Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
SLO | ENG

Podjetja morajo strankam in zaposlenim omogočati dostop do lastnih osebnih podatkov

+ -

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) opažamo primere, ko podjetja ne odgovarjajo na zahteve posameznikov za dostop do lastnih podatkov, celo na zahteve nekdanjih zaposlenih, ali jih povsem neupravičeno zavrnejo. Takšno ravnanje ni dopustno. Če gre za zahtevo zaposlenega za posredovanje plačilnih list, pa lahko predstavlja tudi kršitev delovnopravne zakonodaje.

 

Eden ključnih elementov zagotavljanja zakonite obdelave osebnih podatkov je prav učinkovito izvajanje pravice vsakogar, da se seznani z obdelavo lastnih osebnih podatkov in dostopa do teh podatkov (to določa člen 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov). Vsakdo lahko od podjetja kot stranka, kupec, naročnik ali zaposleni, kadarkoli zahteva pojasnila o tem, katere njegove osebne podatke obdelujejo, za kakšen namen in na kakšni podlagi, kdo so uporabniki ter informacije o roku hrambe.

 

Zavrnitev zahteve je dopustna le, če gre za podatke, ki se ne nanašajo na posameznika, ali če obstaja v zakonu določena omejitev glede posredovanja (npr. za banke velja takšna omejitev za določene podatke, ki jih morajo banke zbirati v zvezi s preprečevanjem pranja denarja in financiranja terorizma).

 

Posameznik pa ne more pridobiti, npr. osebnih podatkov drugih oseb, ali v določenih primerih, če je to potrebno za varstvo pravic drugih, podatkov, ki pomenijo  poslovno skrivnost ali intelektualno lastnino podjetij (npr. vnaprej natisnjenih in strokovno potrjenih psihodiagnostičnih testov, poslovne logike in algoritmov za izračun npr. ugotavljanja goljufij).

 

Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) posebej določa, da je delodajalec dolžan delavcu do konca plačilnega dne izdati pisni obračun, iz katerega so razvidni podatki o plači, nadomestilu plače, povračilu stroškov v zvezi z delom in drugi prejemki, plačilo davkov in prispevkov ter plačilni dan. Najkasneje do 31. januarja pa mora delavcu izdati tudi pisni obračun plač in nadomestil plač za preteklo koledarsko leto, nadzor te pravice delavca pa izvaja inšpektorat za delo.

 

Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa ter dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o stroških dela se hranijo kot listina trajne vrednosti. To pomeni, da lahko delavec tudi kadarkoli po prenehanju zaposlitve zahteva posredovanje lastnih podatkov.

 

Vsako podjetje mora na zahtevo posameznika odgovoriti najkasneje v enem mesecu od prejema zahteve. Ta rok se lahko pri kompleksnejših zahtevah ali velikem številu zahtev podaljša za največ dva meseca. Podjetje mora podatke zagotoviti brezplačno. Le izjemoma lahko zaračuna razumno pristojbino (administrativne stroške posredovanja): če dokaže, da je zahteva očitno neutemeljene ali pretirana (zlasti ker se zahteve ponavljajo), če posameznik zahteva dodatno kopijo osebnih podatkov.

 

V primeru, da se podjetje na zahtevo za uveljavljanje pravic po Splošni uredbi ne odzove, se lahko posameznik obrne na IP.

 

IP uveljavljanju pravic posameznikov posebno pozornost posveča v sklopu evropskega projekta RAPiD.Si, ki je namenjen izobraževanju majhnih podjetij o reformi zakonodajnega okvira s področja varstva osebnih podatkov. Več o nasvetih podjetjem na spletni strani www.upravljavec.si, o pravicah posameznika pa na spletni strani www.tiodlocas.si.