjeno zgoraj, se objava v Uradnem listu RS pričakuje v kratkem (predvidoma v tem tednu), pravilnik pa bo veljal od 25.9.2007.  

II. Primer zaračunavanja izdanih potrdil uporabniku s strani fakultete
Po določbi prvega odstavka 22. člena ZVOP-1 mora upravljavec osebnih podatkov proti plačilu stroškov posredovanja, če zakon ne določa drugače, posredovati osebne podatke uporabnikom osebnih podatkov. Za posredovanje osebnih podatkov se šteje posredovanje ali razkritje osebnih podatkov (9. točka 6. člena ZVOP-1). Uporabnik osebnih podatkov pa je fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki se ji posredujejo ali razkrijejo osebni podatki (8. točka 6. člena ZVOP-1). Upravljavec osebnih podatkov mora za vsako posredovanje osebnih podatkov zagotoviti, da je mogoče pozneje ugotoviti, kateri osebni podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kakšni podlagi, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja osebnih podatkov (tretji odstavek 22. člena ZVOP-1). Ne glede na prvi odstavek 22. člena ZVOP-1 je upravljavec osebnih podatkov v javnem sektorju dolžan uporabniku osebnih podatkov v javnem sektorju posredovati osebne podatke brez plačila stroškov posredovanja, razen če zakon določa drugače ali če gre za uporabo za zgodovinsko, statistično ali znanstveno-raziskovalne namene.

Ker je definicija uporabnika osebnih podatkov zelo široka, namreč katerakoli oseba, ki se ji posredujejo ali razkrivajo osebni podatki, posledično to pomeni, da je tudi pri vprašanju dopustnosti oziroma zakonitosti posredovanja osebnih podatkov uporabnikom osebnih podatkov treba upoštevati splošne določbe o pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov iz 8., 9. in 10. člena ZVOP-1. Tako je dejansko tudi posredovanje oziroma razkritje osebnih podatkov uporabnikom osebnih podatkov praviloma dopustno samo v naslednjih primerih:
- če obstaja za posredovanje osebnih podatkov izrecna podlaga v zakonu;
- če je za posredovanje osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, pri čemer je treba upoštevati, da zakon za posamezne primere lahko določa, da se osebni podatki lahko posredujejo uporabnikom osebnih podatkov samo na podlagi pisne privolitve posameznika;
- če je posredovanje osebnih podatkov potrebno zaradi izpolnjevanja pogodbenih obveznosti, kot jih določata 9. in 10. člen ZVOP-1.

Poudariti pa je treba, da je glede na določbe 8., 9. in 10. člena ZVOP-1 določba 22. člena ZVOP-1, ki ureja posredovanje kot enega izmed načinov obdelave osebnih podatkov, specialnejša, zaradi česar so upravljavci osebnih podatkov pri posredovanju osebnih podatkov dolžni spoštovati določbe 22. člena ZVOP-1. Iz prvega odstavka 22. člena ZVOP-1 tako izhaja, da so upravljavci osebnih podatkov, proti plačilu stroškov posredovanja, uporabnikom osebnih podatkov načeloma dolžni posredovati osebne podatke iz zbirk, ki jih vodijo. Dolžnosti posredovanja so oproščeni le, če zakon (to pa je lahko ZVOP-1 ali katerikoli drug zakon) določa drugače. Upravljavci osebnih podatkov bodo torej morali tudi pri posredovanju osebnih podatkov v prvi vrsti upoštevati splošne določbe o pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov iz 8., 9. in 10. člena ZVOP-1.

III. Sklepno
Iz mnenja Pooblaščenca izhaja, da ima fakulteta za oba možna primera pravico zaračunavati izdajo potrdila in sicer na način in pod pogoji, navedenimi zgoraj.

S spoštovanjem,

INFORMACIJSKI POOBLAŠČENEC
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka